06 E-Mails

1. Serien-E-Mails
2. Serien-E-Mail mit Empfänger-spezifischen Anlagen
3. Serien-E-Mail mit Seriendruckfeldern
4. Versenden aus der Ablage

1. Serien-E-Mails

An viele Objekte mit Kontaktinformationen können direkt aus ABES/Objects heraus Serien-Emails gesendet werden.

Dazu zählen Teilnehmer, Firmen, Mitarbeiter, Dozenten aber auch selbst angelegte Verteiler.

In der entsprechenden Ansicht wählen Sie über das Summensymbol die Funktion <Email an…>.

Ähnlich wie beim Seriendruck öffnet sich an dieser Stelle eine Maske mit Email-Vorlagen.

Im oberen Bereich der Maske werden die vorher in der Tabelle markierten Objekte angezeigt.

Durch einen Klick auf <Neu> können Sie neue Email-Vorlagen erstellen.

Sobald sich Outlook geöffnet hat, geben Sie bitte Ihre Nachricht und eine passende Betreffzeile an.

Das Feld <An:> lassen Sie an dieser Stelle bewusst frei, da ABES/Objects die benötigte Email-Adresse beim späteren Senden direkt aus den Kontaktinformationen des jeweiligen Objekts ermittelt.

Vor dem Senden können Sie wählen, an welche E-Mailadressen des Teilnehmers verwendet werden sollen.

<An primäre Adresse> (EMail1) etc.

Nach dem Speichern der Nachricht können Sie diese mit dem Schalter <Senden> direkt an die aufgeführten Empfänger senden oder sich zur Kontrolle über den Schalter <Testnachricht> die Nachricht nochmals anzeigen lassen.

Voraussetzung für einen erfolgreichen Versand ist natürlich, dass bei den Empfängern eine gültige Email-Adresse hinterlegt ist.

Nach dem Versenden werden die Emails auch in den Ablagen der einzelnen Objekte archiviert.

Zum Archivieren der Mail können Sie einstellen, wie Sie die Mail in der Ablage speichern wollen,

• <keine> – wird nicht archiviert

• Text – wird als Textnachricht ohne Formatierung und Anlagen archiviert

• Text + Original – wird als Textnachricht und die Outlook-Nachricht mit allen eingebetteten Anlagen archiviert

• Text + Original + Anlagen – wird als Textnachricht und die Outlook-Nachricht mit allen eingebetteten Anlagen archiviert.

• Ebenfalls können Sie die Dauer der Aufbewahrung in ABES/Objects bestimmen – in Schritten von einer Woche bis “immer”.

Wollen Sie nun nachträglich Ihre Datenbank verkleinern und Speicherplatz freigeben, so stehen Ihnen im Kontext E-Mail folgende Funktionen zur Verfügung:

Die Aktion muss jeweils mit folgenden Dialogen bestätigt werden:

 bzw.

Hier ein Beispiel für den Platzgewinn:

Test für die Bereinigung der E-Mail-Ablage

1. Initiale Größe: 2.647.063 KB

2. Nach “Anlagen löschen”: 2.020.668 KB

3. Nach “Original löschen”: 59.669 KB

2. Serien-E-Mail mit Empfänger-spezifischen Anlagen

Das Verfahren steht nicht für Team-Nachrichten zur Verfügung!

Gegenüber der bisherigen direkten Ausgabe von Seriendrucken per E-Mail, hat das hier beschriebene Verfahren folgende Vorteile:

1. Es können auch extern erzeugte Dateien versandt werden

2. Es können mehrere Datei-Anlagen je E-Mail versandt werden

3. Die Dateien können vor Versand geprüft werden

Das Prinzip

Der Versand erfolgt ein zwei Schritten:

1. Zunächst werden die zu versendenden Dateien generiert

2. Danach wird der SerienDruck gestartet

Ablauf für einen Versand

1. Dateien bereitstellen:

1.a. Das AuswahlMerkmal (Datei.SelectionTag) individuell oder per Sammelbearbeitung setzen

Hinweis: Dies gilt für Dateien in der Ablage der Anmeldung, die noch kein AuswahlMerkmal (SelectionTag) besitzen, z.B. weil sie dorthin importiert wurden.

1.b. Über WordVorlagen: AuswahlMerkmal (WordVorlage.SelectionTag) setzen

1.c. Über ReportVorlagen: Auswahlmerkmal (ReportDefinition.SelectionTag) setzen

2. E-MailVorlage vorbereiten:

• Über die Schaltfläche Anlagen prüfen erhält man eine Liste aller für alle Empfänger gefundenen Dateien.

  Damit lässt sich vor Versand prüfen, ob die korrekten Dateien eingebunden wurden:

 3. Serien-E-Mail durchführen

• Schalter Testnachricht anzeigen erzeugt eine Test-E-Mail, der die Anlagen des ersten Empfängers zugewiesen sind.

  Ist für diesen keine entsprechende Datei vorhanden, wird eine Meldung angezeigt und es wird ein Protokolleintrag erze

• Schalter Senden startet wie gewohnt den E-Mail-Versand

  Ist für einen Empfänger keine entsprechende Datei vorhanden, wird ein entsprechender Protokolleintrag erzeugt:

Hinweise

• Für WordVorlagen und ReportDefinitionen kann ein vom Standard ( hier: Anmeldungen) abweichender Ablage-Kontext definiert werden.

  Dort archivierte Dateien können nicht als Anlagen eingebunden werden.

• Wenn AuswahlMerkmale (SelectionTags) wiederholt benutzt werden, besteht die Gefahr, dass unbeabsichtigt auch ältere Dateien als Anlage übernommen werden.

3. Serien-E-Mail mit Seriendruckfeldern

Gegenüber dem bisherigen Kontext von Serien-E-Mails (nämlich Teilnehmer), hat die Verlegung in den Kontext Anmeldungen entscheidende Vorteile:

1. Es können Daten aus der jeweils aktuellen KursAnmeldung übermittelt werden (KursKürzel, Beginndatum, Ort etc.)

2. Sie benötigen für z.B. alle Kurseinladungen nur noch eine Vorlage

3. Die Menge der möglichen Daten ist exponentiell größer geworden

Das Prinzip

Die Seriendruckfelder können hier nicht wie z.B. üblich in einer WordVorlage aus dem Baum des Datenmodells eingefügt werden.
Stattdessen müssen die Feldbezeichnungen mit Pfaden in eckigen Klammern manuell eingetragen werden. Beispiel: [Teilnehmer.Anrede]

Das Vorgehen

Sie befinden sich im Kontext Anmeldungen.

1. Suchen Sie sich die Feldbezeichnungen, die Sie verwenden wollen, aus dem Baum des Datenmodells heraus, um die exakte Schreibweise zu wissen:

Hinweis: Wirklich wichtig ist, dass Sie sich im Kontext  befinden!

Jetzt kennen Sie Namenspfad und exakte Schreibweise (auch Groß- und Kleinschreibung!) der Seriendruckfelder.

2. Öffnen Sie nun Ihre SerienMailVorlage und verwenden Sie die gefundenen Ausdrücke in eckigen Klammern [Tasten: AltGr+8 und AltGr+9].

3. Versenden Sie die Serien-E-Mail (ggf. mit Anlagen) an die Teilnehmenden

4. Versenden aus der Ablage

All die Office-Dokumente werden auf Wunsch in der Ablage (s.a. Ablage) des betreffenden Objektes archiviert. Objekt kann u.a. ein Kurs(typ), eine Firma, ein Debitor oder ein Teilnehmer sein.

Erzeugt man bspw. ein Dokument bei einem Teilnehmer, das man jemandem Dritten, z.B. Beratungsfachkraft bei der Agentur für Arbeit, zukommen lassen möchte, beschreitet man folgenden Weg:

1. Sie kennen den Namen des Arbeitsberaters:

2. Sie wählen das Dokument in der Ablage des Teilnehmers,

klicken auf „Senden an …“, geben wesentliche Teile des Arbeitsberaternamens ein und klicken auf Start:

 3. Sie wählen die Rolle des Arbeitsberaters aus.