05 Assistent zur Übernahme von VerBIS-Daten

Importverfahren

Die Qualität der mit VerBIS übermittelten Daten schwankt, je nachdem, wer die Daten bereit gestellt hat:
Mitarbeiter der Arbeitsagentur können Daten aus CoSachNT mit einem Mausklick automatisiert in VerBIS veröffentlichen, wogegen Mitarbeiter der JobCenter/ARGEN die Daten komplett manuell in VerBIS erfassen müssen.

Zur Vermeidung von Dubletten und zum kontrollierten Überschreiben/Aktualisieren von in ABES/Objects bereits vorhandenen Teilnehmer-, Anmelde-, Maßnahme- und Beraterdaten wird der Import daher schrittweise über einen Assistenten-Dialog visualisiert und ist vom Anwender detailliert steuerbar.

Datenschutz-Restriktionen

Das Träger-Interface von VerBIS visualisiert sensible Teilnehmer-bezogene Daten.
Wir haben daher in der BA-Zentrale nachgefragt, welche Restriktionen für die Übernahme dieser Daten aus VerBIS anzuwenden sind.
Da eine Antwort noch aussteht, haben wir zunächst entschieden, nur die Daten zu importieren, die der Träger für die Durchführung der Bildungsmaßnahme offensichtlich benötigt.

Die folgenden Eigenschaften/Daten/Felder werden daher nicht importiert:
“Bemerkungen, Sperrvermerke”, “Gesundheitliche Einschränkungen”, “Grad der Behinderung”, “Grund”.

Sollten weitere Eigenschaften/Daten/Felder bekannt werden, die datenschutzrechtlich fragwürdig sind, werden diese ebenfalls vom Import ausgeschlossen.
Dies kann auch nach Vorgabe der BA oder nach Hinweis Ihrer Mitarbeitenden erfolgen.

Zum Import eines zugewiesenen Teilnehmers mit Maßnahme-, Kontakt- und Bewerberdaten gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Prüfung der ausgelesenen Daten

Der Assistent visualisiert die für den gewählten Teilnehmer aus VerBIS gelesenen Daten: 

Schritt 2: Wenn Teilnehmer vorhanden: Dublettencheck

Diese Seite erscheint nur, wenn es bereits einen oder mehrere Teilnehmer des betreffenden Namens gibt.
Prüfen Sie in diesem Fall, ob Sie einen vorhandenen Teilnehmer/Person aufgreifen oder einen neuen Teilnehmer anlegen wollen.

Um einen vorhandenen Teilnehmer zu verwenden, wählen Sie diesen in der Tabelle und klicken Sie dann auf den Schalter “Aktuelles Objekt auswählen”. 

Schritt 3: Wenn Teilnehmer bereits Anmeldungen hat: Dublettencheck

Diese Seite erscheint nur, wenn ein bereits vorhandener Teilnehmer eine oder mehrere Anmeldungen besitzt.
Entscheiden Sie in diesem Fall, ob Sie eine vorhandene Anmeldung aufgreifen oder eine neue Anmeldung erstellen wollen.

Um eine vorhandenen Anmeldung zu verwenden, wählen Sie diese in der Tabelle und klicken Sie dann auf den Schalter “Anmeldung … verwenden”.

Schritt 4: Beraterdaten prüfen

Der Assistent zeigt Ihnen die aus VerBIS ausgelesenen Beraterdaten und listet bereits in ABES/Objects vorhandene Arbeitsberater.
Häufig ist der Nachname des Beraters nicht korrekt in VerBIS abgelegt.

Um Dubletten zu vermeiden sollten Sie daher zunächst nach eMail-Adresse und TeamNummer filtern wenn Sie mit dem Standardfilter “Nachname Vorname” keine Treffer erhalten und erst dann einen neuen Berater anlegen.

Schritt 5: Zusammenfassung: Fertigstellen oder Verwerfen

Zum Abschluss des Vorgangs zeigt Ihnen der Assistent eine Zusammenfassung der importierten Daten an.

Unterziehen Sie diese einer Sichtprüfung und entscheiden Sie dann, ob der Vorgang fertiggestellt oder verworfen werden soll:

Zusammenfassung der Teilnehmerdaten:

Zusammenfassung der Anmelde-/Maßnahme-Daten:

Zusammenfassung der Beraterdaten:

Prüfen Sie die Zusammenfassung und entscheiden Sie, ob Sie den Vorgang fertigstellen oder verwerfen möchten.