03 Vorplanung

1. Vorplanung
2. Stundenzeitraster
3. Kursspezifische Fächerverteilung
4. Unterrrichtsabschnitte

1. Vorplanung

Eine Vorplanung in ABES/Objects machen Sie dann, wenn Sie in einem Zuge viele sich überschneidende Kurse planen müssen und Sie die Möglichkeit haben, eine Verzahnung von Unterrichts- und Freizeiten so zu gestalten, dass die Terminierung der Kurse in Bezug auf ressourcenschonenden Umgang mit Räumen oder Dozenten wünschenswert ist. Gucken Sie dazu bitte folgendes Video:

http://www.rackow-software.de/ao_web/videos/allgemein/vorplanung/vorplanung.html

2. Stundenzeitraster

ABES/Objects ist nicht an starre Blockraster gebunden (jede Unterrichtseinheit ist gleich lang und hat die gleichen Anfangs- und Endzeiten). Es ist vielmehr in der Lage, unterschiedlichste Zeitraster zu verwalten (ein Kurs beginnt um 07:30 mit Blöcken von 90 Minuten, ein anderer beginnt um 08:00 Uhr mit Blöcken von 45 Minuten, hat dafür aber kürzere Pausen usw.). Diese Zeitraster werden sowohl bei der Kollisionsprüfung einbezogen als auch beim Druck individueller Stundenpläne.

In einem ersten Schritt der Planungsvorbereitung muss daher definiert werden, welche unterschiedlichen Zeitraster Anwendung finden. Die Anzahl der zu erstellenden Zeitraster ist dabei von der Zeitorganisation Ihrer Einrichtung abhängig. Im einfachsten Fall haben alle Kurse nur ein Zeitraster. Wenn Sie aber am Tag „normale” Ausbildung und am Abend Abendkurse veranstalten, dann richten Sie eben zwei Zeitraster ein. Das Zeitraster ist also zunächst kursunabhängig (obwohl es an einem Kurs erstellt wird) und kann dann gleichlaufenden Kursen zugeordnet werden.

Um ein Zeitraster zu erstellen wählen Sie aus der Menüleiste den Punkt <Planen>. Es erscheint folgende Ansicht.

Links oben können Sie das Focus-Datum einstellen, das normalerweise auf dem Montag der aktuellen Woche steht. In der Planauswahl werden stets alle zu diesem Datum laufenden Kurse angezeigt. In der Regel werden Sie das Datum also auf einen der kommenden Montage stellen müssen – je nach dem, welche Woche Sie planen wollen.

Über  können Sie wählen, ob Sie die Kurse nach Mandanten, Ausbildungsort, Kurstyp, Kursgruppe oder nach Kursen angezeigt haben möchten. Welche Einstellung Sie wählen sollten, hängt davon ab, wie viele Kurse Sie haben (wenige Kurse -> Einstellung nach Kursen sinnvoll) und wie Sie Ihre Planung strukturieren (wenn nur bestimmte Kurstypen geplant werden sollen -> Einstellung nach Kurstypen).

Um eine Hilfe bei der Raumplanung zu haben, sollten Sie sich angewöhnen den Schalter anzuklicken. ABES/Objects ermittelt dann die zum gewählten Stichtag aktuellen Teilnehmerzahlen der angezeigten Kurse. Da sich die Teilnehmerzahlen von Tag zu Tag ändern können, empfiehlt es sich die Zahlen bei Bedarf neu zu ermitteln. Sollten die Zahlen zum Stichtag noch nicht ermittelt worden sein, zeigt ABES/Objects ein ? in der entsprechenden Spalte. Bei der Planung achtet ABES/Objects später darauf, dass Sie keinen Kurs in einen zu kleinen Raum planen (wie immer können Sie das natürlich übergehen).

Zum Einrichten oder Zuweisen eines Zeitrasters wählen Sie zunächst einen Kurs. Es wird Ihnen dann die Planansicht für diesen Kurs mit dem Standardzeitraster angezeigt.

Ein Klick auf den Schalter öffnet den Zeitassistenten, der es Ihnen ermöglicht, die Vorgaben für das Zeitraster festzulegen.
Wenn Sie ein neues Zeitraster erstellen möchten, wechseln Sie zunächst auf die Registerkarte <Vorlagen>! Hier legen Sie eine “neues Element”, eine neues Zeitraster an.
Dann wechseln Sie zum Register <Allgemein>:  

Geben Sie die Zeitdauer für eine Unterrichtsstunde an und legen Sie fest, wie viele Stunden ein Block und wie viele Blöcke ein Tag in dieser Kursart haben soll. Die Dauer der Unterrichtsstunde ist hier nur als Vorgabewert zu verstehen. Es ist grundsätzlich möglich, später beim Planen dann aus 45 Minuten auch 60 oder 75 Minuten zu machen. Am wichtigsten ist die Anzahl der Stunden pro Block!

Wenn Sie grundsätzlich Doppelstunden unterrichten, können Sie durchaus sagen, dass ein Unterrichtsblock immer zwei Stunden hat. Sie ersparen sich dann beim Setzen unnötige Mausklicks, weil Sie für eine Doppelstunde nur einmal klicken müssen. Sie vergeben sich aber damit die Möglichkeit, im Vertretungsfall statt zwei mal zwei Stunden auch ein mal eine und drei mal eine Stunde zu setzen. Falls Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie also lieber etwas kleiner “blocken” als zu groß.

Am Ende können Sie in dieser Maske noch die Unterrichtstage für diesen Kurs festlegen. Wenn die Festlegungen getroffen wurden klicken Sie auf <Save>. Nach dem <Save> verändert sich die Anzeige entsprechend der Einstellungen Ihrer Blockung (hier: ein Block hat eine Stunde und ein Unterrichtstag hat acht Stunden). 

Wechseln Sie nun im Zeitassistenten auf die Registerkarte <Zeiten>. Markieren Sie den oder die Blöcke, die Sie einstellen wollen, im Beispiel den ersten Block Montag. Sie können nun Beginn, Ende, Dauer des Blockes und die Länge der darauf folgenden Pause festlegen.

Da zwischen diesen Zeiten Abhängigkeiten bestehen, rechnet ABES/Objects grundsätzlich mit (Beispiel: Sie verändern die Anfangszeit auf 07:45 Uhr dann bedeutet das, wenn Sie die Dauer gleich lassen, dass die Endzeit auf 09:15 gesetzt wird).

Nachdem Sie die Änderungen für alle Blöcke durchgeführt haben sollten Sie das eingestellte Zeitraster als Vorlage speichern -> <Save>

Wenn Sie dieses Zeitraster nun einem neuen Kurs zuweisen möchten, wechseln Sie in der Planansicht einfach den Kurs und klicken dann auf den Schalter (Vorlage in aktuelle Klasse übernehmen). Der gewählte Kurs hat nun das gleiche Zeitraster wie der erste Kurs.

Wird das Zeitraster für einen Kurs verändert oder gewechselt, für den schon Stunden gesetzt sind, versucht ABES/Objects die vorhandenen Stunden so gut wie möglich im neuen Zeitraster anzuzeigen. Die Laufzeit der Stunden wird durch das Wechseln des Zeitrasters nicht verändert, so dass diese nicht zwangsläufig der Laufzeit der neuen Blöcke entsprechen, in denen sie dargestellt werden. Auch die Entstehung von Gruppen ist bei der Zuweisung eines alternativen Zeitrasters möglich. Stunden, die nicht im gewählten Zeitraster dargestellt werden können, weil sie zeitlich außerhalb liegen, werden in einer Liste unter dem Plangitter gesondert dargestellt. Vor diesem Hintergrund sollte das Wechseln des Zeitrasters für geplante Kurse grundsätzlich gut überlegt sein.

Über <Close> schließen Sie den Zeitassistenten

3. Kursspezifische Fächerverteilung

Für jeden Kurs kann eine Fächerverteilung definiert werden, aus der ersichtlich ist, wie viele Stunden in welchem Fach zu unterrichten sind. Dabei nutzen Sie aus dem Bereich Stammdaten die dort bereits eingetragenen Fächer.

Klicken Sie im Bereich Planen oben auf die Registerkarte <Fächer> und (als Vorsichtsmaßnahme aus leidvoller Erfahrung) auf den Schalter <ab> [Bearbeitung der Fächerwahl aktivieren], dann anschließend auf den Schalter Neu. Sie erhalten nun eine Liste aller verfügbaren Fächer. Wählen Sie alle Fächer aus, die für den betreffenden Kurs in Frage kommen (Auswahl mit gedrückter Strg-Taste oder Leertaste (bei großen Tabellen).

Um sich beim Setzen des Stundenplanes die Arbeit zu erleichtern, kann es durchaus sinnvoll sein, ein Fach auch mehrmals in den Kurs zu übernehmen. Zum Beispiel dann, wenn ein bestimmtes Fach von mehreren Dozenten gegeben wird. Sie müssen dann später beim Setzen nicht ständig den Dozenten wechseln, sondern klicken einfach auf das Fach mit dem entsprechenden Dozenten.

Zu Ihrer Erleichterung können Sie ebenfalls eine Anzahl Fächer aus der Fächerwahl eines anderen Kurses kopieren und in Ihrem aktuellen Kurs einfügen:

Im Falle von Fachwahlunterricht können Sie jeweils Pflicht-, Wahlpflicht- oder Wahlfach angeben.

Sie können die Gesamtstunden (Ges. Std.) des Faches im Kurs eingeben, um eine Kontrolle beim Planen in der statistischen Auswertung zu haben. 

Die Eingabe der Wochenstunden ist dann sinnvoll, wenn Sie „klassischen” Unterricht planen, dass heißt, Sie verteilen die zu erteilenden Stunden relativ gleichmäßg auf Wochen (typischer Schulbetrieb). Es dient Ihnen dann während des wochenweisen Planens als Anhaltspunkt.

Danach ordnen Sie dem Fach noch die Lehrkraft zu, indem Sie in der Spalte Dozent auf den markierten Schalter mit den drei Punkten klicken.

Zuerst zeigt ABES/Objects auf der linken Seite der Ansicht alle Dozenten mit einer Eignung für das aktuelle Fach. Wenn es noch keinen Dozenten mit einer entsprechenden Eignung gibt, entfernen Sie das Häkchen aus dem Feld <Eignung> und es erscheinen alle Dozenten. Beachten Sie bitte auch den weiteren Filter, der es Ihnen ermöglicht die Anzeige über den Status des Dozenten einzuschränken. Haben Sie den gewünschten Dozenten gefunden bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Schalter <Wählen>.

Als Hilfe wird in dieser Ansicht rechts auch der aktuelle Wochenplan des Dozenten angezeigt. Die Spalten neben dem Dozenten stehen für die Vertragsstundenzahl <S> und die aktuell vergebene Stundenzahl gemäß Fächerverteilung <P>. Wenn der Haken im Feld <Stunden> gesetzt ist, werden nur Dozenten angezeigt, bei denen der Wert unter <P> kleiner als der Wert unter <S> ist.

Neben dem Dozenten kann jedem Fach der Fächerverteilung selbstverständlich auch ein bestimmter Raum zugeordnet werden. Das Vorgehen ist dabei im Ablauf identisch. Auch diese Zuordnung wird dann automatisch berücksichtigt. Die festgelegten Räume und Dozenten können beim Setzen problemlos wieder geändert werden.

Definierte Fächerverteilungen können auch als Vorlage für weitere Kurse dienen. Über den Schalter oberhalb der Tabelle der Fächer kann diese Fächerverteilung als Vorlage für einen bestimmten Kurstyp festgelegt werden. Neu eingerichtete Kurse erhalten damit automatisch diese Fächerverteilung.
Beim Abspeichern der Fächerverteilung können Sie noch entscheiden, ob die zugeordneten Stundensummen, Dozenten und Räume mit gespeichert werden sollen.
Es kann aber auch über den Schalter die Fächerverteilung eines anderen Kurstyps übernommen werden.
Es werden lediglich noch nicht vorhandene Fächer übernommen.

Diese Fächerverteilung lässt sich als per Funktion beim Kurs als “Planvorgaben” erstellen

und auf diese Weise für Auswertungen aller Art sowie Seriendruckdokumente nutzbar machen.

Um besser nachvollziehen zu können, wer wann was an den Planungsgrundlagen geändert haben könnte, gibt es ein spezielles Feld im Kontext <Kurse>

mit dessen Hilfe Sie die einzelnen Arbeitsschritte einsehen können. Allerdings: Wer das können soll, braucht ein entsprechendes Recht:

4. Unterrrichtsabschnitte

Mit ABES/Objects können Sie einen Kurs auch in mehrere Unterrichtsabschnitte einteilen, die wiederum eine eigene Fächerverteilung besitzen. Zur Einrichtung von Abschnitten wählen Sie bitte die Registerkarte <Abschnitte> am unteren Rand der Planansicht.

 Über den Schalter <Neu> lassen sich neue Abschnitte einfügen. [Zuvor Editierschalter “” drücken!] Für den ersten Abschnitt wählt ABES/Objects dabei automatisch die gesamte Laufzeit des Kurses. Durch einen Klick auf die drei Punkte hinter den Eckdaten des Abschnitts, können Sie die Laufzeit gemäß den Vorgaben anpassen. Beim Einfügen des zweiten Abschnitts wird dessen Beginndatum automatisch auf das Enddatum des ersten Abschnitts gesetzt. Definieren Sie auf diese Weise alle benötigten Abschnitte. Die Abschnitte lassen sich umbenennen.

In einem zweiten Schritt können Sie dann die Fächerverteilung für die einzelnen Abschnitte festlegen. Wählen Sie dazu den jeweiligen Abschnitt aus der Baumdarstellung auf der linken Seite. Fügen Sie nun die Fächer für den jeweiligen Abschnitt hinzu, indem Sie wieder auf Neu klicken. Sie können hier Fächer aus der Gesamttabelle der Fächer wählen.

In den Abschnitten können Sie dann (noch einmal) “Ges. Std.” für die Fächer eintragen und auf diese Weise bei der konkreten Planung die Fächerstundenverteilung pro Abschnitt genau kontrollieren.