02 Ansichten

 

1. Startseite
2. Startmenü
3. Menüleiste
4. Desktop
5. Aufgaben
6. Termine
7. Tabellen und Masken-Ansicht
8. Bildschirmanzeige
9. Ansicht von Geburtstagen

Die Startseite stellt den Ausgangspunkt für die Arbeit mit ABES/Objects dar.

Hier haben Sie die Möglichkeit sich allgemeine Informationen zu beschaffen, sich mit Datenbanken zu verbinden und die einzelnen Funktionsbereiche aufzurufen.

Die Seite setzt sich aus drei Elementen zusammen, die in den folgenden Kapiteln beschrieben werden – dem ABES-Schaltknopf, der Menüleiste und dem Desktop.

Hier schon eine Bemerkung zur Steuerung des Kalenders:

Oben, orange eingerahmt, sehen Sie die Menüleiste des Kalenders.

– Mit Hilfe der viereckigen Symbole lassen sich die Anzahl der Tage in der Kalenderansicht steuern – von einem bis zu 366 Tagen

– Mit dem runden Auswahlsymbol kommen Sie direkt zum aktuellen Datum

– Mit der Zeitraster-Einstellung (hier im Bild auf 20 min.) können Sie die senkrechte Aufteilung Ihres Kalenders bestimmen. Diese Einstellung bleibt für das nächste Einloggen erhalten.

Tag und Zeit werden aktuell durch farbliche Markierungen angezeigt.

2. Startmenü

Mit einem linken Mausklick erreichen Sie folgende Auswahlen:

<Startseite>: Hier gelangen Sie von beliebigen anderen Menüs wieder direkt auf die erste Seite.

<Ansichten anordnen>: Wenn Sie mehrere Untermenüs geöffnet haben, können Sie sie auf diese Weise gleichzeitig auf Bildschirm sehen.

<Ihr Name>: Hier gelangen Sie zu Ihren Kontaktdaten als Anwender/in, Ihren Login- und Passwörtern sowie zu Ihrem VerBIS-Benutzernamen.

In <Mein Protokoll> werden Meldungen abgelegt, die ABES/Objects im Rahmen von Mengenoperationen erzeugt.

Das Protokollieren soll dabei verhindern, dass die entsprechende Operation bei jeder Meldung unterbrochen wird. Im Rahmen eines Fakturierlaufs werden dort beispielsweise Informationen über unvollständige Vertragsposten aufgelistet.

Die entsprechenden Meldungen können zu einem geeigneten Zeitpunkt gesichtet und mögliche Fehler korrigiert werden.

Unter <Dokumentation> finden Sie die Hilfen zur Bedienung und zu den Funktionsbereichen von ABES/Objects. Da wir an dieser Stelle auf unsere Internetseiten verweisen, benötigen Sie für diese Funktion einen Internetzugang.

Bei <Helpdesk> gelangen Sie in unser Ticketsystem und können einen Frage stellen oder ein Problem schildern. Wir antworten umgehend.

<Fernwartung> ruft das Programm “Mikogo” auf bzw. will es installieren, damit Sie uns Ihren Bildschirm zeigen können, wenn Worte allein nicht reichen.

<Updates> zeigt Ihnen neben Ihrer lokal eingesetzten ABES/Objects Version (Build XXXX), die Version die aktuell in unserem Downloadbereich veröffentlicht ist.

Sie können sich somit informieren, ob ein Update für Sie zur Verfügung steht. Die Hinweise bei bereitgestellten Patches sollten Sie unbedingt beachten.

Mit <Datenbankverbindungen> können Sie Ihre bestehenden Verbindungen verwalten oder gelangen über den Datenbankassistenten zu weiteren Datenbeständen.

Im <Performance Monitor> sehen Sie in einer Grafik, wie schnell sich Tabellen aufbauen, Up- und Download sind – gemessen an einem allgemeinen Durchschnittswert.

<Sperren> kann wichtig sein bei Anwendern, die pro Tag weniger als 15 Min. mit ABES/Objects arbeiten, weil das gesperrte ABES auch die Zeit anhält und nicht weiterzählt.

Diese AnwenderInnen benötigen keine Lizenz.

3. Menüleiste

Über die Menüleiste können Sie die einzelnen Funktionsbereiche von ABES/Objects aufrufen.

Dabei fasst der Registerdialog Funktionsbereiche inhaltlich zusammen.

Die Menüleiste steht Ihnen während der Arbeit stets zur Verfügung und ermöglicht den schnellen Wechsel in einen anderen Bereich.

Über das in der unteren rechten Ecke lässt sich die Leiste ausblenden. Das empfiehlt sich besonders bei kleineren Bildschirmen.

Der Bereich über der Menüleiste (z.B. ) zeigt außerdem die bereits geöffneten Ansichten.

Durch Wählen eines Eintrages wechseln Sie zur entsprechenden Ansicht.

Durch einen rechten Mausklick auf einen beliebigen Menüpunkt kann dieser den Favoriten zugeordnet werden.

Der Registerbereich <Favoriten> lässt sich somit individuell zusammenstellen.

4. Desktop

Der Desktop bietet dem Anwender die Möglichkeit zum Zugriff auf viele allgemeine Funktionen von ABES/Objects.

Unter <Meine Favoriten> können die wichtigsten Menüpunkte zusammengefasst werden.

Durch einen rechten Mausklick auf einen Menüpunkt aus der Menüleiste kann dieser den Favoriten zugeordnet werden.

Meine Teilnehmer> erscheint, wenn Sie hauptverantwortlich für bestimmte Teilnehmer sind.

Auf diese Weise haben Sie sie direkt im Zugriff ohne ein weiteres Menü wählen zu müssen.

Die Registerkarte <Meine Ansicht> ermöglicht die Anzeige und das Bearbeiten aller in ABES/Objects angelegten Objektklassen.

Das ist interessant für alle jene Objektklassen, für die es keine fest definierte Ansicht gibt.

Dazu zählen z.B. die Eignung der Dozenten oder die IST-Stunden bei der Planung.

Nach der Auswahl der gewünschten Objektklasse lässt sich das Layout der Tabelle und der zugehörigen Maske konfigurieren.

Gewählte Einstellungen bleiben für die Objektklasse erhalten. Dies ist ein besonders gutes Auswertungsinstrument.

Meine Aufgaben> präsentiert Ihnen Unerledigtes in einer tabellarischen Zusammenstellung.

Sie erstellen Sie mit Rechtsklick der Maus aus Ihrem Kalender heraus.

Beim Anfertigen einer Aufgabe ist es möglich, die Aufgabe einem anderen Anwender zuzueignen, der darüber per Mail automatisch benachrichtigt werden kann.

Die Aufgabe erscheint dann bei Adressat in Kalender und Tabelle.

Mein Kalender> zeigt den persönlichen Kalender noch einmal gesondert mit mehr Platz.

Sie können Termine erfassen oder sich an anderer Stelle eingetragene Termine ansehen.

Dazu dient eine Auswahlliste mit den anderen Anwendern.

Diese Anwender müssen Ihnen jedoch zuvor gestattet haben, ihren Kalender einsehen zu dürfen.

In <Meine Sammelmappen> können Objekte unterschiedlichen Typs zusammengefasst werden.

Sie können somit z. B. Räume und Fächer in einer Tabelle verwalten.

Zum Erstellen von Sammelmappen markieren Sie die gewünschten Objekte, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen <Kopieren>.

An Ort und Stelle fügen Sie sie dann wieder ein.

Auf dem Desktop haben Sie rechts unten ein Beispiel dafür: Ihre “Favoriten-Sammelmappe” (Alle Elemente sind orange markiert).

Unter <Meine Verteiler> finden Sie spezielle Sammelmappen, in denen nur Objekte mit Kontaktinformationen zugelassen sind, wie z. B. Teilnehmer oder Interessenten.

Meine Dokumente> ist eine Sammlung von Dokumenten, die Sie zweckmäßigerweise in ABES/Objekts gespeichert haben, damit Sie von überall her Zugriff darauf nehmen können.

Sie erhalten hierunter vier weitere Register mit unterschiedlichen Zugangshorizonten:

• Meine Dokumente sind natürlich nur für den betreffenden Anwender zugänglich.

• Bei mehreren Mandanten kann dies Register eine wichtige Zuordnung bzw. ein wichtiger Filter sein.

• Nur wer auch diesem Standort als Anwender zugeordnet ist, kann die Dokumente im dritten Register sehen.

• Und “allgemeine Dokumente” soll gelten für alle, die Zugriff auf diese Datenbank haben.

• Möchten Sie ein Dokument / eine Sammelmappe (z.B. QM-Handbuch) unter einem Extra-Register veröffentlichen, dann sehen Sie bei MindMaps nach!

Mit Hilfe der globalen <Suche> zeigt Ihnen ABES/Objects eine Liste aller Objekte deren Bezeichnung das angegebene Suchwort enthalten.

Durch das Voranstellen eines “#” und der Eingabe einer Zahlenfolge kann der Datenbestand auch nach Telefonnummern durchsucht werden.

Beinhaltet Ihre Eingabe ein @, so sucht ABES/Objects nach Objekten mit E-Mail-Adressen.

Die Ergebnisse werden in Form einer Liste dargestellt.

Sie können sie von hier aus direkt öffnen.

5. Aufgaben

Aufgaben sind wichtige Hilfsmittel, um die tägliche Arbeit zu organisieren.

Sie werden folgendermaßen genutzt:

Zunächst markieren Sie im Kalender mit einem Linksklick den gewünschte Tag.
Mit einem anschließenden Rechtsklick lässt sich über “Neu” eine “Neue Aufgabe” einrichten:

Das Wichtigste an ihr ist der aussagekräftige Betreff, um sie wiederzufinden.

Zur Einordnung der Aufgabe dienen dann Angaben zur Fälligkeit, der Relevanz, Priorität sowie des Status.

Was Sie jeweils darunter verstanden wissen wollen, geben Sie als Werte in die bereitstehenden Listenfelder ein, so dass Ihrem eigenen Verständnis gefolgt werden kann.

Sie können zudem noch einen Kontext über eine globale Suche zuordnen, so dass der Gegenstand oder Veranlasser Ihrer Aufgabe (Teilnehmer z.B. oder Kunde) später auf Klick sofort geöffnet werden kann.

Zudem legen Sie einen Kreis von Anwendern fest, deren oben stehender der für die Erledigung der Aufgabe Verantwortliche ist.

Haben Sie nun eine Aufgabe, die Sie einem anderen geben möchten, so fügen Sie denjenigen zum Kreis der Anwender hinzu und bugsieren ihn an die oberste Stelle:

Der so Angesprochene erhält daraufhin eine E-Mail mit den Inhalten der Aufgabe. Darüber hinaus erscheint sie ebenso in dessen Kalender.

Um sicher zu gehen, verschickt ABES/Objects diese Aufgabe an alle verfügbaren E-Mail-Adressen des Empfängers. Soll das vermieden werden, deaktivieren Sie bitte nicht zu nutzende Adressen.

Um einen Überblick über die (verteilten) Aufgaben zu bekommen, gehen Sie bitte auf der Startseite zu “Meine Ansicht”, wählen dort “Aufgaben” als Datentyp aus und können nun mit Hilfe eines entsprechenden SpaltenSets Ihren Zwecken folgend filtern:

Die farbliche Erscheinung der Aufgaben in Ihrem Kalender können Sie wie folgt bestimmen:

Wählen Sie nichts, so ist neben der Statusfarbe [links, quadratisch] (rot = offen / blau = in Arbeit / grün = erledigt / grau = storniert) die Relevanzfarbe maßgebend. (hier ockerfarben).

Möchten Sie jedoch unterscheiden, ob Sie der für die Aufgabe Zuständige sind oder andere, so wählen Sie “MeineStatusFarbe”:

Alle Aufgaben, die Sie nicht direkt betreffen, sind dann grau – lediglich der Status wird noch farblich gekennzeichnet.

Ihre eigenen Aufgaben hingegen nehmen dann insgesamt die Statusfarbe an.

6. Termine

Termine werden vom Kalender (der Startseite) aus in ABES/Objects erstellt.

Zunächst markieren Sie im Kalender mit einem Linksklick den gewünschten Tag/Uhrzeit/Zeitraum.
Mit einem anschließenden rechten Mausklick, der Wahl “Neu” und dann “Termin” ist es getan:

Bei der Einrichtung des Termins können Sie zunächst entscheiden, wer den Termin zusätzlich zu Ihnen noch in seinem Kalender sehen soll:

• Nur Sie selbst (trotz Erlaubnis an andere, Ihren Kalender einsehen zu dürfen) – dann markieren Sie “privat”.

• Einige ausgewählte Andere – dann wählen Sie “weitere zuordnen”.

• Alle Mitglieder einer Anwendergruppe – dann ordnen Sie eine solche hinzu.

Es folgen

• Ein aussagekräftiger Betreff

• Das genaue Datum mit Uhrzeit (falls Sie nicht bereits im Kalender Datum und Zeit markiert hatten)

• Ein Ort

• Ein Kontext, wenn es nützlich ist:

  Sie können Personen, Firmen oder z.B. Anfragen als konkreten Zusammenhang aufnehmen.

• Erklärende Notizen ggf.

• Eine Reihe Teilnehmer aus Ihrem Datenbestand

• Nicht zuletzt: Eine Erinnerung

Zur Erinnerungsfunktion:

Neben dem Glockensymbol stellt man die Zeitdauer ein, die man vor dem betreffenden Termin erinnert werden möchte.

Diese Erinnerung funktioniert mit Hilfe eines PopUp-Fensters. Zum gegebenen Zeitpunkt kommt es hoch und löst den Standardbenachrichtigungston aus.

Voraussetzung ist natürlich, dass ABES/Objects (im Hintergrund) läuft.

Wenn ABES/Objects jedoch aktiv ist, dann wird dieses Erinnerungsfenster sichtbar angezeigt und liegt damit über allen laufenden Anwendungen.

Sie haben nun drei Möglichkeiten:

1. Sie klicken auf “Erneut erinnern” – dann kommt diese Erinnerung noch einmal hoch in der nächst kürzeren Zeit der ursprünglich einstellbaren.

2. Sie klicken auf “Schließen” – dann kommt diese Erinnerung in einer Minute von Neuem.

3. Sie klicken auf “Nicht mehr erinnern” – dann beenden Sie den Erinnerungszyklus.

Die Minuten bis zum Eintreten des Termins (oder nach dem Beginn des Termins) werden, auch wenn Sie das Fenster stehen lassen, minütlich aktualisiert.

Mit einem Doppelklick auf den blauen Balken des ausgewählten Termins (es können mehrere Termine im Erinnerungsfenster angezeigt werden) öffnet sich der betreffende Termin aus ABES/Objects heraus.

7. Tabellen und Masken-Ansicht

Zur Anzeige von Objektinformationen verwendet ABES/Objects sogenannte Ansichten.

Diese bestehen aus einer Tabelle und einer zugehörigen Maske.

Während die Tabelle zum Positionieren und zur Übersicht dient, können in der Maske die Daten des jeweils gewählten Datensatzes bearbeitet werden.

ABES/Objects bietet für viele Objektklassen Standardansichten, die den individuellen Bedürfnissen angepasst werden können.

Dabei lassen sich sowohl das Tabellenlayout, als auch die in der Maske dargestellten Informationen verändern.

Beim Öffnen einer Ansicht aus der Menüleiste wird die entsprechende Objektklasse  in der Titelzeile  angezeigt.

Die Maske rechts neben der Tabelle lässt sich über einen Klick auf das in der linken oberen Ecke ausblenden.

Es steht dann die gesamte Ansicht für die Tabelle zur Verfügung.

Nähere Informationen zu den Tabellen, den Masken und den Möglichkeiten der individuellen Anpassung finden Sie in den folgenden Abschnitten. #

8. Bildschirmanzeige

Wenn Sie müheloser lesen wollen, was auf dem Bildschirm steht, empfiehlt es sich, nicht nur die Textgröße zu verändern, sondern die übrigen Elemente ebenso (damit z.B. die Zeilenhöhen der Schriftgröße angemessen sind).

Diese Größenveränderung lässt sich ab Windows 8.1 über das Kontextmenü (von Windows!) auf dem Desktop – und dann “Anpassen” -> “Anzeige” – leicht bewerkstelligen:

9. Ansicht von Geburtstagen

Von Kollegen, Mitarbeitern oder Kunden den Geburtstag zu kennen (nicht unbedingt das Jahr) kann gut, richtig und wichtig sein.

Mit der Ansicht <Kontakte> – <Geburtstage> haben Sie in ABES/Objects eine passende Anzeige:

Sie markieren links den abzufragenden Zeitraum und erhalten alle Personen des Systems mit entsprechendem Geburtsdatum.

Die Ansicht hier hat alle ausschließlich Teilnehmenden herausgefiltert.

Und, wie gesagt, wie viel Daten am Ende angezeigt werden, bleibt Ihrer Rechtezuweisung unterworfen.