09 Zielvereinbarungen und LUVs

1. Einleitung Beurteilungen (LuV)
2. Beurteilung
3. Funktion “Fortschreiben”
4. Zielvereinbarungen
5. Funktion “Fortschreiben” ZV
6. Möglichkeit “Verschieben” oder “Kopieren”
7. Freie Zielvereinbarungen
8. Terminierung von Zielvereinbarungen
9. Ausdrucken von LuVs
10. Versenden von LuVs

1. Einleitung Beurteilungen (LuV)

Ein Auszug aus dem fachlichen Infopaket (Prozessablauf eM@w Trägersicht) in letzten gültigen Fassung (März 2011):

“Der Bildungsträger ist nach § 318 Abs. 2 Satz 2 SGB III verpflichtet, eine Beurteilung über das Verhalten und die Leistung des Teilnehmers zu erstellen und an die zuständige Agentur für Arbeit zu übermitteln. Die Beurteilung erfolgt in Form einer standardisierten LuV. Die Qualifizierungs- und Förderplanung dient dem Bildungsträger zur Dokumentation des Maßnahmeverlaufes.

Die LuV stellt einen Auszug aus dieser dar. Dies bedeutet, dass eine LuV nicht die gesamte Qualifizierungs- und Förderplanung darstellt, sondern nur die für die Beratungsfachkraft wesentlichen Informationen beinhaltet. Diese Informationen sind inhaltlich so aufzubereiten, dass Sie von der BFK zur Entscheidungsfindung genutzt werden können.”

ABES/Objects bietet dementsprechend Eintragungsmöglichkeiten, die den gesamten Qualifizierungsplan darstellen als auch die Möglichkeit, die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung (LuV) auf den genannten standardisierten Formularen auszugeben.

Die folgenden Abbildungen können von den jeweiligen örtlichen Gegebenheiten abweichen, da jede Institution die Masken (hier für Beurteilungen und Zielvereinbarungen) frei gestalten kann. Unsere Beispiele stellen insofern eine Empfehlung dar.

2. Beurteilung

Diese Nachricht erlaubt die Übermittlung einer “Leistungs- und Verhaltensbeurteilung” vom Träger an die BA.
Das Ereignis wird manuell über den Schalter “Neuer eMawEvent” erstellt:

Geben Sie BeurteilungAnlass, …

Wählen Sie auf jeden Fall einen Anlass aus, sonst wird Ihr Event von der BA nicht akzeptiert!
Die möglichen Gründe sind über eM@w voreingestellt:

… BeurteilungZeitraum, Entscheidungsvorschlag und ordnen Sie die aktuelle “Leistungs- und Verhaltensbeurteilung” als WordDokument zu. Das System bietet Ihnen dabei die in der DokumentenAblage des Teilnehmers vorhandenen WordDokument an.

– Schalter “Signieren” aktiv:
   Mit einem Klick können Sie das WordDokument in eine signierte PDF-Datei konvertieren.

– Schalter “Signieren” deaktiviert:
   Die Signatur wird vor dem Versand der Nachricht über ein anderes Verfahren angebracht.

Sollten Sie aus irgendeinem Grund die versandfertige LuV nicht in der Ablage des Teilnehmers sondern irgendwo außerhalb auf Ihrem Rechner gespeichert haben, so verwenden Sie bitte die Funktion “Externes Dokument zuordnen …”!

3. Funktion “Fortschreiben”

Die vorhandene Start-LuV bildet i.d.R. die Vorlage für die kommende Verlauf-LuV usw.
Es liegt daher nahe, nicht nur einzelne Zielvereinbarungen fortschreiben zu können sondern gleich eine ganze LuV. Mit dieser Funktion geht das automatisch:

Sie haben zunächst die Vorgänger-LuV komplett erstellt mit allen einzelnen Zielvereinbarungen und deren Punkten. Sie haben Einschätzungen und Förderbdarfe benannt:

 

Wenn Sie nun – nach Markierung der Ursprungs-LuV – die obige Funktion <Beurteilung fortschreiben> auslösen, so entsteht eine neue LuV, in der jede einzelne Zielvereinbarung auf die übliche Weise fortsgeschreiben ist: Der alte Förderbedarf wird zur neuen Einschätzung:

In passenden Fällen kann dies ein durchaus zeitsparendes Vorgehen sein.

4. Zielvereinbarungen

Ist die generelle Beurteilung (LuV-Art) angelegt, können Sie sich den einzelnen Einschätzungen und den daraus erwachsenen Zielvereinbarungen widmen.

Sie legen also in Ihrer Gesamtbeurteilung nunmehr neue Einschätzungen (Zielvereinbarungen) zu bestimmten Kompetenzbereichen an.
Dies ist die Maske der geöffneten Beurteilung, in der bereits alle geforderten Kompetenzbereiche bearbeitet wurden:

 

Die neue schulische Kompetenz (hier als Beispiel) beginnen Sie also mit dem Klick auf NEU, es öffnet sich eine neue <Zielvereinbarung> und Sie beginnen im ersten Register <Info> mit der Einschätzung und dem resultierenden Förderbedarf:

 

Anmerkung: “Ziel erreicht” gilt diesmal natürlich nur für dieses eine Ziel, über das Sie eine Vereinbarung treffen. Es könnte zum Abschluss des vereinbarten Zeitraums angeklickt werden.

Danach widmen Sie sich dem Register <Aufgaben> denen des Teilnehmers und denen des Teams bzw. Team-Mitgliedes, also der eigentlichen Zielvereinbarung:

 

Hier wird Ihnen der Förderbedarf der Vorseite (Info) noch einmal angezeigt, weil sich die Förderung ja genau darauf beziehen soll.

Später – in der Regel nach Ablauf dieser Phase – tragen Sie die entsprechenden Ergebnisse der Zielverfolgung ein.
Zur Information sind noch einmal die Vor-Einschätzung und der erschlossene Förderbedarf eingeblendet:

 

Sind gute Ergebnisse vorhanden, so dass der betreffende Förderbedarf als erledigt gelten kann, und Sie den Haken <Ziel erreicht> gesetzt haben, so können Sie – ohne den Text noch einmal lesen zu müssen – überblicken, was bereits geschafft ist:

 

Zu guter Letzt wählen Sie die gewünschte Word-Vorlage – direkt über den Beurteilungen – aus:

 

… um dann das Ergebnis in Händen zu halten bzw. als *.pdf der Arbeitsagentur über eM@w zu schicken:

5. Funktion “Fortschreiben” ZV

Der Förderbedarf einer Zielvereinbarung (für die Start-LuV!) ist der kommende – bisherige – Förderbedarf einer neuen Zielvereinbarungen (für die Verlauf-LuV!).
Sie könnten daher den alten Inhalt des Feldes “Foerderbedarf” bei der nächsten Zielvereinbarung ins Feld “Einschaetzung” übernehmen. Mit dieser Funktion geht das automatisch:

 

Sie sehen: Das vorherige Ergebnis ist nun die neue Einschätzung (für die LuV: “Bisheriger Förderbedarf”):

Jetzt geht es noch darum, diese neu angefangene Zielvereinbarung der richtigen Beurteilung zuzuordnen. (I.d.R. ist das die Verlaufs-LuV, die die Ergebnisse aus der Start-LuV übernimmt.)

Nun muss der Förderbedarf neu formuliert werden.

Auf diese Weise haben Sie keine Mühe mit manuellem Übertragen von einer Zielvereinbarung in die nächste, sondern brauchen lediglich zu aktualisieren.

6. Möglichkeit “Verschieben” oder “Kopieren”

Sollte der Fall eintreten, dass aus eM@w-technischen Gründen eine neue Anmeldung erzeugt wird – trotz eigentlicher Fortführung der Maßnahme,
dann haben Sie die Möglichkeit, die Beurteilungen und Zielvereinbarungen aus der einen in die andere Anmeldung zu verschieben.

Realisiert wird der Vorgang  über Kopieren (Beurteilungen oder Zielvereinbarungen (ZV)) und Einfügen (Ziel: Anmeldung)ZV)) und Einfügen (Ziel: Anmeldung)

Der Vorgang erfolgt immer konsistent:

• Beim Verschieben einer Beurteilung werden alle zugeordneten ZV’s mit verZVhoben
• Beim Verschieben von ZV wird auch eine ggf. zugeordnete Beurteilung samt der Kollektion ZV’s verschoben

ZV

Beispiel:

1. Kopieren einer ZV, die zur Start-LuV gehört:

2. Einfügen aller dadurch mit kopierten Zielvereinbarungen in die andere Anmeldung:

• Beim KopZVren geht es um das Doppeln einer ZV – innerhalb einer Anmeldung – von einer Beurteilung in eine weitere.

1. Zunächst kopnerZV Sie wie oben die betreffende(n) ZV.

2. Danach öffnen Sie die Ziel-Beurteilung und drücken im Bereich der dortigen ZV die rechte Maustaste:ZV die rechte Maustaste:

7. Freie Zielvereinbarungen

Im lebenspraktischen Ablauf einer Maßnahme wird es Situationen geben, die Zielvereinbarungen erfordert, ohne dass bereits ein Konzept für eine LuV bestände. In solchen Fällen können sie ohne Weiteres eine unverbundene Zielvereinbarung dokumentieren:

 

Hier dargestellt in einem gesonderten Register, in dem Sie unmittelbar auf neue Zielvereinbarungen zugreifen können (Kollektion der Zielvereinbarungen).

Später können Sie dann die frei erstellten Zielvereinbarungen einer Beurteilung zuordnen,

entweder indem Sie im Register <Info> die Zuordnung zur betreffenden LuV setzen oder indem Sie eine oder mehrere Zielvereinbarungen markieren und kopieren:

 

um sie anschließend in die gewünschte LuV einzufügen:

8. Terminierung von Zielvereinbarungen

Bei Zielvereinbarungen gibt es per Definition einen Punkt, an dem sie erreicht sind bzw. deren Erfüllung überprüft werden muss.
ABES/Objects bietet hier die Möglichkeit für den Anwender (i.d.R. Coach oder Sozialpädagoge/in), sich an den gesetzten Zieltag erinnern zu lassen.
Als Voraussetzung dazu ist notwendig, dass jemand Berechtigtes die dazu verwendeten Felder auf die Seite der Zielvereinbarung einfügt:

 

Es muss dann der “ZeitraumBis” angegeben sein, ein Haken gesetzt sein dafür, dass es eine Erinnerung (Termin) geben soll und der Zeitraum, wie lange vor dem Termin eine Erinnerung wie diese gezeigt werden soll:

9. Ausdrucken von LuVs

Das zusammenfassende Ausdrucken von Beurteilungen in die LuV-Vorlagen der BA geschieht mit Hilfe einer Reihe unterschiedlicher Seriendruckfelder.
Diese Felder werden in ABES/Objects an bestimmter Stelle ausgefüllt und transportieren dann ihren Inhalt z.B. in Word-Vorlagen.
Wir zeigen Ihnen hier kurz, wo Sie welche Inhalte in ABES/Objects eintragen müssen, damit diese an der gewünschten Stelle zum Ausdruck gelangen.

Die betreffenden Word-Vorlagen, die wir zur Verfügung stellen können, befinden sich im Zusammenhang “Beurteilungen”:

 

Beispiel Start-LuV

 

Und das Ausfüllbeispiel der BA:

 

Beispiel Verlauf-LuV

 

Und das Ausfüllbeispiel der BA:

 

Beispiel Abschluss-LuV

 

Und das Ausfüllbeispiel der BA:

 

Diese Word-Vorlagen sind Beispiele, die Rackow Software vorhält. Bei Ihnen im Hause kann das Formular natürlich anders aussehen, da ABES/Objects eine individuelle Gestaltung der Vorlagen ermöglicht. Sie sollen Ihnen lediglich Anhaltspunkte zum Ausfüllen bieten.

Hinweise für Admins

Wir haben eine Reihe von Seriendruckfeldern für LuVs eingeführt, um die Zuordnung zu den auszufüllenden Abschnitten plausibler zu machen:

 

 Bitte sorgen Sie dafür, dass Ihre Anwender auch die adäquaten Eingabemöglichkeiten haben, indem Sie ein geeignetes SeitenFelderSet herstellen:

 

Sollten Sie Fragen zur Erstellung oder Gestaltung haben, zögern Sie nicht, uns anzurufen oder mit dem unten stehenden Link zu schreiben. Wir können Ihnen gute Tipps geben bzw. halten viele ausgearbeitete LuVs vorrätig.

10. Versenden von LuVs

Im eM@W-Zusammenhang werden Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen als eM@w-Nachricht versandt.

Voraussetzung dabei ist, dass Sie die dokumentierte LuV in der Ablage des Teilnehmers archiviert haben. Dann funktioniert der Versand folgendermaßen:

1. Aus der Anmeldung des Teilnehmer heraus öffnen Sie im Register <eMaw> “Neuer eMawEvent” und klicken auf “Beurteilung”.
2. In der Maske “eMawEvent – Beurteilung” wählen Sie den entsprechenden Beurteilungsanlass aus. (Ohne diese Auswahl wird die Beurteilung nicht verschickt!)
3. Nun wählen Sie die von Ihnen dokumentierte LuV unter den Worddokumenten aus. (Gezeigt werden die Dokumente in der Ablage des Teilnehmers.)
4. Falls vom Systemadministrator keine Automatik eingestellt worden ist, signieren Sie die LuV, damit sie fälschungssicher bei Agentur ankommt. (s. a. Signatursystem)

Siehe auch Beurteilung