09 BvB 1-3 – Coaches – An- und Abwesenheiten

1. Planung der Anwesenheiten
2. Fehlzeiten erfassen
3. Fehlzeitenmeldungen
4. Hinweise eintragen

1. Planung der Anwesenheiten

Die geplanten Anwesenheiten tragen Sie als sogenannte <TeilnehmerEreignisse> in Ihre Monatsübersicht zur Fehlzeitenerfassung ein:

Gehen Sie in das Register Fehlzeitenübersicht.

Falls noch nicht in der Ansicht so eingestellt, wählen Sie die Monatsübersicht.

Achten Sie darauf, den richtigen Monat auszuwählen. Über die blauen Pfeile links und rechts können Sie jeweils einen Monat  zurück- bzw. vorgehen.

Klicken Sie nun beim entsprechenden Teilnehmer mit der rechten Maustaste in den Tag, den Sie planen wollen.

Wollen Sie eine ganze Woche oder mehr planen, markieren Sie den Zeitraum in den Feldern mit gedrückter linker Maustaste.

Wenn Sie Felder in der oberen Datumleiste per Klick der linken Maustaste auswählen, können Sie taggleiche <TeilnehmerEreignisse> für alle Ihre Teilnehmenden festlegen.

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Es öffnet sich nun eine Maske zur Erfassung der (geplanten) Anwesenheiten:

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Im oberen Feld <EreignisTyp> können Sie aus den festgelegten Ereignissen eine Auswahl treffen.
Im folgenden Beispiel wählen wir für den Willkommenstag in der Maßnahme den EreignisTyp “Beratung”.

Die EreignisTypen sind durch die Bundesagentur für Arbeit vorgegeben und können durch Sie nicht verändert werden.

Achtung: Es ist hier nur möglich, pro Tag einen EreignisTyp pro Teilnehmer zu wählen!

Die eM@w-Schnittstelle der Bundesagentur für Arbeit läßt zur Übermittlung nur einen EreignisTyp pro Tag und Teilnehmer zu.

Beschränken Sie sich bei Ihrer Auswahl auf den wesentlichsten Part.

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In der Maske zur Anwesenheit können Sie

die Wochentage festlegen und

den ZeitModus einstellen.

Zum Speichern Ihrer Auswahl klicken Sie auf den Button “Eintragen”.

Falsch angelegte Anwesenheiten können Sie hier über den Button “Löschen” entfernen.

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Beispiel für eine Monatsplanung:

Die unten stehende Legende führt Sie durch die Farbzuordnung zu den TeilnehmerEreignissen:

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2. Fehlzeiten erfassen

Sollte ein Teilnehmer die geplante Anwesenheit nicht erfüllen können, so klicken Sie mit der rechten Maustaste in das betreffende Tagesfeld.
Sie können auch mehrere Tage markieren, um beispielsweise eine längere Arbeitsunfähigkeit einzutragen.

Hier geben Sie die Fehlzeit und ihren entsprechenden Grund an:

Merke:

• In ABES ist unentschuldigtes Fehlen ein Fehlen OHNE Fehlzeitengund und wird ohne Grund eingegeben. Unentschuldigtes Fehlen wird in der Monatsübersicht als –?- Fragezeichen dargestellt.

• krankheitsbedingte Fehlzeitengründe sind – K – für krank mit Attest oder – KK – für krank mit Kind
• Entschuldigtes Fehlen wird mit – E – (Eigenbeleg) angegeben

Sie können die Fehlzeit für den ganzen Tag, in ganzen Stunden oder Stunden:Minuten eingeben.

Beispiel:

Hinweise:

a) Ferien/Urlaub sind keine Fehlzeiten, sondern TeilnehmerEreignisse.

b) Das Erfinden von eigenen zusätzlichen Fehlzeitengründen führt zu Übermittlungsfehlern an die BA.

3. Fehlzeitenmeldungen

Möchten Sie die Fehlzeitenlisten des gesamten Kurses oder einzelner Teilnehmender erstellen und sich  Fehlzeitenanteile in Prozent ausrechnen lassen, dann erzeugen Sie eine so genannte “Fehlzeitenmeldung”:

Sie markieren die betreffenden Teilnehmenden.

Per rechtem Mausklick auf die markierten Teilnehmenden erhalten Sie eine Liste mit Funktionsauswahlen – hier klicken Sie auf <FehlzeitenMeldungen erzeugen>

Danach legen Sie den Zeitraum fest [letzter Monat, letzte Woche, frei wählbar], um dann <Fehlzeitenmeldungen erzeugen> anzuklicken.

Sollte sich an den Fehlzeiten etwas geändert haben und Sie möchten eine zweite Berechnung ausführen, so aktivieren Sie zusätzlich <vorhandene neu berechnen>.

Sollen die Anwesenheiten und ggf. aufgetretene Fehlzeiten an die BA übermittelt werden, klicken Sie <eMawEvents “WochenFehlzeit” erzeugen > und <eMawEvents “Anwesenheit” erzeugen> an und anschließend auf <Start>.

Sie finden das Ergebnis in einer Liste der Teilnehmer wieder:

In der oberen Hälfte des FehlzeitenMeldung-Fensters sehen Sie, dass es die Meldung aus dem Februar 2010 ist <2010 02> und Sie erkennen in der linken Spalte, dass die Teilnehmerin im Februar 26 Std. mit Entschuldigung <Std_FZ_ME> und 7 Std. ohne Entschuldigung <Std_FZ_OE> gleich insgesamt 30% gefehlt hat.

In der rechten Spalte hingegen <Std_SummeFZ_ME> etc. erkennen Sie die Fehlzeitensummen über die gesamte bisherige Kursdauer hinweg.

Unten sind noch einmal die konkreten Fehlzeiten des aktuell errechneten Monats zu sehen.

Auf diese Weise lassen sich gute Übersichten bzw. Fehlzeiten- oder Anwesenheitslisten ganzer Kurse erstellen – inkl. Ein- und Austritt jedes einzelnen Teilnehmers.

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4. Hinweise eintragen

Sie können in der <Fehlzeitenübersicht> kleine Hinweise für Ihre Dokumentation eintragen, die jedoch nicht über eMaw übermittelt werden.

a) unter dem Register <Anwesenheit>

b) unter dem Register <Fehlzeit>:

! Beachten Sie:

Die <Fehlzeitenübersicht> fungiert ausschließlich als EINGABEMASKE .

Wenn Sie sich anschauen wollen, welche Eintragungen hier vorgenommen wurden, verwenden Sie bitte die Tabellenansicht <TeilnehmerEreignisse> der <Anmeldung>, dort werden alle Werte angezeigt:

Alternativ öffnen Sie in der <Fehlzeitenübersicht> mit einem Mausklick auf die rechte Navigationsleiste die Detailansichten für TeilnehmerEreignis und Fehlzeit.
Diese Detailansichten sind nur aufrufbar, wenn Einträge vorhanden sind.

Sie können diese Ansichten frei editieren.
In unserem Beispiel haben wir für die Ansicht <TeilnehmerEreignisse> Teilnehmer.NameVorname, Datum, Typ, Stunden und Hinweise gewählt, für die Ansicht <Fehlzeit> wählten wir Datum, Grund.Text, FehlzeitGrund.Typ, AnhoerungErfolgt und Notizen: