ABES/Objects

Bedienungsanleitungen, Dokumentationen, Lern-Videos

06 Teilnehmende melden

  1. Teilnehmerauskunft
  2. Import von Teilnehmenden
  3. Anmeldung von Teilnehmenden im Erst- und Wiederholerverfahren
  4. Meldung Teilnehmender in späteren Abschnitten 
  5. Abbruch/Storno von gemeldeten Teilnehmenden

 

1. Teilnehmerauskunft

Mit Hilfe von PK-(oder einer anderen)Nummer und dem Geburtsdatum kann man in ABES/Objects online die Teilnehmerdaten abfragen, über die das BAMF verfügt:

 

2. Import von Teilnehmenden

Hier lesen Sie, wie Sie die Stammdaten eines Teilnehmers vom BAMF in ABES/Objects importieren können.

 

Sie wählen das Register Teilnehmerauskunft und füllen dort die leeren Felder “bamfAktenzeichen” und “GeburtsDatum”,
dann klicken Sie zunächst auf “Abfrage”, um sich die Daten des Teilnehmers anzeigen zu lassen.
Danach können Sie mit dem Schalter “Teilnehmerdaten importieren” die Stammdaten in ABES/Objects übernehmen –
immer vorausgesetzt, das BAMF verfügt überhaupt über diese Daten

 

Hier sehen Sie die bereits erfolgte Übernahme: Die Teilnehmermaske mit den importierten Daten hat sich geöffnet:

 

 

Beachten Sie:

Für bereits in der Datenbank angelegte Teilnehmer/Anmeldungen führen Sie keinen Datenimport über die Teilnehmerauskunft durch, damit keine Person zweimal in Ihrer Datenbank angelegt wird!

 

Entweder Sie kopieren eine Anmeldung aus einem anderen Kurs  (nicht versetzen!) und melden diese über die Funktion Teilnehmer anmelden in den Wiederholerkurs an oder

Sie rufen die Teilnehmermaske auf und weisen den TN in den Wiederholerkurs über neu zu:

 

 

Die Personenkennziffern und die Wiederholerkennziffern sind bei den Anmeldungen manuell einzutragen.

 

Die Kennung für die Kommunikation mit dem BAMF muss in Anmeldungen von Wiederholerkursen auf BAMF Wiederholer PK eingestellt werden:

 

 

Sollte der Teilnehmer anschließend einen Alphakurs fortsetzen, ist in seiner dortigen Anmeldung die Kennung für die Kommunikation mit dem BAMF wieder auf BAMF PK einzustellen.

 

3. Anmeldung von Teilnehmenden im Erst- und Wiederholerverfahren

Zukünftige Teilnehmer müssen beim BAMF gemeldet werden.

In ABES/Objects verfahren Sie folgendermaßen:

Zunächst erstellen Sie eine Anmeldung des betreffenden Teilnehmers auf den betreffenden IK-Kurs (oder einen “Wartelistenkurs” im BAMF-Focus).

Mit Klicken des Schalters “Erstanmeldung” bzw. “Wiederholer anmelden” werden Schritt für Schritt alle Angaben noch einmal gezeigt.
Dieses Geleit sorgt für eine lückenlose Angabe aller notwendigen Daten:

Durch Geburtsdatum und einer Kennziffer oder z.B. Kundennummer identifiziert das BAMF den Teilnehmer. Hier müssen Sie festlegen, welche der eingetragenen Kennziffern dazu beitragen soll. Die Auswahlliste beinhaltet eine Auswahl der eingetragenen Ziffern. Bevorzugt wird die BAMF-PK.

Es folgt nach “weiter >” die Kontrolle der Anschrift:

Bei der Erstanmeldung sind dann einige grundsätzliche Daten vonnöten:

Kostenbeteiligung bzw. Grund der Befreiung werden eingetragen. Selbstzahler werden bei der Kursanmeldung mitgezählt aber deren Daten nicht übertragen.

  • Es ist eine offizielle Liste der Staatsangehörigkeiten hinterlegt.
  • Die Bildungsgrade lt. ESCED
  • Ohne Schulabschluss hier die Anzahl der Schuljahre eintragen.
  • Hier ist der BAMF-Katalog der Schreibkundigkeit hinterlegt.
  • Möglicherweise ist der Test bereits zentral erfolgt.
  • Liegt keine Berechtigung auf Förderung vor, kann auf den Einstufungstest verzichtet werden.
  • Beim Einstufungstests wird die eigene Trägernummer übertragen. Nur wenn der ET eines anderen Trägers noch nicht übertragen wurde, notieren Sie bei TraegerID die Kennung des anderen Trägers.

Nun ist noch die Frage nach der zeitlichen Verfügbartkeit des Teilnehmenden:
Geben Sie dies unter dem Register Einschränkungen ein.

 

Sind die Daten bis hierhin kontrolliert vollständig, kann gesendet werden:

Die Reaktion des BAMF folgt umgehend – wie im Kapitel “BAMF-Rückmeldungen” beschrieben.

 

4. Teilnehmer in späteren Abschnitten

-> + Link in ‘Kursbeginn’ setzen !!!

Wie Sie aus dem Anhang zum Trägerrundschreiben 08/18 wissen, gibt es ein paar Regeln zum Melden von zukünftig Teilnehmenden bei der Kursplanung und den Kursabschnitten.

Kurz zusammengefasst folgende:

  1. Zur Kursplanungsmeldung und -aktualisierung müssen ALLE berechtigten TN gemeldet werden. [Also Aktuelle und Zukünftige ohne Selbstzahler]
    Ausnahme: Ist ein zukünftiger TN nur für den O-Kurs geplant, soll er nicht in der Planungsmeldung erscheinen.
    Ausnahme der Ausnahme: … wenn der gesamte Kurs nur Orientierungskurs ist.

  2. Zur Kurs(abschnittsbeginn)Meldung und -aktualisierung dürfen lediglich diejenigen gemeldet werden, die am aktuellen Anschnitt teilnehmen. [Also nur Aktuelle mit Selbstzahler]
  3. Bei der Beginnmeldung derjenigen Abschnitte, die VOR einer späteren geplanten Teilnahme stattfinden, soll <TnrKursMax> um die Zahl der noch zukünftig geplanten Teilnehmer reduziert werden. [Mit Rücksicht auf Selbstzahler]
    Ausnahme: Wenn die reduzierten Plätze nur vorübergehend durch berechtigte Teilnehmer belegt werden, so reduziert sich die Reduzierung von <TnrKursMax> um deren Anzahl.

 

ABES/Objects übernimmt dieses Meldemanagement für Sie.

  • Es berücksichtigt bei der Planungsmeldung aktuelle und zukünftige berechtigte Teilnehmende aber keine Selbstzahler.
  • Es beachtet dabei die Frage der Orientierungskurse.
  • Es meldet zu jedem Abschnittsbeginn die daran Teilnehmenden mit Zählung der Selbstzahler.
  • Es reduziert dabei die maximale Teilnehmerzahl um die Anzahl der später Einsteigenden – es sei denn, diese nehmen nur an einzelnen Abschnitten teil.

Alles, was Sie dazu beitragen müssen, ist das korrekte VON- und BIS-Datum der einzelnen Anmeldungen.
Nur daran kann ABES ja sehen, ob es z.B. ein zukünftiger TN ist.
Wichtig: Wenn sich die Planung ändert, müssen die Beginndaten zukünftiger Teilnehmer angepasst werden.

5. Abbruch/Storno von gemeldeten Teilnehmenden

Haben Sie die Anmeldung einer teilnehmenden Person bereits an das BAMF übermittelt und beendet diese den Kurs vorzeitig oder entscheidet sich kurzfristig, doch nicht teilzunehmen, tragen Sie dies unter der Registerkarte Storno/Abbruch ein:

 

 

Dabei generiert ABES das Enddatum der Anmeldung automatisch auf den Tag des Abbruchs.
 
 
 
ABES erzeugt automatisch eine Kursaktualisierung, die dann noch auszuführen ist:
 
 

 

 

 

 

Sie haben Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns gerne an support@rackow-software.de