02 Allgemeine Stammdaten

1. Allgemeine Stammdaten
2. Betriebskalender
3. Kurse
4. Dozenten
5. Räume
6. Fächer

1. Allgemeine Stammdaten

Zu den allgemeinen Stammdaten zählen Kurse, Dozenten, Räume und Fächer. Außerdem sollten alle wichtigen Kalenderereignisse im Betriebskalender eingetragen sein, da diese im Planraster angezeigt werden. 

Um die Stammdaten bearbeiten zu können wechseln Sie in der Menüleiste auf <Plan> und klicken danach auf <Kurse>, <Dozenten>, <Räume> oder <Fächer>. Wenn Sie hauptsächlich mit der Planung beschäftigt sind, können Sie die entsprechenden Menüpunkte auch Ihren Favoriten hinzufügen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag und wählen <Zu Favoriten hinzufügen>.

2. Betriebskalender

Den Betriebskalender finden Sie in der Menüleiste unter <Einrichtung -> Betriebskalender>. An dieser Stelle erfassen Sie bitte alle Feiertage und Ferien, die kursübergreifend gelten und Ihnen bei der Planung angezeigt werden sollen. Neben einer tabellarischen haben Sie auch eine grafische Anzeige, die Ihnen beispielsweise die Termine eines Jahres übersichtlich darstellt. 

Die Schalter oberhalb des Kalendariums erlauben Ihnen die Wahl zwischen einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht oder der Darstellung in Form einer Timeline. Über einen rechten Mausklick auf ein Datum oder einen markierten Bereich lassen sich neue Ereignisse anlegen. 

Als Ereignistypen stehen Feiertag, Ferien oder allgemeines Ereignis zur Verfügung. Feiertage werden z. B. in der Planansicht mit einer roten Ecke versehen. Beim Fortschreiben wird an diesen Tagen kein Unterricht gesetzt.

3. Kurse

Wenn Sie ABES/Objects auch für Ihre Teilnehmerverwaltung benutzen, können Sie an dieser Stelle davon profitieren. Ihre Kurse mit den Teilnehmerzahlen und Laufzeiten sind dann bereits eingegeben und Sie müssen lediglich ein paar Angaben ergänzen. Wenn Sie aber ausschließlich das Planungsmodul einsetzen, müssen Sie vor dem Planen selbstverständlich die zu planenden Kurse erfassen.

Wählen Sie daher aus der Menüleiste den Eintrag <Kurse> und es öffnet sich die Standardansicht. 

In dieser Ansicht legen Sie neue Kurse an und können auch die wichtigsten planrelevanten Daten bearbeiten. Dazu zählen das Kürzel und die Laufzeit des Kurses. Das Kürzel wird bei allen Planausgaben, in der Ansicht und beim Setzen der Pläne verwendet. Es ist daher sinnvoll einen sprechenden Eintrag zu wählen, der auch im Unternehmen etabliert ist. Die eingetragene Laufzeit wird benötigt, um für einen Stichtag die aktuell laufenden Kurse anzeigen zu können. Wenn Sie einen Raum zuweisen, wird dieser später beim Anlegen der Fächer automatisch als Unterrichtsraum eingetragen.

Die weiteren für die Planung benötigten Angaben werden anhand der Kursmaske erläutert.

Die Zuteilung eines Kurstyps ermöglicht später beim Planen die Gruppierung der laufenden Kurse nach ihrem Typ und schafft dadurch eine bessere Übersicht.

Zusätzlich zu den Zeitereignissen im Betriebskalender können Sie für jeden Kurs eigene Zeitereignisse eintragen, die später beim Planen angezeigt werden. In den Ferien erhalten die Tage über dem Planraster eine gelbe Ecke. Wenn Sie Zeiträume für Praktika eintragen, wird das durch eine blaue Ecke angezeigt.

4. Dozenten

Der Bereich der Dozenten öffnet mit einer Standardansicht. Während links die Tabelle der Dozenten angezeigt wird, befindet sich auf der rechten Seite ein Detailbereich, in dem Eingaben gemacht werden können.

Welche Möglichkeiten diese Ansichten bieten und wie sie sich den individuellen Bedürfnissen anpassen lassen, wird im Handbuch zu den Bedienelementen beschrieben. Generell lassen sich an dieser Stelle neue Dozenten anlegen, bestehende Dozenten bearbeiten oder Listen und Exporte erstellen.

Ein Doppelklick öffnet die Maske des entsprechenden Dozenten.

In der Maske finden Sie neben den Eingabefeldern für allgemeine Adressinformationen weitere Registerkarten, auf denen zusätzliche Informationen zum Dozenten hinterlegt werden können.

Im Feld <Kuerzel> geben Sie die Bezeichnung ein, die später beim Setzen und bei allen Planausgaben verwendet werden soll. Außerdem kann dem Dozenten eine Farbe zugeordnet werden, die in den Plänen angezeigt wird.

Auf der Registerkarte <Status> können Angaben zum Status des Dozenten und über seine Vertragsstunden gemacht werden. Ist er im Moment fest angestellt, klicken Sie einfach <angestellt> an und legen fest, ab wann er zur Verfügung steht. Der Angestellte ist der normale Dozent, der mit Ihnen einen Arbeitsvertrag als Lehrkraft hat und ausschließlich für Sie tätig ist.

Haben Sie einen Mitarbeiter auf Honorarbasis beschäftigt, der Ihnen immer nur zu vereinbarten Zeiten zur Verfügung steht, klicken Sie auf <freiberuflich> und legen fest ab wann er bei Ihnen beschäftigt ist.

Wenn Sie einen Mitarbeiter nicht mehr beschäftigen können (oder wollen), klicken Sie auf <ausgeschieden> bzw. <nicht aktiv>, legen das entsprechende Datum fest und der Mitarbeiter wird beim Setzen nicht mehr angezeigt.

Interessant ist diese Einteilung auch, weil ABES/Objects bei der Zuordnung der Dozenten zwischen Angestellten und freien Mitarbeitern unterscheiden kann. Sinnvollerweise wird man als Erstes die Angestellten z.B. bei der Vertretungsplanung berücksichtigen, ehe man auf Freiberufler zurückgreift.

Besonders wichtig ist die Registerkarte <Verfügbarkeit>. Hier können so genannte Zeitereignisse unterschiedlichen Typs definiert werden, die ABES/Objects später beim Planen anzeigt. Es handelt sich dabei beispielsweise um Sperrzeiten wie Urlaub, Freistellung oder Krankheit.

Um ein neues Zeitereignis zu definieren, klicken Sie in der Tabelle auf der Registerkarte <Verfügbarkeit> auf <Neu>.

In der oben dargestellten Maske legen Sie als erstes den Ereignistyp fest. Für die Planung ist vordergründig nur “verfügbar” oder “nicht verfügbar” von Interesse. Für mögliche statistische Auswertungen sind aber auch andere Angaben möglich.

Im Beispiel ist der Dozent montags, dienstags und freitags im Zeitraum vom 01.01.2010 bis 31.08.2010 in der Zeit von 08:00 bis 11:00 Uhr gesperrt bzw. freigestellt. Gilt die Einschränkung auch für andere Wochentage, können Sie diese gleich mit festlegen. Ist der Dozent aber zum Beispiel auch donnerstags von 12:00 bis 15:00 Uhr gesperrt, definieren Sie einfach ein neues Zeitereignis.

Bezieht sich eine Einschränkung auf den ganzen Tag, aktivieren Sie bitte den entsprechenden Checkbutton.

Wenn Sie signalisieren wollen, dass ein Dozent nur zu gewissen Zeiten zur Verfügung steht, so wählen Sie als Typ <verfügbar>. Im Planraster wird Ihnen dann auch diese Information angezeigt.

Verfügt der Dozent über einen ABES-Zugang, so kann er auch selbst ein <EreignisDozent> eintragen:

Das verkürzt Kommunikationswege und sorgt für größere Aktualität.

Auf der Registerkarte <Eignung> können Sie sehen bzw. festlegen, für welche Fächer der Dozent geeignet ist.

Über den Schalter <Neu> können Sie beliebig viele Fächer der Liste hinzufügen.

Eine weitere, bequeme Möglichkeit im laufenden Betrieb, Eignungen hinzuzufügen, haben Sie mit der Funktion “Eignung für dieses Fach hinzufügen”:

Wurde ein Dozent – zunächst ohne die betreffende Eignung – für ein Fach geplant, so besteht die Möglichkeit, ihm die Eignung aus der geplanten IST-Stunde heraus zuzuschreiben.

Beim Planen eines Faches können Sie dann einen Filter setzen auf die Dozenten, die die Eignung für dieses Fach besitzen. Bei einem großen Dozentenstamm lässt sich hierüber die Liste der angebotenen Dozenten sinnvoll einschränken.

Falls Sie eine Eignung löschen wollen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag und klicken auf <Löschen>.

Auf der Registerkarte <Kurse> werden Ihnen alle Kurse angezeigt, für die der ausgewählte Dozent als Klassenlehrer eingetragen ist.

In einer neuen Registerkarte, die also frei bearbeitbar ist, können Sie zusätzlich eine Signatur des Dozenten hinterlegen. Gemeint ist ein Scan seiner Unterschrift. Sie kann – das Einverständnis aller Beteiligten vorausgesetzt – dann in Seriendruckdokumenten verwendet werden.

5. Räume

Neben den Dozenten sind die Räume ein weiteres wichtiges Planungselement. Beim Setzen der Unterrichtsstunden ist es wichtig, den richtigen Raum mit der richtigen Platzanzahl und der richtigen Ausstattung zu planen. Hierbei kann Ihnen ABES/Objects helfen.

Auch für den Bereich der <Räume> ist eine Standardansicht definiert. Anhand der zugehörigen Maske werden jetzt die wichtigsten Angaben zu den Räumen erläutert. 

Geben Sie als erstes die Raumbezeichnung <Name>, die Anzahl der <Sitzplätze> und die Anzahl der <technischen Plätze> ein (Beispiel: Computerraum, mit 20 Plätzen und 10 technischen Plätzen, d.h. zwei Teilnehmer arbeiten an einem Computer). Falls Sie mehr Räume haben, als Sie im Kopf behalten können, macht es durchaus Sinn den einzelnen Räumen den richtigen Typ zuzuordnen. Ist Ihr Raumtyp nicht über die Tabelle des Auswahlfeldes wählbar, legen Sie ihn einfach neu an.

Weiterhin können Sie den (vom Standard abweichenden) Ort des Raumes eingeben, indem Sie unter <Ausbildungsort> eine entsprechende Eintragung machen.

Da ABES/Objects in der Lage ist, wahlweise die Farben den Dozenten, Räumen oder Fächern zuzuordnen sollten Sie auch den Räumen Farben zuordnen. Sinnvoll ist hier eine Art Klassifizierung, z.B. normale Klassenräume mit Standardsitzanzahl grün, Labors gelb, kleine Räume rot usw.

Auf der Registerkarte <Status> können Sie allgemeine Angaben zur Verfügbarkeit des jeweiligen Raumes machen. Ist ein Raum beispielsweise ab einem bestimmten Datum nicht mehr verfügbar, so wird er ab diesem Datum auch bei der Zuteilung nicht mehr angezeigt. Dazu tragen Sie als Status “nicht verfügbar ein. Die Stundeanzahl dient nur statistischen Interessen und hat weiter keine Auswirkung auf die Planungsfähigkeit. Auf der Registerkarte <Ausstattung> können Sie über Checkbuttons festlegen, welche Möglichkeiten die einzelnen Räume bieten. Unter <Eignung> lässt sich die Eignung für bestimmte Fächer hinterlegen. 

Auf der Registerkarte <Kalender> können Sie, genau wie beim Dozenten, festlegen, wann ein Raum verfügbar oder gesperrt ist. Diese Angaben helfen Ihnen später beim Planen, da sie im Planraster angezeigt werden.

Unter <Kurse> sehen Sie, für welche Kurse dieser Raum als Klassenraum eingetragen wurde.

6. Fächer

Die Fächer sind der letzte Bereich der allgemeinen Stammdaten. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Eintrag <Fächer> und Sie gelangen in die Standardansicht. Das Bearbeiten, Neuanlegen und Löschen von Fächern entspricht dem Vorgehen bei den anderen Stammdaten.

Geben Sie in der Maske des Faches unter <Kuerzel> die Bezeichnung ein, die auf dem Stundenplan erscheinen soll und unter <Name> eine „Langschreibweise” die das Kürzel erläutert. Auf Wunsch kann dem Fach auch eine Farbe zugeordnet werden.

Soll oder kann das Fach nur in bestimmten (Fach-) Räumen unterrichtet werden, können Sie auf der Registerkarte <Räume> dem Fach die entsprechenden Räume zuordnen. Das macht dann Sinn, wenn Sie bestimmten Unterricht ausschließlich in festgelegten Fachräumen unterrichten müssen. ABES/Objects schlägt Ihnen dann den zugeordneten Raum sofort vor (Sie können das natürlich trotzdem ändern).

Standardmäßig sind alle Räume zugewiesen. Klicken Sie auf <Neu> und wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Räume die möglichen Räume durch Anklicken aus.

Auf der Registerkarte <Dozenten> finden Sie alle Dozenten, für die die entsprechende Eignung eingetragen wurde.