1.  TeilnehmerStunden als Einzel-Stunden planen
2. Gruppen-Stunden planen
3. Dozenten, Coaches und Betreuer zuordnen
4. Stunden fortschreiben – Serien erstellen
5. Pausen zwischen IST-Stunden / Pausen in IST-Stunden
6. Vorgehen bei Änderung der Gruppenstärke in einer geplanten Stunde

1.  TeilnehmerStunden als Einzel-Stunden planen

Für die Planung von Einzelstunden bietet sich eine Ansicht nach alphabetisch sortierten Anmeldungen an.

 

Schritt 1:

Wenn Sie eine Anmeldung anklicken, öffnet sich die Liste mit den UnterrichtsWahlen dieser Anmeldung.

Sie wählen davon nun die gewünschte aus:

 

 

Sie haben also eine UnterrichtsWahl der ausgewählten Anmeldung markiert.

 

Schritt 2:

Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste in das gewünschte Zeitfenster und legen eine TeilnehmerStunde (gelb) an:

 

 

Schritt 3:

Mit der linken Maustaste markieren Sie den gewünschten Zeitraum.

 

 

Schritt 4:

Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste in das markierte Zeitfenster und legen eine TeilnehmerStunde (gelb) an.

 

 

Ergebnis:

 

Öffnen Sie die TeilnehmerStunde und hinterlegen Sie weitere Planungs-Informationen:

• ordnen Sie durchführende Mitarbeitende zu
• planen Sie, ob das Gespräch gemeinsam mit dem Arbeitgebenden bzw. mit der verantwortlichen Person im Ausbildungsbetrieb geführt werden soll
• vermerken Sie bereits bei der Planung die vorgesehenen Themen und weitere geplante Beteiligte am Gespräch

 

 

Tipp:

Mit erneutem Klick auf die Anmeldung im Baum-Menü schließen sich die UnterrichtsWahlen wieder – so behalten Sie Ihre Anmeldungen besser im Überblick.

2. Gruppen-Stunden planen

Für die Planung von Gruppen-Stunden bietet sich eine Ansicht nach UnterrichtsWahlen an.

Gruppen-Stunden werden in ABES als “IST-Stunden” bezeichnet.

 

2.1. Gruppen-Planung mit bereits bekannten Teilnehmenden

Klicken Sie

  zuerst auf eine UnterrichtsWahl

  dann auf eine Anmeldung, die am Gruppenunterricht teilnehmen soll

  anschließend  in den Gruppenmodus

Ob der Gruppen-Modus an- oder ausgeschaltet ist, erkennen Sie daran, ob dieser blau hinterlegt ist (= aktiv).

 

 

In der Baumansicht werden Ihnen nun die Anmeldungen mit dieser UnterrichtsWahl sortiert nach Ausbildungsberufen und unter Angabe des Ausbildungsjahres angezeigt.

Sie sehen im Kalender auch bereits erstellte IST-Stunden des Kurses.

 

 

Im folgenden Beispiel planen wir Gruppenstunden für die Tischler im 3. Lehrjahr.

Schritt 1: Sie markieren die erste Anmeldung.

Schritt 2: Mit der linken Maustaste markieren Sie den gewünschten Zeitraum.

 

 

Schritt 3: Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste in das markierte Zeitfenster und legen eine TeilnehmerStunde (gelb) an.

 

 

Dabei wird automatisch eine Gruppen-Stunde als sogenannte IST-Stunde (blau) erzeugt:

 

 

Schritt 4: Sie markieren nun die Anmeldung, welche mit der zuerst gewählten gemeinsam unterrichtet werden soll.

 

Schritt 5: Sie erstellen per Rechtsklick auf die IST-Stunde eine TeilnehmerStunde für die zweite Anmeldung.

 

 

Die IST-Stunde hat nun 2 Anmeldungen:

 

 

Hier ein weiteres Beispiel bezugnehmend auf ein sozialpädagogisches Gruppenangebot im Rahmen der AsAflex unter Nutzung der Tabellenansicht.

Wir filtern in der Ansicht Teilnehmer-Planung 2 nach der UnterrichtsWahl “Sozialpädagogische Begleitung” sowie nach einem gewünschten AusbildungsOrt des Trägers.

Dann setzen wir die Stunden wie vorhergehend beschrieben:

 

 

2.2. Gruppen-Vor-Planung ohne Anmeldungen

Haben Sie zuerst die (vielleicht nicht jederzeit verfügbaren) Ressourcen wie Lehrkräfte/pädagogische Fachkräfte oder Räume zu planen, können Sie dies ebenso in der ABES-Teilnehmer-Planung  vornehmen.

Dazu wählen Sie direkt eine Unterrichtsdefinition aus und setzen die IST-Stunde, welcher Sie Dozent und Raum zuordnen können.

 

 

Um Teilnehmende auf eine IST-Stunde zu buchen, klicken Sie zuerst die gewünschte Person an, wechseln dann in den Gruppenmodus, markieren die gewünschte IST-Stunde und setzen in diese einen rechten Mausklick, um anschließend die Funktion “Neu: Teilnehmer-Stunde” auszuführen:

 

 

2.3. Weitere Angaben

Öffnen Sie die IST-Stunde und hinterlegen Sie weitere Planungs-Informationen:

• ordnen Sie eine durchführende Lehrkraft zu
• vermerken Sie Thema, Methoden und Inhalte einer Stunde als Klassenbuch-Planungs-Eintrag

 

3. Dozenten, Coaches und Betreuer zuordnen

Sie können den Teilnehmer-Stunden und IST-Stunden die Mitarbeitenden zuordnen, welche diese Stunden durchführen.

Öffnen Sie die Stunde mit einem Doppelklick und ordnen Sie für Unterricht eine Lehrkraft (Dozent) zu:

 

 

! AsAflex:

In dieser Maßnahme müssen Sie zwingend die entsprechenden Mitarbeitenden zuordnen, damit die TeilnehmerStunden und IST-Stunden in die automatisierte Abrechnung einbezogen werden können.

Dabei beachten Sie bitte Folgendes:

 

 

Für diese Beispiel-Stunden werden zwei Mitarbeitende abgerechnet:

 

 

! Merke:

Im Falle der Kategorie “Unterricht”  können Sie den Dozenten direkt in die IST-Stunde eintragen.

Wird der Unterricht als Einzelstunde geplant, tragen Sie den Dozenten in die TeilnehmerStunde ein.

In den zur IST-Stunde gehörenden TeilnehmerStunden tragen Sie Im Falle der Kategorie “Stabilisierung” die Rollen Coach und/oder Betreuer ein.

4. Stunden fortschreiben – Serien erstellen

Sie haben die Möglichkeit, in der Teilnehmer-Planung erstellte Stunden fortzuschreiben und so in eine Serie zu verwandeln.

Zum Fortschreiben einer Gruppen-Stunde klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste in die gewünschte IST-Stunde (blau).

Es öffnet sich das Drop-down-Me­nü mit den Funktionen. Wählen Sie die Funktion Fortschreiben aus:

 

 

Nun legen Sie das Serienmuster sowie die Seriendauer fest.

Sollen nicht alle Anmeldungen in der Serie mitgenommen werden, markieren Sie nur die gewünschten.

Klicken Sie anschließend auf Start.

 

 

Ebenso gehen Sie beim Fortschreiben von TeilnehmerStunden als Einzelstunden vor:

 

5. Pausen zwischen IST-Stunden

 

Variante 1

So tragen Sie die Stunden seperat ein, wenn zwischen Unterrichtsblöcken Pausen vorgesehen sind:

 

6. Vorgehen bei Änderung der Gruppenstärke in einer geplanten Stunde

Sollten Teilnehmende einer Gruppen-Stunde geplant später dazukommen, eher gehen oder zwischendurch für ein Gespräch aus der Stunde rausgenommen werden, können sie dies in den zur IST-Stunde gehörenden einzelnen TeilnehmerStunden hinterlegen.

 

Beispiel 1:

Berrit kommt eine viertel Stunde später und kann auch nicht bis zum Schluss bleiben:

 

ergibt folgende Ansicht:

 

Beispiel 2:

In der IST-Stunde selbst ist eine Pause von 15 Minuten vorgesehen.

Waldemar geht nach seiner Pause aufgrund eines akuten Anliegens zwischendurch für ein 15minütiges Gespräch mit der Sozialpädagogin aus dem Unterricht raus.

Diese beiden Werte tragen Sie als Additionsergebnis in die TeilnehmerStunde von Waldemar ein.

 

 

Auch das sozialpädagogische “akut-zwischendurch-Gespräch” können Sie dabei in der Teilnehmer-Planung erfassen:

 

 

So sind allen TeilnehmerStunden die korrekten Anwesenheits- Zeiten zugeordnet.

 

! Beachte

In der Teilnehmer-Planung kann pro IST-Stunde nur eine Gruppenstärke erfasst werden.

Da in AsAflex-Maßnahmen die jeweiligen Gruppenstärken korrekt im 15minütigen Takt für die Übersicht Gesamtstundenkontingent erfasst werden wollen, müssen für unterschiedliche Gruppenstärken auch entsprechend unterschiedliche IST-Stunden erstellt werden.

 

Beispiel:

Wir planen für die Tischler Oscar und Petra im 3. Ausbildungsjahr.

Es sind zwei Unterrichtsblöcke á 60 Minuten geplant. Dazwischen ist eine Pause von 15 Minuten vorgesehen.

Oscar kommt zu 14:00 Uhr, während Petra erst ab 14:30 Uhr dabei sein kann.

–> Es wird also eine Stunde von 14:00 bis 14:30 Uhr erstellt, an der nur Oscar teilnimmt.

–> Die zweite Stunde läuft dann mit beiden Teilnehmenden von 14:30 bis 15:00 Uhr.

–> Dann kommt die Pause.

–> Nach der Pause nehmen von 15:15 bis 15:45 Uhr wieder beide teil.

Oscar kann nicht bis zum Schluss dabeibleiben.

–> Für die Zeit von 15:45 bis 16:15 Uhr wird eine Stunde erstellt, an der nur Petra teilnimmt.

Screenshot aus Sicht von Oscar:

 

 

! Tipp:

Vermeiden Sie bitte (nicht zuletzt auch aus lernpsychologischer Sicht) darüber hinaus Teilnehmende für kurze Gespräche ohne akuten Anlass aus geplanten Stunden herauszunehmen.