14 BvB 1-3 – Coaches – Gesprächsnotizen und Dokumente

1. Gesprächsnotizen
2. Dokumente

1. Gesprächsnotizen

Sie haben die in Ihrer Arbeit mit der teilnehmenden Person und weiteren beteiligten Akteuren durchgeführten Gespräche zu dokumentieren.

In ABES/Objects nutzen Sie für Gespräche, die nicht in anderer Form (z.B. als Zielbvereinbarung – Kontrolle) dokumentiert werden, das Register <Gesprächsnotizen>.

Zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben hinterlegen Sie Gesprächsnotizen in der Ansicht <Anmeldung> eines Teilnehmers.

Sie klicken auf das Symbol NEU (das leere Blatt mit dem Eselsohr) und erhalten eine leere Gesprächsnotiz:

Sie füllen diese Gesprächsnotiz (GN) folgendermaßen aus:

1. Zeile
Am – das Datum, wann das Gespräch stattgefunden hat. 
Um – die entsprechende Uhrzeit.
Datum und Uhrzeit erscheinen bei Erstellen immer mit der aktuellen Zeit, Sie können beides ändern.

2. Zeile
DauerMinuten – Dauer des Gesprächs in Minuten.   
Anwender – diejenige Person, die eingeloggt ist; nur sie kann später die GN noch ändern. (Außer dem Supervisor)

3. Zeile
Kategorie – Hier hat Ihr Träger Merkmale einstellbar gemacht, um eine spätere Auswertung zu ermöglichen.
Bezug – Hier hat Ihr Träger weitere Merkmal hinterlegt, um z.B. eine Zuordnung zum Betreuungsverlauf zu ermöglichen. Fragen Sie Ihre Teamleitung.

4. Zeile
Betreff – Hier sollte ein aussagekräftiger Titel erscheinen.

5. Zeile
Notizen – Hier protokollieren Sie bitte den eigentlichen Inhalt des Gesprächs.

*Ebenso können Gesprächsnotizen in der Ansicht <Teilnehmer> angelegt werden. Diese sind jedoch kursunabhängig und auf die Person bezogen – nicht auf den Teilnahmeverlauf in einem Kurs.

2. Dokumente

Sie haben in ABES/Objects die Möglichkeit, teilnehmerbezogenene Dokumente in der Ansicht <Anmeldung> zu erstellen oder hochzuladen und zu hinterlegen.

Dies können Word-, Excel- und PDF-Dateien, E-Mails oder Bilder sein:

Wählen Sie in der Maske <Anmeldung> das Register <Ablage> aus.

Hier können Sie aus ABES heraus eine neue Datei oder eine Kopie einer Datei erstellen.

Wollen Sie Dokumente von Ihrer Festplatte oder aus einem anderen Speichermedium in die ABES-Ablage übertragen, wählen Sie Neu aus Ordner.

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Sie finden die abgelegten Dokumente und Dateien sowie Gesprächsnotizen und E-Mails wieder, wenn Sie auf das in der oberen Menüleiste verfügbare Symbol mit der Büroklammer klicken:

Es öffnet sich dann folgendes Fenster:

Chronologischer Verlauf

Im <chronologischen Verlauf> erhalten Sie eine zeitlich sortierte Übersicht aller in der Anmeldung archivierten Dokumente. Sie  können diese mit einem Doppelklick öffnen.

Dieser Zeitstrahl ermöglicht zudem einen Überblick der dokumentierten Bearbeitungs- und Kontaktdichte.

Diese Ansicht ist als Baum voreingestellt. Für mehr Details empfehlen wir Ihnen die Ansicht als Tabelle zu nutzen.

Die Ansicht als Tabelle ist (wie jede Tabelle in ABES) nach Ihren Bedarfen editier- und filterbar:

Formulare

Hier handelt es sich, so durch Ihre Administration eingerichtet, um spezielle Word-Vorlagen zur Eingabe von Daten in ABES.
Da Sie die Daten direkt in ABES eingeben, wird dieses Feature nur in seltenen Ausnahmefällen benötigt.

E-Mail

Sie können aus ABES heraus Ihren Outlook ansteuern. Dafür muss an Ihrem PC Outlook als Standard-E-Mail-Programm eingestellt sein.

a) Wählen Sie Neu, um aus ABES heraus Ihr Outlook-Programm zu öffnen und eine E-Mail zu versenden. Diese E-Mail wird automatisch in der <Anmeldung> abgespeichert.

b) Sie möchten eine bereits gespeicherte E-Mail zur Überarbeitung und einen Neuversand verwenden. Hierzu markieren Sie erst die vorhandene E-Mail und wählen anschließend Neu als Kopie.

c) Neu aus Outlook-Nachricht verwenden Sie, um im Outlook eingehende E-Mails in der <Anmeldung> abzuspeichern.

Word-Dokumente

Unter dem Register <Word-Dokumente> sehen Sie alle Worddokumente. 😉
Auch hier stehen Ihnen die Funktionen Neu, Neu als Kopie und Neu aus Datei zur Verfügung.

Telefonate

Diese Funktion nutzen Sie bitte nicht (mehr)! 
Telefonische Einzelgespräche werden über das Register Gesprächsnotizen erfasst, welche Sie bei Bedarf mit z.B. der Kategorie Telefonie kennzeichnen können.

Gesprächnotizen

Bilder

Dateien

Unter dem Register <Dateien> können Sie weitere Dateiformate, z.B. PDFs aufrufen.

    a) Termine

    b) Aufgaben

Verteiler

Ist hier nicht von weiterer Bedeutung.