06 Funktionen

1. Aufruf der Funktionen
2. Löschen
3. Übernehmen
4. Fortschreiben
5. Prüfen
6. Exportieren
7. Ausgabe – Kurs-, Dozenten- und Raumpläne drucken 
8. Verteilen

1. Aufruf der Funktionen

Die Funktionen werden in der Planansicht aus der oberen Symbolleiste mit dem Zeichen  aufgerufen.

2. Löschen

Sicher ist es die Ausnahme, aber es kann in der Praxis durchaus vorkommen, dass ein oder mehrere Pläne gelöscht werden müssen. Falls Sie die in ABES/Objects möglichen 3 Planebenen nicht nutzen (das wird in der Regel so sein) kann man im Zweifel die Daten vor dem Löschen in eine andere Planebene übernehmen (s.u.). Wichtig ist an dieser Stelle auf jeden Fall äußerste Konzentration, da die Plandaten unwiderruflich gelöscht werden.

Nachdem Sie den Kurs ausgewählt haben, in dem etwas gelöscht werden soll, treffen Sie noch wichtige Einstellungen zum zeitlichen Umfang der Planlöschung auf der rechten Seite, um dann mit einem Klick auf <Löschen> die gewünschte Funktion auszuführen.

3. Übernehmen

Übernehmen bedeutet, Stundenpläne zwischen den drei Planebenen Planung, Soll und Ist zu übernehmen.
Stellen Sie als erstes links oben die Quellplanebene ein (im Beispiel die SOLL-Ebene). Zudem können Sie auf der linken Seite die Kurse festlegen, für die der Plan übernommen werden soll. Wählen Sie dann den Zeitraum der übernommen werden soll und legen die Zielplanebene fest (im Beispiel IST).
Beim Übernehmen von Plandaten ist zu beachten, dass bereits bestehende Planungen für diesen Zeitraum überschrieben werden.

Welche Planebene Quelle und welche Ziel ist, ist völlig beliebig. Wichtig ist, sich zu konzentrieren, um nicht z.B. einen gesetzten Plan mit einem leeren Plan zu überschreiben.

4. Fortschreiben

Fortschreiben bedeutet, dass der Plan eines bestimmten Zeitraums in folgende Zeiträume einer gleichen Planebene übernommen wird. Das ist immer dann sinnvoll, wenn der folgende Zeitraum einen gleichen oder ähnlichen Stundenplan hat. Gibt es größere Änderungen, sollten Sie den Plan lieber neu setzen, da sonst eventuell die Übersicht verloren geht.
Klicken Sie im Funktionsassistenten auf <Fortschreiben>. Auf der linken Seite können Sie die Kurse auswählen, für die der Plan fortgeschrieben werden soll. Legen Sie dann auf der rechten Seite fest, ob nur die aktuelle Woche, die nächsten Wochen oder ein bestimmter Zeitraum fortgeschrieben werden soll.

Wählen Sie dann noch das Datum, bis zu dem Sie fortschreiben wollen.

Bitte beachten Sie, dass beim Fortschreiben bereits bestehende Planungen überschrieben werden.

Für Bildungsträger mit Turnus-Unterricht ist wichtig, dass an Praktikums- und Ferientagen zwar kein Unterricht gesetzt wird, der Turnus in ABES/Objects aber automatisch weitergezählt wird.
Beispiel:
Sie Planen mit A- und B-Wochen und haben eine Woche Ferien. Die letzte Woche vor den Ferien war B-Woche, dann zählt ABES/Objects die Ferienwoche als A-Woche und beginnt nach den Ferien wieder mit B-Woche!

Hatten Sie zunächst KursAbschnitte und -Ereignisse im betreffenden Kurs gesetzt, so wird z.B. in Fällen von Praktika oder Ferien nicht fortgeschrieben.
Sollten Sie nun aus bestimmten Gründen in diese Phasen doch etwas fortschreiben wollen, so müssen zunächst bei den entsprechenden Kursabschnitten bzw. betreffenden Kursereignissen die Eigenschaft “unterrichtsfrei” ausschalten:

5. Prüfen

Prüfen ist die Kontrolle, ob nicht eventuell in Bezug auf Dozenten oder Räume eine Doppelplanung vorliegt.
Nachdem Sie den Zeitraum der automatischen Prüfung festgelegt haben, entscheiden Sie noch, ob “Geplante Kollisionen” ausgeblendet werden sollen. Es könnte ja sein, dass Sie nicht etwa durch langfristiges Fortschreiben sondern durch bewusstes Setzen eine Doppelbelegung im Sinne von Koppeln produziert haben. Diese Fälle werden dann nicht mit angezeigt.
Der Klick auf “Prüfen” setzt den Prozess in Gang. 

6. Exportieren

Mit dem Export bietet ABES/Objects ein wertvolles Hilfsmittel für statistische Auswertungen jeder Art. Die Daten werden im xBase-Format exportiert und stehen damit Programmen wie Microsoft Excel oder Microsoft Access zur Verfügung.
Wie gewohnt sehen Sie auf der linken Seite die Kurse, für die die Plandaten exportiert werden sollen. Wählen Sie dann, ob
nur die aktuelle Woche, die nächsten n Wochen oder ein bestimmter Zeitraum exportiert werden soll. 

Als nächstes legen Sie den Ordner fest, in den ABES/Objects die Daten exportieren soll und geben den Namen der Ausgabedatei an.

Folgende Datenfelder stehen Ihnen gegenwärtig zur Verfügung:

Die Vorgehensweise entspricht ansonsten der Vorgehensweise bei den anderen Funktionen.

7. Ausgabe – Kurs-, Dozenten- und Raumpläne drucken 

Bitte wechseln Sie nun (gedanklich) vom Menu <Planen> zur <Planansicht>!  

Die Funktionen werden auch in der Planansicht über den Schalter aufgerufen. Auf welche Objekte (Kurse, Dozenten, Räume) die entsprechenden Funktionen angewandt werden, hängt davon ab, welche Sie als <Elemente> aufrufen. (s. Bild) Sind Sie z.B. noch direkt in einem Kurs, werden die Funktionen auch nur auf diesen Kurs bezogen. Haben Sie Ihre Sortierung auf Kurse eingestellt und klicken Kurse an, beziehen sich die Funktionen auf alle Kurse. (s. Bild) Haben Sie Kurstyp eingestellt und klicken einen Kurstyp an, beziehen sich die Funktionen auf die Kurse des Kurstyps.

Kurs-, Dozenten- und Raumpläne drucken 

Die Ausgabe von Plänen ist in ABES/Objects auf verschiedene Art und Weise möglich: Sie können Pläne auf klassische Art und Weise drucken (der Schriftgrad bestimmt dabei die Größe des Layouts). Sie können die Daten zusätzlich in formatierter Form an Microsoft Excel übergeben (Excel wird automatisch gestartet) oder sofort im HTML-Format ausgeben. Die Darstellung in Excel hat vor allem den Vorteil, dass Sie den angezeigten Plan mit der vollen Funktionalität einer Tabellenkalkulation nachbearbeiten und damit an ganz spezifische Besonderheiten anpassen können. Wenn Sie den Plan als HTML-Dokument abzuspeichern, können Sie ihn leichter im Internet zu veröffentlichen.

Öffnen Sie den Funktionsassistenten aus dem Bereich Planen oder Planansicht heraus und gehen Sie auf die Registerkarte <Ausgabe>. Legen Sie unbedingt die richtige Planebene fest <PLAN, SOLL oder IST>. Nachdem Sie ausgewählt haben für welche Kurse, Dozenten oder Räume die Pläne gedruckt werden sollen, müssen auf der rechten Seite des Funktionsassistenten einige Einstellungen vorgenommen werden.

Zuerst müssen Sie einstellen für welchen Zeitraum der Plan gedruckt werden soll. Die <aktuelle Woche> bezieht sich dabei immer auf das Focusdatum. Sie können aber auch einen beliebigen anderen Zeitraum wählen.

Im Bereich Optionen können Sie das zu verwendende Zeitraster, die zu druckenden Wochentage und die Plangültigkeit festlegen.

Beim <Zeitraster> können Sie wählen, ob dieses automatisch generiert, oder ein von Ihnen eingestelltes verwendet werden soll. In der Praxis hat sich gezeigt, das es durchaus Sinn macht, wenn Sie das Zeitraster angeben. Wenn Sie automatisch wählen, werden Blöcke, die im gesamten Zeitraum nicht belegt sind auch nicht als leerer Block gedruckt sondern ausgelassen. Das weckt auf den ersten Blick den Anschein, dass der Unterricht in zusammenhängenden Blöcken erteilt wird, obwohl leere Blöcke vorhanden sind. Auf der Zeitleiste links sind die Zeiten natürlich auf jeden Fall richtig vermerkt.

Bei <Wochentage> können Sie wählen, ob gewisse Wochentage (z.B. Samstag) beim Druck berücksichtigt werden sollen.

Die <Plangültigkeit> wird auf dem Plan mit ausgegeben. Wenn die Plangültigkeit vom Zeitraum abweicht, wird bei den einzelnen Wochentagen dann kein Datum mitgedruckt (wenn der Plan längere Zeit gültig ist).

<Leere Pläne ausgeben> ist die Option beim Anklicken, alle Pläne der Auswahl auszugeben oder beim Abklicken nur solche auszugeben, in denen wirklich etwas steht.
So ist es i.d.R. ratsam, diese Möglichkeit bei Dozenten abzuklicken (man will keine Dozentenpläne ohne Stunden), bei Räumen jedoch anzuklicken (man will auch leere Räume zur Verfügung stellen).

Als Letztes müssen Sie das Ausgabeziel wählen.

Bei <Drucker> können einige Formatangaben gemacht werden. Wenn Sie Excel gewählt haben wird Excel gestartet und der Plan als Excel-Tabellenblatt erstellt.
Berichte, die Sie sonst bei der Stundenauswertung nach genauem Filtern anwenden konnten, stehen Ihnen jetzt direkt bei Ihrem Kurs, Dozenten oder Raum zur Verfügung und lassen sich direkt von hier ausdrucken:

Bei HTML müssen Sie den Namen und den Speicherort der HTML-Datei angeben. Bei der Ausgabe von Plänen mehrerer Kurse im HTML-Format erstellt ABES/Objects Ihnen auf Wunsch auch eine Indexseite, die ein Navigieren zwischen den Plänen der einzelnen Kurse erlaubt.

Wenn Sie Ihre Einstellungen gemacht haben klicken Sie auf <Ausgeben>.

8. Verteilen

Beim Verteilen handelt es sich um die Übergabe von Planungsdaten auf andere Rechner, die später (ggf. verändert) von dort wieder zurück in den Datenbestand fließen sollen.

Dieses Verfahren ist im Zeitalter ständiger Online-Verfügbarkeit kaum noch in Gebrauch. (s. Handbuch “Replikator“!)

Bitte wechseln Sie nun (gedanklich) vom Menu <Planen> zur <Planansicht>!