04 BAMF-Integrationskurs-Meldungen
- Meldung Kursplanung
- Trouble shooting: Keine TN in der Planungsphase gemeldet
- Meldung Kursbeginn
- Meldung der Kursabschnitte
- Kursauskunft
- Vorzeitiges Beenden des Kurses
Ablauf der Kursverwaltung:
- In der von ABES/Objects unterstützten Planung der Kursabschnitte werden diese zunächst erstellt.
- Dann erfolgt die Kursplanungsmeldung und ggf. deren Aktualisierung oder gar die Stornierung der Planung.
- Spätestens eine Woche nach Beginn folgt die Kursbeginnmeldung. Damit ist auch gleich der erste Kursabschnitt gemeldet.
- Von nun an gibt es nur noch “Kursabschnittsbeginnmeldungen” über ABES/Objects und deren Aktualisierung.
1. Meldung Kursplanung
Vor der Kursbeginnmeldung steht unbedingt die KursPLANUNGSmeldung.
Das BAMF möchte eine erste Übersicht, wann die geplanten Module jeweils beginnen, um ggf. Teilnehmende, die nicht rechtzeitig einen geeigneten Kurs finden, “zusteuern” zu können.
In ABES/Objects erledigen Sie diese Aufgabe wie folgt:
Sie machen eine Planung des Integrationskurses in ABES/Objects-BAMF-Focus . Dieser Vorgang ist im Kapitel Planung ausführlich beschrieben.
Sie melden dem BAMF diese Planung aus dem BAMF-Focus heraus:
Vergessen Sie nicht, zu dem Kursort (Ausbildungsort) noch Angaben zur Barrierefreiheit zu machen:
Wenn sich nichts ändert an der Planung, können Sie später – nach Kursbeginn – dessen Beginn melden.
Teilnehmende in der Planung melden
! Zum Zeitpunkt der KursBeginnMeldung muss zwingend mindestens eine teilnehmende Person gemeldet werden, welche bereits während der KursPlanung gemeldet wurde.
Dies bedeutet, dass Sie spätestens am Tag vor Kursbeginn Ihre KursPlanung aktualisiert melden müssen, damit dem BAMF mindestens eine zur Teilnahme vorgesehene Person gemeldet wird.
Sie erhalten andernfalls beim Versuch den KursBeginn zu melden eine Fehlermeldung vom BAMF (siehe Trouble shooting: Keine TN in der Planungsphase gemeldet).
Wie Sie Teilnehmende anlegen, vom BAMF importieren und anmelden erfahren Sie im Thema Teilnehmende melden.
! Ausnahme Selbstzahler in der Planungsmeldung:
Selbstzahler haben keinen rechtlichen Anspruch auf eine Teilnahme an einem IK-Kurs. BAMF-Teilnehmer haben vorrangig Anspruch auf einen solchen Platz.
Darum möchte das BAMF auch in der Planungsphase nichts von Selbstzahlern wissen, da diese nicht in ihrem Förderbereich liegen und nimmt die Meldung von Selbstzahlern in der KursPlanungsMeldung nicht an.
Erst zur KursBeginnMeldung kann an das BAMF übermittelt werden, dass eine Kurs mit Selbstzahlern aufgefüllt wurde.
Melden einer Planungsänderung
Sie melden dem BAMF gegenüber eine Veränderung der Planung, indem Sie die Kursplanung aktualisieren.
Im BAMF-Focus sehen Sie, welche Änderungen an der Planung vorgenommen wurden:
Sie werden durch die zusätzliche Anzeige des Aktualisierungsbedarfs auffällig darauf hingewiesen, dass eine Aktualisierung vonnöten ist.
Diese Aktualisierungen funktionieren lediglich bis zur Kursbeginnmeldung. Danach sind sie von der Schnittstelle nicht mehr vorgesehen.
Stornierung der KursPlanung
Diesen Schritt sollten Sie nur dann tun, wenn der Kurs ausfällt:
Denn diesen Kurs können Sie nicht mehr aufleben lassen. Sie müssen einen neuen generieren.
Daher werden Sie entsprechend gewarnt:
2. Troubleshooting: keine TN in der Planungsphase gemeldet
Man erhält eine recht unschöne Fehlermeldung vom BAMF zurück, wenn man zum Zeitpunkt der KursBeginnMeldung nicht auch mindestens einen TN mitmelden konnte, der bereits während der KursPlanungsphase gemeldet wurde:
Das heißt:
Wer nicht schon bei einer KursPlanungsAktualisierung einen TN gemeldet hatte, der auch jetzt noch – bei der KursBeginnMeldung – dabei ist, der kann es jetzt nicht mehr nachholen.
Dies hat zur Folge:
– Man muss den Kurs mit dieser Fehlermeldung stornieren und als nicht stattfindend melden.
– Dann muss ein neuer Kurs angelegt werden (Neu als Kopie).
– Er muss wieder eine Planung haben und alle Anmeldungen des alten Kurses. (Versetzen der Anmeldungen)
– Nun kann die Kursplanung gemeldet werden (mit Begründung der Verspätung).
– Letzter Schritt ist dann die unmittelbar folgende KursBeginnMeldung.
3. Meldung Kursbeginn
Soll ein neuer Kurs durchgeführt werden, so muss er zuvor beim BAMF gemeldet werden.
In ABES/Objects verfahren Sie im BAMF-Focus folgendermaßen:
Sie werden Schritt für Schritt zur vollständigen Meldung geführt. Dieses Geleit sorgt für eine lückenlose Angabe aller notwendigen Daten.
Nach einem Klick auf “Kursbeginn melden” können Sie in einem ersten Schritt bereits einige unerlässliche Kursdaten überprüfen bzw. neu eingeben.
Das KursENDdatum braucht noch nicht verbindlich zu sein. Durch spätere Ausfälle von Unterrichten kann sich das Datum immer noch verändern.
Hier geben Sie die von Ihnen verwendeten Lehrwerke an:
(siehe BAMF-Liste der zulässigen Lehrwerke)
Mit einem “weiter >” gelangt man zum nächsten Abschnitt, in dem überprüft wird, ob Ausbildungsort und Kursleitung vorhanden sind:
Danach kommt die Kontrolle über Unterrichtszeiten und mögliche Kursunterbrechungen:
Danach können Sie im guten Gefühl, nichts vergessen zu haben, Ihre Modulmeldung absenden:
Die Anzahl der Teilnehmenden werden durch ABES aus der Anzahl der Anmeldungen errechnet.
Dabei werden die so genannten Selbstzahler mitgezählt für die Meldung, deren persönliche Daten aber nicht übermittelt.
4. Meldung der Kursabschnitte – Kursabschnittsbeginnmeldung
Wortlaut der Anlage zum Trägerrundschreiben 08/18 des BAMF zum Verfahren der Übermittlung von Kursabschnittsdaten:
“Für alle ab dem 01.11.2018 beginnenden Sprachkursabschnitte und den Orientierungskurs (auch bei zu diesem Zeitpunkt bereits laufenden Integrationskursen) übermittelt der Kursträger dem Bundesamt innerhalb einer Woche nach dem jeweiligen Beginn eine Kursabschnittsbeginnmeldung.
(Das gilt nicht für den ersten Kursabschnitt eines Kurses. Der erste Kursabschnitt wird über die bestehende Kursbeginnmeldung übermittelt.)”
Ebenso automatisch gelangen die aktuellen Daten in die Auskunftsplattform des BAMF, “WebGIS“.
Hat ein Kursabschnitt neu begonnen, ist aber noch nicht gemeldet worden, zeigt ABES/Objects Ihnen unter <Meldungen> den entsprechenden Schalter:
Nach einem Klick auf <Kursabsschnittbeginn melden> werden Ihnen Stück für Stück noch einmal alle relevanten Kurs(abschnitts)daten angezeigt:
Diese können Sie vor dem Senden hier noch ändern – ansonsten klicken Sie auf <Daten senden>.
Hier ist wichtig, vor dem Melden, die Lehrwerke für Sprachkursabschnitte gelöscht zu haben. Es dürfen also nur noch Lehrwerke für den O-Kurs eingetragen sein.
Sonst erhält man eine Fehlermeldung.
Kursabschnitt aktualisieren
Haben sich im Laufe des Kursabschnittes Umstände geändert (Beginn und Ende, Unterrichtszeiten, Ort, Dozent, Anzahl der Teilnehmenden), gibt ABES/Objects Ihnen einen Hinweis, dass eine Aktualisierungsnachricht wichtig wäre. Auf blauem Hintergrund wird Ihnen unübersehbar aufgelistet, welche aktualisierungswürdigen Veränderungen stattgefunden haben.
Klicken Sie daher auf <Kursabschnitt aktualisieren>.
Kursort ändern
Es gibt weiterhin eine besondere Möglichkeit, den Kursort eines Abschnittes zu ändern:
Eine extra Kursortänderungsmeldung ist jedoch nur dann vonnöten, wenn der Ortswechsel in einem zukünftigen Kursabschnitt liegt.
Eine Ortsänderung innerhalb eines laufenden Abschnittes wird über die Abschnittsakualisierung automatisch mitgemeldet.
5. Kursauskunft
Zusätzlich zur Teilnehmerauskunft gibt es nun noch eine Kursauskunft. Sollten Sie tatsächlich wichtige Daten eines Kurses in ABES/Objects gelöscht haben, so können Sie diese hier wieder ablesen.
Sie geben in die Kursauskunft die Kurskennung ein und sehen nach Abfrage eine solche Information:
Falls Sie die Namen Ihrer Angemeldeten vermissen, weil in der Kursauskunft nur <Anmeldung nicht gefunden> steht, so führen Sie bitte eine (weitere) Erstanmeldung aus. Auch wenn diese eine Fehlermeldung des BAMF hervorruft – anschließend sehen Sie den Klarnamen der betreffenden Teilnehmenden in der Auskunft.
6. Vorzeitiges Beenden des Kurses
Es kann vorkommen, dass die Fortsetzung eines Kurses nicht mehr sinnvoll erscheint. Für dieses Fall gibt es ein vom BAMF festgelegtes Verfahren.
- Ein Kurs kann immer nur zum Ende eines Abschnittes beendet werden.
- Dazu schickt man zunächst eine Kursabschnittsaktualisierung mit dem Hinweis “Vorzeitiges Kursende ankündigen”.
- Der Regionalkoordinator (ReKo) erhält daraufhin einen sogenannten Postkorbeintrag, den er bejahen muss.
- Am letzten Tag des Kurses schicken Sie dann abermals eine Kursabschnittsaktualisierung – diesmal mit der Bestätigung “Vorzeitiges Kursende tatsächlich erfolgt”
Löschen Sie jetzt erst – bevor Sie diese Meldung abschicken – die nicht mehr stattfindenden Abschnitte.
Und streichen Sie das Lehrwerk für den Orientierungskurs, denn der wird ja auf keinen Fall mehr stattfinden.
Sie haben Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns gerne an support@rackow-software.de