02 Einrichten der eM@W-Schnittstelle

1. Einrichten der Schnittstelle
2. Einrichten des Signatur-Systems
3. Verteiler für Benachrichtigungen einrichten
4. Zielkurs für neue eMaw-Anmeldungen
5. Initialisierung der eMaw-Kommunikation
6. Senden und Empfangen von eMaw-Nachrichten
7. eMawTransaktionen – Dokumentation des Datentransfers
8. eMawMaßnahmen – Vorgaben festlegen
9. Übersicht für Maßnahme-Verantwortliche

1. Einrichten der Schnittstelle

Bevor Sie die eMaw-Schnittstelle in ABES/Objects nutzen können, müssen Sie einen sogenannten “eMawConnector” einrichten, über den der Kommunikationsweg zwischen ABES/Objects und dem eMaw-System festgelegt wird.
Hier legen Sie die Maßnahme(n) an, um die es bei Ihnen geht. Zentral dabei ist die Maßnahme-Nummer.
Diese sollten Sie rechtzeitig von Ihrer Agentur mitgeteilt bekommen.
Sollten Sie schon Connectoren eingerichtet haben, so können Sie einen beliebigen auswählen, um dort Ihre neue Maßnahme anzumelden.

Gehen Sie in die Ansicht “eMaw”->”eM@wZentrale”:  

Klicken Sie auf den Schalter “Neu” über der Tabelle “eMawConnectoren”, um einen neuen Connector einzurichten oder wählen Sie einen bestehenden aus.
Wechseln daraufhin in die untere Hälfte zu “eMawMassnahmen”, um dort auch auf NEU zu klicken:

Tragen Sie Ihre Maßnahmenummer bzw. Maßnahmereferenznummer inkl. Verfahrenszweig so in die entsprechenden Eingabefelder ein, wie Sie im Schreiben bzw. der Mail der lokalen Agentur/des Jobcenters mitgeteilt wurden.

 

Mitteilung der Agentur/des Jobcenters
So in etwa sieht die Mail Ihrer Agentur zur Mitteilung der Maßnahmereferenznummer aus:

Betreff: 123/4567/16 01: BNF – Benachteiligtenförderung Anmeldung der Maßnahme zur elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) Sehr geehrte Damen und Herren, im Vergabeverfahren 123-16-BaEint-00456 Los 22 haben Sie den Zuschlag erhalten. Nähere Details entnehmen Sie bitte der unten stehenden Übersicht. Bitte geben Sie immer die jeweilige Maßnahme-Nr. an, damit erleichtern Sie uns die Zuordnung des Vorgangs. Ihre Berichtspflichten und deren Termine entnehmen Sie bitte der Ihnen vorliegenden Leistungsbeschreibung und dem Vertrag. für die o.g. Maßnahme soll eine Datenübermittlung im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) durchgeführt werden. Für die eM@w-Anbindung wurde von uns folgender Provider zugewiesen: Firmenname: Rackow Software Ort: Hamburg E-Mail: info@rackow-software.de<mailto:info@rackow-software.de> Die Maßnahmereferenznummer ist ebenfalls nachstehend aufgeführt. 123/456/16/1/01 Bitte informieren Sie den Provider über die Registrierung. …

Sie müssen nun Ihre Maßnahme in ABES/Objects registrieren.
Eine darüber hinaus gehende Benachrichtigung (z.B. per Mail) an uns benötigen Sie nicht.

 

Dann fügen Sie den genauen Maßnahmetyp, die Aktivierung, den Verantwortlichen, einen Sammelkurs (sofern Sie einen anderen wollen als den, der im Connector eingetragen ist) und den Standort hinzu:

Zu guter Letzt senden Sie das Ganze an den Provider, also uns:

Fertig. Bei uns wird dann automatisch ein Maßnahmeordner erstellt, in dem alle eMaw-Nachrichten zu Ihrer Maßnahme gesammelt und weitergegeben werden. Da eMaw-Nachrichten immer erst über Nacht versandt werden, kann es durchaus zwei Tage dauern, bis Sie erste Nachrichten empfangen.

Entscheiden Sie sich bei einer eMaw-Maßnahme für einen anderen Connector (weil Sie z.B. einem anderen Ordnungsprinzip folgen möchten) dann ordnen Sie bitte dem Kurs einen neuen Connector zu:

 

Die aktuellen Verfahrenszweignummern entnehmen Sie dem eMaw – technischen Infopaket unter https://www.arbeitsagentur.de/institutionen/bildungstraeger/elektronische-massnahmeabwicklung

 

Version BA-Programmversion PRV_24.02.00.00 (P42) ab 15.07.2024:

• „00″ für BVB = Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahmen
• „01″ für BNF = Benachteiligtenförderung (abH und BaE)
• „02″ für Reha-AuW = Reha Aus- und Weiterbildung
• „03″ für BerEb-01 = Berufseinstiegsbegleitung
• „04″ für MAT07 = §45-Aktivierungshilfen für Jüngere (AhfJ)
• „05″ für BerEb-02 = Berufseinstiegsbegleitung Bildungsketten (BerEb-BK)
• „06″ für AGH = Arbeitsgelegenheiten SGB II
• „07″ für BerEb-05 = Berufseinstiegsbegleitung nach §49 SGB III
• „08″ für Reha-AuW = Ausbildung – integrativ
• „09″ für BerEb-04 = Berufseinstiegsbegleitung nach §49 SGB III mit Ko-Finanzierung Bund – Europäischer Sozialfond (ESF)
• „10″ für AsA (Assistierte Ausbildung), AsA flex (Assistierte Ausbildung flexibel)
• „11″ für irMoV (BeG, EV, BBB) = individuelle rehaspezifische Maßnahmen ohne Vergabe
• „12″ für irMV (bbA, THB) = individuelle rehaspezifische Maßnahmen Vergabe

2. Einrichten des Signatur-Systems

Bestimmte Nachrichtentypen (aktuell “Beurteilung”) müssen mit einem Zertifikat der Bundesagentur für Arbeit signiert und so gegen eine nachträgliche Änderung geschützt werden.

Wichtig:

Ignorieren Sie die Anleitung der BA für Installation und Verwendung der Zertifikate

Installieren Sie die Zertifikate keinesfalls auf einem Arbeitsplatzrechner

Deinstallieren Sie bereits installierte BA-Zertifikate von allen Arbeitsplatzrechnern

So richten Sie das SignaturSystem ein:

Zertifikate importieren

Damit das System Nachrichten korrekt signieren kann, müssen sie zunächst die hierfür notwendigen Zertifikate importieren.
Ein Zertifikat besteht aus einer Datei, die Sie per Email und einem Passwort (PIN-Code) das Sie per Einschreiben erhalten haben.

Dieses Zertifikat muss nun bei dem betreffenden eMawConnector hinterlegt werden:

Ansicht eMaw->eMaw Zentrale: Öffnen Sie den betreffenden eMawConnector

Maske “eMawConector”: Registerkarte “Zertifikat”

Legen Sie ein neues Zertifikat an: Klicken Sie auf den Schalter “Zuordnen”, in der Auswahlliste auf Schalter “Neu”:

Speichern Sie die per Email als Anlage erhaltene Zertifikatsdatei (z.B. xx.p12) auf der lokalen Festplatte. Klicken Sie dann auf den Schalter “Zertifikat-Datei importieren” und wählen Sie die gespeicherte Datei aus.

Tragen Sie den PIN-Code in das Feld “Passwort” ein und ordnen Sie den Mitarbeiter/Anwender zu, für den das Zertifikat ausgestellt wurde. Die PIN-Codes sind lang und enthalten zahlreiche Sonderzeichen. Aktivieren Sie deshalb vor der Eingabe die CheckBox “Zeichen anzeigen”, um Ihre Eingabe besser überprüfen zu können.

Schließen Sie die Maske mit dem Schalter “Speichern & Schließen”

Falls in Ihrer Datenbank mehrere eMawConnectoren existieren, ordnen Sie jedem das zugehörige Zertifikat zu.

Wichtig:
Ein einzelnes Zertifikat kann und muss ggf. in verschiedenen eMawConnectoren verwendet werden: Wenn Sie sowohl BvB- als auch ABH-Maßnahmen durchführen, haben Sie zwei TrägerReferenzNummern erhalten und dementsprechend auch zwei eMawConnectoren eingerichtet. Für diese kann das gleicher Zertifikat verwendet werden!

Jeder Arbeitsplatzrechner oder Server, der Nachrichten signieren soll, benötigt zusätzlich zu ABES/Objects folgende Softwarekomponenten:

Microsoft Word (Office 2000-2010)

PDFCreator oder Microsoft Word ab 2007
Für Microsoft Word Versionen bis 2003 wird der PDFCreator zum Erstellen der signierten PDFs benötigt.  Diese Komponente ist im kommerziellen Einsatz nicht generell kostenlos, wurde jedoch durch uns für alle Anwender von ABES/Objects lizenziert.

Wichtig:
Bevor Sie entscheiden, welche Rechner diese Komponenten benötigen, lesen Sie den folgenden Abschnitt über die Optionen des Signaturverfahrens.

Die Signatur von Nachrichten kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:

Option 1:
Aus der Maske “eMawEvent” oder eine Liste von “eMawEvents”

Der Coach kann eineNachrichten zur Zeit mit einem Mausklick in einem Schritt signieren:

Option 2:

Über die Ansicht eMawZentrale->Registerkarte “SignaturCenter”

Ein verantwortlicher Mitarbeiter kann alle zum Versand anstehenden Nachrichten in einem Schritt signieren.
Das System verwendet dabei automatisch das korrekte Zertifikat:

Option 3:

Automatische Signatur vor Versand der Nachrichten 

Sie können das System so einstellen, dass die korrekte Signatur automatisch unmittelbar vor dem Versand an den eMawServer angebracht wird.

Wichtige Empfehlung zum Signaturverfahren:

Verwenden Sie zunächst Option 2:
Dabei können die Coaches wie bisher arbeiten und Sie haben eine gute visuelle Kontrolle über die erfolgreiche Anbringung der Signatur.

Denn: Der PIN-Code ist lang, enthält viele Sonderzeichen und ist durch das “Nadeldrucker-Durchschreibverfahren” sehr schlecht lesbar.
Sie können davon ausgehen, dass viele Zertifikate nicht funktionieren werden, weil der PIN-Code/das Passwort falsch eingegeben wurde.

Sie sollten eine vollständige Automatisierung erst dann aktivieren, wenn Sie sicher sind, dass alle involvierten Zertifikate funktionieren.

3. Verteiler für Benachrichtigungen einrichten

Bestimmte eMaw-Nachrichten (“MaßnahmeEvents”) werden nicht an die Coaches übergeben, da der Träger hier mit Anpassungen seiner Raum- und Dozenten-Kapazitäten reagieren muss, was in der Regel nicht Aufgabe der Coaches ist.

Damit der Eingang einer Nachricht wie “MitteilungAufstockungPlatzkapazitaet” im Unternehmen bemerkt wird, lassen sich alle in diesem Fall zu informierenden Mitarbeiter in einen Verteiler des eMawConnectors aufnehmen.

Das System erstellt dann bei Eintreffen einer solchen eMaw-Nachricht für alle dort aufgeführten Mitarbeiter eine Aufgabe, an der die eMaw-Nachricht angefügt ist, sowie eine Benachrichtigung per Email.

Nehmen Sie deshalb alle Mitarbeiter, die auf Maßnahme-bezogene eMaw-Nachrichten reagieren müssen, in diesen Verteiler auf:

4. Zielkurs für neue eMaw-Anmeldungen

Wenn Sie neue Teilnehmer über die eMaw-Schnittstelle in Ihre Datenbank übernehmen, kann ABES/Objects nicht entscheiden, in welchem konkreten Kurs oder in welcher Klasse Sie die Teilnehmer führen wollen.

Sie müssen daher eine Art Sammelkurs angeben, der für neue Anmeldungen verwendet wird. Aus diesem Sammelkurs heraus lassen sich die Teilnehmer dann in die konkrete Bildungsmaßnahme versetzen.

Alternative:
Sie geben pro eMaw-Maßnahme (im Connector) jeweils einen eigenen Zielkurs an. Das könnte dann durchaus der eigentliche Kurs dieser Maßnahme sein.

So geben Sie an, auf welchen Kurs neue eMaw-Teilnehmer beim Import angemeldet werden:

Ansicht “eMaw”->”eMawZentrale”

Wählen Sie den betreffenden eMawConnector

Ordnen Sie den gewünschten Kurs (Sammelkurs oder echte Bildungsmaßnahme)zu:

 

5. Initialisierung der eMaw-Kommunikation

Sie dürfen und können als Träger keine eMawNachrichten zu einem nicht über das eMawVerfahren angemeldeten Teilnehmer senden.

Dementsprechend sind die für die Erstellung von eMawNachrichten benötigten Schaltflächen und auch der Kommunikationsverlauf nur für Teilnehmer (Anmeldungen) sichtbar, die von der BA als “AnmeldungKontakt” oder “AnmeldungBvB” etc. in ABES/Objects importiert wurden.

 Anmeldungen mit zugewiesenen eMawNachrichten lassen sich wiederum nicht mehr löschen, da mit der Anmeldung auch der hinterlegte Kommunikationsverlauf gelöscht würde.

“eMaw”-Anmeldung*:

6. Senden und Empfangen von eMaw-Nachrichten

In der Regel wird Ihr IT-Administrator den eMaw-Datenaustausch als Server-Prozess automatisieren, so dass Sie sich darum nicht kümmern müssen.

Sollen Versand und Empfang manuell durchgeführt werden, machen Sie Folgendes:

Ansicht “eMaw”->”eMawZentrale”

Wählen Sie den betreffenden eMawConnector:

Schaltflächen “Nachrichten abholen…” und “Nachrichten senden…” verwenden.

Das System importiert damit alle für den Träger bestimmten Nachrichten vom eMaw-Server und sendet alle zwischenzeitlich neu erfassten eMawEvents an die BA.

7. eMawTransaktionen – Dokumentation des Datentransfers

Jeden Sende- und Empfangs-Vorgang dokumentiert das System in einer eigenen eMawTransaktion:

Jede eMawTransaktion enthält folgende Informationen:

– Datum und Uhrzeit der Datenübertragung
– Wer die Datenübertragung durchgeführt hat
– Welche Nachrichten übertragen wurden
– Das Protokoll des Übertragungsvorgangs (Legitimationsprüfungen, Validierung der Nachrichten)
– Das Protokoll der Kommunikation mit dem eMaw-Server

Über die eMawTransaktionen können Sie als Träger detailliert nachweisen, ob, wann und von wem eine eMaw-Nachricht gesendet oder empfangen wurde.

8. eMawMaßnahmen – Vorgaben festlegen

eMawMaßnahmen werden aus den in jeder eMaw-Nachricht der BA enthaltenen Maßnahmeinformationen automatisch erstellt, um die Maßnahme-/Kurs-orientierte Teilnehmerverwaltung des Trägers unabhängig von der Maßnahmezuweisung durch die BA zu machen.

Dadurch können Sie als Träger die per eMaw übermittelten Teilnehmer frei den eigenen Kursen, Klassenverbänden oder Maßnahmen zuweisen, ohne dass der Bezug zu den Maßnahmedaten der BA verloren geht.

Ab Version 2.02 (gültig ab 14.8.2009) haben eMawMaßnahmen eine zusätzliche wichtige Bedeutung:
Über die Art der eMawMaßnahme werden bestimmte Auswahllisten für Werte so gesteuert, dass diese zum jeweiligen Typ der Maßnahme passen.

Beispiel: Für den Typ “Beurteilung” muss die Eigenschaft “Anlass” gesetzt werden.
Die hier möglichen Werte hängen vom Typ der eMawMaßnahme ab:
Sie sind noch gültig, werden jedoch zu Gunsten der LuV-Anlasstypen abgeschafft werden.

Beurteilung.Anlass	Maßnahmetyp
Sonstiger Anlass	alle Maßnahmearten
Massnahmeaustritt/-ende	alle Maßnahmearten
Massnahmeverlaengerung	alle Maßnahmearten
Entscheidungsvorschlag	alle Maßnahmearten
zum Ende der EA	nur BVB / BVB-Reha
zum Ende der GS	nur BVB / BVB-Reha
zum Ende der FS	nur BVB / BVB-Reha
Zwischenpruefung	nur abH, BaE, Reha-Ausbildung
Abschlusspruefung	nur BaE, Reha-Ausbildung
nach Abschluss 1. Ausbildungsjahr	nur BaE, Reha-Ausbildung
nach Abschluss 2. Ausbildungsjahr	nur BaE, Reha-Ausbildung
nach Abschluss 3. Ausbildungsjahr	nur BaE, Reha-Ausbildung
Ende der Vorabgangsklasse	nur BerEb
Ende des ersten Schulhalbjahres Abgangsklasse	nur BerEb
Beendigung der Schulzeit / Schulabschluss	nur BerEb
6 Monate nach Aufnahme der Ausbildung	nur BerEb
12 Monate nach Beendigung der Schulzeit	nur BerEb
Ende Einstiegsphase	AH §46neu
4 Wochen vor Ende	AH §46neu
	Nach neu eingeführter Struktur seit Verdingungsunterlagen 2011 sind für
Start-LuV	BvB, BvB-Reha, abH, BaE, AMP-§46MAT7 und behindertenspezifische Ausbildungen nach
Verlaufs-LuV	§102 SGB III (AUW)
Abschluss-LuV	nur noch die LuV-Anlasstypen zur verwenden.

Da der geltende Maßnahmetyp leider nicht in allen Fällen eindeutig übertragen wird, müssen Sie den Typ für jede eMawMaßnahme einmal manuell eintragen.

Die eMawMaßnahmen finden Sie in der Registerkarte Maßnahmen->eMawMaßnahmen der Ansicht “eMaw-Zentrale”.

Öffnen Sie die gewünschte eMawMaßnahme und geben Sie den passenden Wert für Typ an:

Das System kann nun in allen Auswahllisten die für den entsprechenden Maßnahmetyp geltenden Werte anbieten:

Wichtiger Hinweis:
Wenn Sie diese Definition nicht vornehmen, werden in den Auswahllisten alle vorhandenen Werte angezeigt!

Achtung: Änderung ab Oktober 2010
Gemäß aktueller Vertragsunterlagen der Regionalen Einkaufszentren soll für einige Maßnahmetypen auf die Übermittlung von Wochenfehlzeiten und Anwesenheitsplanungen über das eMaw-Verfahren verzichtet werden.

Damit dieses Verhalten in ABES/Objects sichergestellt werden kann, lassen sich die beiden Nachrichtentypen pro eMaw-Maßnahme deaktivieren. Diese können dann weder automatisch noch manuell erzeugt werden.

Wie dargestellt finden Sie diese Optionen auf der Registerkarte Details der eMaw-Maßnahme. Bitte beachten Sie, dass die Optionen für alle eMaw-Maßnahmen des entsprechenden Maßnahmetyps gesetzt werden müssen.

9. Übersicht für Maßnahme-Verantwortliche

Teamleitungen, also Verantwortliche für mehrere Maßnahmen , benötigen einen Überblick über eingegangene, ausgehende und noch unbeantwortete Nachrichten in eM@w.
Coaches besitzen eine solche Ansicht lediglich für diejenigen eM@w-Anmeldung, die ihnen zugewiesen sind.

Voraussetzung und Wirkung

Einerseits muss der/die betreffende Anwender*in als “Verantwortlich” in der ausgewählten eM@w-Maßnahme eingetragen sein (s.o.) und
andererseits muss diese Person als Anwender*in die Eigenschaft “eMawMassnahmeVerantwortung” besitzen.

Dann sieht diese Person auf ihrer Startseite im Register “Kommunikation” alle anmeldungs- und maßnahmebezogenen eM@w-Events, für deren Maßnahmen sie mit verantwortlich ist.

“Freigabe erforderlich”

Eine besondere Funktion des/der Maßnahmeverantwortlichen ist die Freigabe von Austritts-Events mit bestimmten (negativen) Abbruchgründen.

Zunächst wird in der eM@w-Maßnahme selbst festgelegt, welche Gründe freigegeben werden müssen:     (Falls überhaupt Bedarf besteht.)

Wenn dann der Coach ein Austritts-Event erstellt, das einen entsprechenden “GrundBeendigung” trägt, dann erscheint beim Maßnahmeverantwortlichen dieses Event zur Freigabe und kann erst danach versandt werden: