04 eM@W-Nachrichten

1. Übersicht der eMaw-Kommunikation
2. Dateninhalte der eMaw-Nachrichten
3. Übersicht der eMaw-Nachrichtentypen
4. Eigenschaften der einzelnen eMaw-Nachrichtentypen
5. eMaw-Nachrichten an die BA erstellen
6. Erstellen von Rückmeldungen für eingegangene Nachrichten der BA
7. Nachrichten und Rückmeldungen: Visualisierung
8. Automatische Generierung von eMaw-Nachrichten

1. Übersicht der eMaw-Kommunikation

In diesem Bereich sieht der Coach die von ihm selbst erstellten und die für ihn bestimmten Nachrichten:

Ähnlich dem Outlook-Posteingang werden die Nachrichten über die dargestellte Baumstruktur differenziert:

Eine neue Nachricht verschwindet aus dem “nicht gelesen”-Korb, wenn der Coach sie geöffnet – also gelesen – hat. Hat die Anmeldung, zu der die Nachricht gehört, keinen Coach, so verschwindet sie nach einem beliebigen Leser.
Möchte man nun eine Nachricht lesen, aber noch andere Anwender darauf aufmerksam machen, so benutzt man die Funktion “Status auf “nicht gelesen” setzen”:

Sollten in Ihrem Eingang <Rückmeldung an BA offen> noch Events vorhanden sein, weil Sie damals das Antwort-Event nicht direkt aus diesem Event sondern frei über den allgemeinen Schalter generiert hatten, so haben Sie jetzt mit der Funktion <Berechnung prüfen> die Möglichkeit, automatisch das richtige Antwort-Event zuzuordnen. Danach verschwindet das BA-Event aus <Rückmeldung an BA offen>.

Etwas komplizierter ist es bei Ablehnungen (der BA – vor allem auf Beurteilungen).
– Die Rückmeldung auf eine Ablehnung ist immer der Bezugstyp, also der Typ der abgelehnten Nachricht.
– Reaktion auf eine Ablehnung ist entweder eine neue Nachricht oder eine direkte Klärung mit den Sachbearbeiter der BA.
  Aus diesem Grund kann die Eigenschaft “beantwortet” auch ohne Erstellung einer Rückmeldung aktiviert werden.

2. Dateninhalte der eMaw-Nachrichten

Die Dateninhalte der Nachrichten werden, wann immer möglich, aus den “normalen” Teilnehmerdaten abgeleitet, müssen also nicht für eMaw erneut erfasst werden.
In der Regel stammen diese Daten aus den Kontexten Anmeldung, Teilnehmer, TeilnehmerProfil und BewerberProfil.

Für die eMaw-spezifischen Dateninhalte sind in der Regel Auswahllisten mit den erlaubten Werten hinterlegt.

Hinweise zum Freitextfeld “Bemerkung”:

Jede eMaw-Nachricht enthält ein optionales Textfeld “Bemerkung”. Dieses freie Textfeld erlaubt die Übermittlung von beliebigen Daten und ist nicht über technische Verfahren inhaltlich eingeschränkt. Es liegt hier im Verantwortungsbereich des Anwenders nur erlaubte Inhalte zu verwenden! 

Hierzu ein Auszug aus dem fachlichen Infopaket eMaw:

• .den einzelnen in der XSD- Schema- Datei aufgeführten Bemerkungsfeldern sind Freitextmöglichkeiten vorgesehen.
  Aufgrund der Übermittlung von äußerst sensiblen teilnehmerbezogenen Daten hat die BA jedes Datenfeld „Bemerkung“ in allen Ereignissen mit folgenden standardisierten Auswahlmöglichkeiten versehen:

  – vertragswidriges Verhalten
  – wegen Feststellung zur Motivation/ Mitwirkung
  – Maßnahmeziel aus anderen Gründen nicht erreicht
  – MuSchG

  Diese Auswahlmöglichkeiten sind vom Provider des Auftragnehmers in die Softwarelösung zwingend zu implementieren.
  Eine Übermittlung von Informationen, welche eine Negativkennzeichnung des Teilnehmers zur Folge haben, sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig.

  Dem Auftragnehmer obliegt die Gewährleistungsverantwortung gegenüber der BA nach § 11 des Vertrages

Diese restriktive Vorgabe wurde zwischenzeitlich durch folgende Anweisung relativiert: Sozialdatenschutz-IT-Verfahren. Abweichend von den Hinweisen im fachlichen Infopaket ist das Bemerkungsfeld in ABES/Objects daher als “echtes” Freitextfeld implementiert.  

In jedem Falle ist es aber so, dass die Agentur nur die Daten erhält, die Sie ihr schicken. Die Agentur ist ihrerseits nicht in der Lage, in Ihr System zu gucken, etwaige Notizen von Ihnen zu lesen oder dergleichen mehr. Sie haben also volle Kontrolle über die Daten, die die Agentur von Ihnen erhält.

3. Übersicht der eMaw-Nachrichtentypen

Folgende Nachrichtentypen werden verwendet:

4. Eigenschaften der einzelnen eMaw-Nachrichtentypen

Alle eMaw-Nachrichten werden in ABES/Objects über die Maske “eMawEvents” angezeigt. Diese Maske hat einen statische und einen variablen Teil.

Der statische Teil enthält Informationen, die zu jeder eMaw-Nachricht gehören.

Sie sehen hier…

Den Absender der Nachricht (Agentursymbol = Arbeitsagentur, ABES-Symbol = Träger)

Erstellungs- und Empfangsdatum

Ob eine Reaktion auf diese Nachricht notwendig ist und ob dieser Reaktion erfolgte

Optional können Sie den auf BA-Seite zuständigen Berater zuordnen (einmalig für jede Anmeldung)

Der variable Teil enthält die zum jeweiligen Nachrichtentyp gehörenden Daten und kann nach eigenen Wünschen ergänzt werden.

Es gibt hier immer folgende Registerkarten:

Daten – enthält die mit dieser Nachricht übermittelten Daten

Details – zeigt, zu welchem Teilnehmer, Kurs, Coach etc. diese Nachricht gehört

Der inhaltliche Aufbau der Bildschirmmaske “eMawEvent” ändert sich also entsprechend dem darzustellenden Nachrichtentyp automatisch.

In den folgenden Abschnitten finden Sie Hinweise zu den Nachrichtentypen, die der Träger an die BA senden kann:

5. eMaw-Nachrichten an die BA erstellen

Die Nachrichten des Trägers an die BA werden je nach Typ entweder manuell erstellt oder im Rahmen von Aktionen wie dem Erstellen von (ABES-eigenen) Fehlzeitenmeldungen generiert.

Manuelles Erstellen von eMaw-Nachrichten (eMawEvents)

Teilnehmer/Anmeldungen, die von der BA mit dem eMaw-Verfahren an den Träger übermittelt worden sind, haben in der Maske “Anmeldung” oder in der Detailansicht im Focus eine Registerkarte “eMaw”. Diese enthält einen Schalter mit einem Dropdown-Menü:

Über dieses Menü können die aufgelisteten Nachrichtentypen erstellt werden.

Eine so erstellte Nachricht wird automatisch beim nächsten Sendevorgang an die BA übergeben.

Vor dem Senden wird geprüft, ob die für den betreffenden Nachrichtentyp erforderlichen Pflichtinformationen eingegeben wurden. Ist dies nicht der Fall, wird ein entsprechender Protokolleintrag erstellt und die Nachricht wird nicht versandt. Weiterhin wird die betreffende Nachricht für den Coach unter “Meine Teilnehmer”, “Kommunikation” unter “unvollständige Nachrichten” angezeigt. Der Coach muss die dort aufgeführten Nachrichten ergänzen. Die vervollständigten Nachrichten werden dann beim nächsten Sendelauf automatisch mit übertragen.

Wichtiger Hinweis:
Diese Form der Erstellung von eMaw-Nachrichten ist eigentlich unzulässig, da die in den eMaw-Verfahrensanweisungen definierten Workflows umgangen werden können.
Sie war ursprünglich nur zur Nutzung im Rahmen der primären eMaw-Einführungsphase geplant, da die Agenturen die entsprechenden Abläufe nicht einhalten konnten. Die “Öffnung” des vorgeschriebenen Ablaufs hat jedoch bei einigen Agenturen zur Entwicklung eigener Abläufe geführt. Beispielsweise werden Träger gebeten, auf eine AnmeldungKontakt mir einer Eintritts- oder Nichtantritts-Meldung zu reagieren und erhalten die AnmeldungBvB erst als Antwort auf eine Eintrittsmeldung.

– Erstellen Sie mit diesem Schalter nur Nachrichten der Typen “Mitteilung”, “Planung”, “Beurteilung”, Ausbildungsvertrag senden”, Mitteilung PraktikumsVerguetung” und “Austritt”! 
– Erstellen Sie “RueckmeldungKontakt”, “Nichtantritt”, “Eintritt” auf dem im nächsten Kapitel beschriebenen Weg! 

6. Erstellen von Rückmeldungen für eingegangene Nachrichten der BA

Für bestimmte Nachrichtentypen wird eine Antwort des Trägers erwartet: Auf eine “AnmeldungKontakt” müssen Sie mit einer “RueckmeldungKontakt” reagieren, auf eine “AnmeldungBvB” mit einer “Eintritt”- oder “Nichtantritt”-Meldung.

Öffnen Sie die eingegangene Nachricht und klicken Sie auf die Schaltfläche “Rückmeldung erstellen”.

Sie erhalten dann eine Auswahlliste der möglichen Antworten:

– Wählen Sie den gewünschten Typ
– Das System erstellt nun eine eMaw-Nachricht des gewählten Typs und öffnet diese in einem eigenen Fenster.
– Vervollständigen Sie deren Daten und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche “speichern”

Ihre Nachricht wird jetzt mit dem nächsten Sendevorgang an den zuständigen Sachbearbeiter der BA übertragen.  

7. Nachrichten und Rückmeldungen: Visualisierung

Bestimmte Arten von eMaw-Nachrichten erfordern eine Rückmeldung/Antwort des Empfängers.

Im Kopfbereich der Maske “eMawEvent” wird für diese Typen dargestellt, ob die betreffende Nachricht beantwortet wurde oder ob die aktuelle Nachricht eine Reaktion auf und auf welche eMaw-Nachricht ist.

Die möglichen Fälle werden dabei wie folgt dargestellt:

Nachrichten, die keine Rückmeldung durch Träger oder BA erfordern werden so dargestellt:

Nachrichten, für die eine Rückmeldung erforderlich aber noch nicht erfolgt ist, werden so dargestellt:
 
Über die Schaltfläche “Rückmeldung erstellen” erhalten Sie ein Auswahlliste der möglichen Antworten.

Eine Nachricht des Trägers, die von der BA beantwortet wurde, sieht so aus:

Eine Antwort der BA auf Ihre Nachricht sieht jetzt so aus: 

Eine Nachricht der BA, die von Ihnen beantwortet wurde sieht jetzt so aus:

8. Automatische Generierung von eMaw-Nachrichten

8.1. Die Nachrichtentypen “Anwesenheit”, “WochenFehlzeit” werden im Rahmen der Generierung der ABES-eigenen FehlzeitenMeldungen erzeugt.
Die Funktion “Fehlzeitenmeldungen erzeugen” steht in den Kontexten “Kurse”, “Anmeldungen” und “FehlzeitenMeldungen” zur Verfügung und bietet folgende Optionen:

Wichtig:
Da die Nachrichtentypen “Anwesenheit” und “Wochenfehlzeit” keine statistischen Werte enthalten, können sie unabhängig von der Erstellung der ABES-internen Fehlzeitenmeldungen generiert werden!

Auch die auf diesem Wege erzeugten Nachrichten werden mit den nächsten Sendevorgang an die BA übertragen. Auch hier findet vor der Übertragung eine Prüfung der Nachrichten statt. Für unvollständige Nachrichten werden entsprechende Protokolleinträger erzeugt und der zuständige Coach sieht die betreffenden eMawEvents unter “Meine Teilnehmer”, “Kommunikation” unter “unvollständige Nachrichten”. 

 8.2. Das Event “Austritt” wird ebenfalls – unter einer Voraussetzung – automatisch erzeugt: Wenn Sie den “GrundBeendigung” einstellen:

Das SeitenFelderSet (“Register”) Abbruch ist nicht fest programmiert sondern vom Träger selbst erstellbar.

Haben Sie also in der eMaw-Anmeldung einen “Grundbeendigung” ausgewählt, so entsteht automatisch ein Abbruch-eMaw-Event.
Sollten Sie zusätzlich das Abbruchdatum (“AbbruchAm”) eingetragen haben, so verändert sich automatisch das Teilnahmedatum (“BIS”).
Das so vorkonfigurierte Abbruch-Event müssen Sie jedoch noch vervollständigen: