07 Berichte und Export

1. Einleitung Berichte & Export
2. Ablage der Reports bestimmen
3. Exportvorlagen
4. Direkter Ausdruck

1. Einleitung Berichte & Export

Durch die große Menge untereinander verknüpfter Informationen bietet ABES/Objects Ihnen eine ideale Datenbasis für Berichte und Auswertungen aller Art.

Wichtig in beiden Fällen ist die Wahl des richtigen Kontextes, also der Stelle in ABES/Objects an der Ihnen alle benötigten Informationen zur Verfügung stehen.

So müssen Sie beispielsweise einen Bericht zur Kursbelegung im Kontext <Anmeldungen> erstellen und eine Auswertung der Dozentenauslastung im Kontext <IST-Stunden>.

Für bestimmte Bereiche (eM@w, BAMF, Grundsätzliches) stellen wir Ihnen Vorlagen zum Herunterladen und Importieren zur Verfügung  https://www.rackow-software.de/Downloads/Vorlagen .

2. Ablage der Reports bestimmen

Reports (Berichte und Formulare) lassen sich mit einer bestimmten Verfahrensweise nicht nur archivieren – der Kontext der Ablage kann ebenso bestimmt werden.

Zunächst bestimmen Sie im Bearbeitungsmodus des Formulars unter dem Register <Archivierung> die Ablage, in die der Bericht archiviert werden soll:

1. Sie klicken nur KopieArchivieren an (wie hier im Bild) – dann wird der voreingestellte Ablagekontext Ihres TNs oder Kurses etc. gewählt.

2. Sie klicken zusätzlich auf die drei gezeigten Punkte und wählen einen anderen Kontext aus – dann wird die Kopie des Berichtsformulars dort abgelegt.

Nur Formulare lassen den alleinigen Haken “KopieArchivieren” zu. Bei Berichten müssen Sie mit dem Ablagekontext arbeiten.

(Die Auswahl “AusgabeDokumentOnlineVerfuegbar” kommt nur im Zusammenhang mit Webanwendungen (aoApp) vor, um das betreffende Dokument über das Internet abrufbar zu machen.)

Der Archivierungsvorgang selbst funktioniert folgendermaßen:

Sie wählen Ihren Bericht/ Ihr Formular aus, klicken dann jedoch auf “Ausgabe”, stellen “Ausgabe auf …” auf “Vorschau” und Starten!

Danach können Sie dann den Bericht auf dem Bildschirm betrachten und ausdrucken.

Mit den obigen Einstellungen ist der Bericht /das Formular danach in der Zielablage als PDF archiviert.

Formulare haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie als Seriendruckbrief verwendet werden können: Für jeden neuen Datensatz wird ein weiteres Formular ausgegeben.

3. Exportvorlagen

Auch für den Export können Vorlagen definiert werden. Das Vorgehen entspricht dem bei der Erstellung von Druckvorlagen in Word.

Sie erhalten dann allerdings Daten im Excel-Format zur weiteren Auswertung.

Zusätzlich wird für die Exporte der Zielpfad eingestellt:

Die Standardeinstellung zielt in den Ordner des Benutzers Dokumente\ABESObjects\.

Mit dem Häkchen in <Zielordner öffnen> zeigt der Windows-Explorer das von Ihnen oben angegebene Verzeichnis.

Mit dem Häkchen in <Anwendung starten> öffnet sich umgehend Excel mit Ihren Exportergebnissen.

4. Direkter Ausdruck

Wenn Sie in der Druck-Vorlagen-Auswahl “Excel direkt …” oder F8 wählen,

so setzt ABES/Objects die auf dem Bildschirm gezeigten Spalten (SpaltenSet) in ein Excel-Arbeitsblatt um:

Und während Sie sich sonst eine Vorlage erstellen müssten, haben Sie hier die zusätzliche Möglichkeit, die Daten schnell auf Papier zu bannen.

Diese Art der Ausgabe direkt an Excel gibt bei SpaltenSets mit dem Namen “Standard” lediglich das Feld “Bez” aus.

Stellen Sie sich also am besten Ihr eigenes SpaltenSet zusammen!