02 Einrichtung Unternehmen
1. Einrichtung Unternehmen
Mit ABES/Objects verwalten Sie neben den Kundendaten auch die Daten Ihres eigenen Unternehmens.
Nach dem Anlegen einer neuen Datenbank empfiehlt es sich daher, entsprechende Angaben zu hinterlegen.
Dazu zählen vor allem die Adressdaten des Standortes sowie Filialen und Ausbildungsorte.
Globale Vorgaben sind Daten auf die an verschiedenen Stellen von ABES/Objects zurückgegriffen wird.
Globale Vorgaben werden einmalig erfasst und lassen sich auch problemlos auf andere Datenbestände übertragen.
Diese Möglichkeit hilft vor allem Einrichtungen mit mehreren Filialen, bei denen die Grundeinrichtung gleich ist, die aber getrennte Datenbestände haben sollen.
Im Betriebskalender lassen sich unternehmensweite Kalenderereignisse hinterlegen. Dazu zählen beispielsweise Feiertage und Schließzeiten, die dann bei der Fakturierung oder Planung berücksichtigt werden.
Mit Hilfe des ImportManagers importieren Sie selbstständig Daten aus Vorgängersystemen.
Dabei können Sie wählen, welche Daten Sie importieren möchten und den Import beliebig oft wiederholen.
Für eine Einführung in die Bedienung von ABES/Objects beachten Sie bitte das Handbuch zu den Bedienelementen.
“Unternehmen” ist eine zentrale Kategorie in der Verwaltung eines Bildungsträgers.
Sei es ein gemeinnütziger Verein oder eine GmbH:
Hier laufen die Fäden zusammen, und von hier aus wird agiert.
In der Ansicht <Einrichtung -> Unternehmen> werden viele grundlegende Daten gepflegt, auf die Sie an anderer Stelle in ABES/Objects zurückgreifen.
2. Mandanten
ABES/Objects ist uneingeschränkt mandantenfähig:
In einem Datenbestand können beliebig viele Mandanten = buchhalterisch unabhängige Einzelgesellschaften abgebildet werden. Standorte, Filialen und Ausbildungsorte können dabei von mehreren Mandanten genutzt werden, da ABES/Objects die “geografische” und die körperschaftliche Struktur eines Unternehmens/eine Unternehmensgruppe trennt.
3. Standorte
Welche Informationen erfasst werden müssen hängt von Ihrem Unternehmen ab und von den Modulen, die Sie in ABES/Objects nutzen wollen.
In jedem Fall sollten die Angaben zum eigenen Standort hinterlegt werden.
Öffnen Sie dazu die Assoziation im Feld <Mein Standort> und legen Sie gegebenenfalls einen neuen Standort an.
Sollte die Datenbank zu einer Filiale gehören, weisen Sie bitte auch diese zu.
Zum Verständnis: Mit Standorten, Filialen und Ausbildungsorten sind geografische Lagen gemeint.
Dabei ist <Standort> als Firmenzentrale zu sehen, die über das Land oder die Region verteilt <Filialen> hat.
Diese wiederum verwalten – meist am Ort – einen oder mehrere <Ausbildungsorte>, also der Platz, wo am Ende dann die Maßnahmen ganz real stattfinden.
Hier sehen Sie in den Registern <Filialen> und <Ausbildungsorte> noch einmal die entsprechenden Untergliederungen.
Zusätzlich wichtig ist bei den Standorten, dass Sie dort die Kennungen für die InGe-Schnittstelle, DeuFöV und die DRV (Deutsche Rentenversicherung) eintragen – wenn Sie entsprechende Maßnahmen durchführen.
4. Filialen
Wenn es für Ihr Unternehmen zutrifft, können Sie über die Registerkarte <Filialen> die entsprechenden Daten erfassen. Sie können mit ABES/Objects beliebig viele Filialen verwalten.
5. Ausbildungsorte
Den Filialen bzw. Standorten können Ausbildungsorte zugewiesen werden.
Die Einrichtung von Ausbildungsorten ist wichtig, wenn Sie beispielsweise mehrere Gebäude haben und Ihre Kurse, Räume aber auch Anwender den jeweiligen Orten zuweisen möchten.
6. Zähler
Sie können laufende Nummern für Teilnehmer (z.B. als Kundennummern) einstellen, die automatisch vergeben werden oder für jeden Adresse, die ebenso mit Firmen wie mit Personen verbunden sein kann.
7. Globale Vorgaben
Die globalen Vorgaben sind allgemeine Informationen, die an anderen Stellen von ABES/Objects in Form von Auswahllisten zur Verfügung stehen sollen.
Ein großer Teil der Angaben, die auf den dargestellten Registerkarten zu pflegen sind, betrifft den Bereich der Fakturierung.
Eine Eingabe ist dementsprechend nur erforderlich, wenn dieses Modul von Ihnen genutzt wird.
Nähere Hinweise zu Profitcentern, Debitorengruppen, Leistungsarten und natürlich zum Buchführungssystem allgemein finden Sie im Handbuch zur Fakturierung.
Die Registerkarten <Kursarten>, <Branchen> und <Erfolgskontrolle> spielen auch außerhalb der Fakturierung eine Rolle.
Die dort hinterlegten Werte können beispielsweise später einem Kurs oder einer Firma zugewiesen werden.
Globale Vorgaben importieren:
Neben den Angaben, die auf den einzelnen Registerkarten der globalen Vorgaben hinterlegt wurden, lassen sich auch weitere Informationen ex- und importieren.
Dazu zählen die eingerichteten Export- und Wordvorlagen und die individuellen Einstellungen zu den Spaltensets und den benutzerdefinierten Masken.
Auf diese Weise lässt sich die Basiseinrichtung von ABES/Objects problemlos von einem auf einen anderen Datenbestand übertragen.
Über <weitere Elemente> lassen sich auch einzelne Objekte in die globalen Vorgaben aufnehmen. Dazu müssen die gewünschten Objekte aus einer beliebigen Ansicht vorher kopiert und mit der rechten Maustaste eingefügt werden.
Ein Klick auf den Schalter <Start> erzeugt die angegebene Datei mit den gewählten Informationen.
Nach dem Verteilen dieser Datei können die Inhalte über den Schalter <Globale Vorgaben importieren> in einen anderen Datenbestand eingelesen werden.
Die übertragenen Objekte stehen im Zieldatenbestand dann als Kopien zur Verfügung und müssen dort mit Strg+Alt+O wieder zu veränderbaren Originalen gewandelt werden.
Weitere Informationen zum Versenden von Objekten und zum Arbeiten mit Kopien finden Sie im Handbuch zum Replikator.
Die Bildschirmfotos können in aktuellen Programmversionen visuell abweichen.
Sie haben Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns gerne an support@rackow-software.de