05 Office-Integration

1. Office-Integration
2. Word-Vorlagen
3. Darstellung von Kollektionen
4. Mehrfaches Einfügen derselben Kollektion
5. Rechenfunktionen für Kollektionen
6. Dokumentenschreibschutz
7. Zugriffsbeschränkungen für Dokumente
8. Ablage für WordDokumente bestimmen
9. Wiederherstellen von WordDokumenten
10. Excel-Vorlagen
11. Formulare
12. Formularfelder übernehmen

 

1. Einleitung Office-Integration

Die Integration von Microsoft Office ist ein wesentlicher Bestandteil der Funktionalität von ABES/Objects.
Voraussetzung ist dabei idealerweise eine Version ab Office 2007 oder höher (immer 32-bit).
Bitte beachten Sie, dass ABES/Objects zur Nutzung der Email-Funktionalität ein eingerichtetes Outlook (32-bit) benötigt.
Zum Ausdrucken bzw. Auswerten von Daten haben Sie folgende Möglichkeiten:
1. Word-Vorlagen
2. Excel-Vorlagen
3. Excel-Direkt-Ausdrucke
4. Berichte (List&Label)
5. Excel-Exporte

Wir zeigen Ihnen in den folgenden Kapiteln, wie das funktioniert.
Für bestimmte Bereiche (eM@w, BAMF, Grundsätzliches) stellen wir Ihnen unter https://www.rackow-software.de/Downloads/Vorlagen Vorlagen zum Herunterladen und Importieren zur Verfügung.

2. Word-Vorlagen

Für den Seriendruck mit Word können Sie in ABES/Objects beliebig viele Vorlagen definieren.
Diese werden kontextbezogen verwaltet, da in den einzelnen Bereichen jeweils auch andere Informationen zur Verfügung stehen.
Durch das Verwenden von Seriendruckfeldernkontextbezogen verwaltet, da in den einzelnen Bereichen jeweils auch andere Informationen zur Verfügung stehen. Durch das Verwenden von Seriendruckfeldern in den Vorlagen, lassen sich diese dann später für beliebige Mengen von Objekten ausgeben.

Das Filtern und Auswählen der Datensätze erfolgt dabei in ABES/Objects.

In der Symbolleiste fast aller Tabellen und Masken finden Sie den Schalter . 

Ein Klick direkt auf das Wordsymbol öffnet die Maske zum Anlegen und Bearbeiten von Word-Vorlagen.

Bereits angelegte Vorlagen können von hier aus gedruckt oder in der Vorschau geöffnet werden.

Die Anzahl der ausgewählten Objekte für die im Weiteren ein Seriendruck gestartet werden kann, wird oberhalb des Schalters <Vorschau> angezeigt. Um den Seriendruck für eine bestimmte Auswahl von Objekten zu starten, müssen diese vorher in der entsprechenden Tabelle markiert werden.

Zum Anlegen einer neuen Vorlage klicken Sie auf <Neu>.
Sollten Sie bereits eine ähnliche Vorlage besitzen, können Sie auch die Option <Neu als Kopie> wählen.
Klicken Sie dafür bitte auf den kleinen Pfeil rechts neben <Neu>.
Besitzen Sie bereits ein fertiges Word-Dokument, so können Sie es mit de Option <Neu aus Datei> mit allen Formatierungen direkt in die Vorlagen aufnehmen.

Möchten Sie nur bestimmte Aspekte einer bestehenden Vorlage auf Ihre neue Vorlage übertragen, so klicken Sie in den dunklen Balken in der Maske der alten Vorlage, wählen “kopieren”, wechseln zur neuen und mit Rechtsklick in den Balken erscheint im Kontxtmenü “WordVorlage”,

wovon Sie wieder abzweigen können in

• als Kopie einfügen

• Feldauswahl übernehmen

• Layout übernehmen

• Anzeigebedingungen von dieser WordVorlage übernehmen

Hinweis: Passwortgeschützte Dokumente lassen sich aus ABES/Objects heraus ohne korrektes Passwort nicht mehr öffnen.

In dieser Maske müssen Sie festlegen, welche Eigenschaften Sie als Seriendruckfelder in Word benötigen.
Die Auswahl erfolgt durch einen Doppelklick auf die gewünschte Eigenschaft aus dem Baum auf der linken Seite.

Der aktuelle Kontext – in diesem Fall ist es <Anmeldung> – wird direkt über dem Baum angezeigt.
Die neue Vorlage steht später auch nur in diesem Kontext zur Verfügung.

Bei den ausgewählten Eigenschaften auf der rechten Seite muss die Sortierreihenfolge für den Ausdruck der Seriendruckdokumente definiert werden.

In der Spalte <Sort.> können Sie zwischen aufsteigend und absteigend wählen. Höchste Priorität hat die Eigenschaft, die am weitesten oben steht. Hier ist nach Teinlehmer.Name sortiert.

Weiter oben im Fenster können Sie durch einen Haken im Feld <Ausgabe als WordDokument archivieren> festlegen, ob die Vorlage nach dem Druck in der Ablage der ausgewählten Objekte archiviert werden soll. Sie können sie jedoch ebenso im *.pdf-Format archivieren, wenn Sie MS Office 2007 oder neuer benutzen.

Auf den Formularmodus möchten wir im Punkt 11. Formulare zurückkommen.

Über den Schalter <Vorlage bearbeiten> wird Word gestartet und Sie können die Vorlage mit den bekannten Möglichkeiten gestalten.

Nach dem Bearbeiten beenden Sie einfach Word und bestätigen die anschließende Frage “Wollen Sie eventuelle Änderungen übernehmen?” mit <Ja>.

Alle Vorlagen und archivierten Dokumente und Dateien werden direkt in der Datenbank abgelegt.

Später können Sie, wenn gewünscht, verfolgen, mit welcher Vorlage welches Dokument wann und von wem erstellt wurde:

3. Darstellung von Kollektionen

Als Kollektion wird in ABES/Objects eine Tabelle mit verschiedenen Werten bezeichnet, die eine 1:n-Beziehung darstellt.

Beispiel: Für einen Teilnehmer (1) sind mehrere Gesprächsnotizen (n) angefertigt worden.

Nun lässt sich zwar der Name, sein Geburtsdatum, seine Adresse oder Mobiltelefonnummer in einem Word-Seriendruck-Dokument gut darstellen, denn jedes hat nur einen eindeutigen Wert.

Eine Kollektion (wie hier “Gesprächsnotizen”) jedoch vereinigt viele Werte in sich.

Aber auch diese Ansammlung von Werten lässt sich in einem Word-Dokument darstellen – als Tabelle. Sie können sie selbst gestalten.

Bei markierter Kollektion kommen Sie über das entsprechende Symbol (s. Mauszeiger!) in das Bearbeitungsmenu der Kollektionstabelle:

Hier können Sie auswählen, welche Felder in der Tabelle Ihres Dokumentes erscheinen sollen. Sie können die Breite der Spalten bestimmen und unter <Option> anklicken, ob Spaltenüberschriften angezeigt werden sollen.

Das Ergebnis könnte dann etwa folgendermaßen aussehen: Mit Spaltenüberschriften und Rahmen

… oder ohne Kopfzeile und Rahmen und stattdessen als Fließtext (CSV).

Soll jedoch nur eine bestimmte Auswahl von Datensäten angezeigt werden, so setzen Sie in der Bearbeitung der Kollektion Bedingungen:

Das zusätzlich Besondere an Kollektionsfeldern ist, dass man sie mehrfach im selben Dokument einsetzen kann:

In der Kollektion lassen sich Felder, Spaltenbreiten oder auch Filter frei wählen.

In unserem Beispiel kommen zunächst die Beratungen, danach alle Praxisbesuche. Eine Frage des Filters.

4. Mehrfaches Einfügen derselben Kollektion

Kollektionen lassen sich auch mehrfach einfügen. Jede Kollektion kann dabei ein eigenes Tabellenlayout und eigene Filterbedingungen haben.

Das Details-Formular enthält das neue Feld Name.

Darüber lassen sich die Kollektionen in der Listenansicht differenzieren. Name wird auch als Bezeichnungen für das SerienDruckfeld in Word verwendet:

In der Darstellung der gewählten Eigenschaften sieht das dann so aus:

In der SerienDruckFeldListe von Word so:

5. Rechenfunktionen für Kollektionen

Für Kollektionen in Word können Sie drei einfache Rechenfunktionen (Aggregationen) ausführen lassen:

– die Anzahl der Datensätze
– die Summe bestimmter Spalten
– den Mittelwert bestimmter Spalten

Hier sehen Sie die Kollektion im Bearbeitungsmodus:

Sie können nun eine der drei Rechenfuntkionen einfügen und sofort erscheint der Name des Seriendruckfeldes (in blau), das Sie nun in die Vorlage einfügen können.

Nach dem Schließen der Kollektion bearbeiten Sie nun Ihre Word-Vorlage:

Sie fügen das neue Seriendruckfeld an beliebiger Stelle ein und erkennen das Ergebnis (hier: Mittlerer Betrag: 33,00).

Auf diese Weise lassen sich leicht einfache Rechnungen in Word erstellen.

Zum Durchnummerieren von Rechnungen gibt es daher in ABES/Objects zusätzlich das Feld «_WordVorlage_AusgabeZaehler», damit Sie IHre Rechnungen automatisch mit Nummern versehen können, die sich nicht wiederholen.

In der Maske der WordVorlage setzen Sie mit dem Feld «AusgabeZaehler» die Startnummer:

6. Dokumentenschreibschutz

6.1. Aktivieren und Deaktivieren des SchreibSchutzes für einzelne Dokumenten-Objekte

Die beschriebene Funktionalität steht aktuell für die Typen Datei, WordVorlage und WordDokument zur Verfügung.

Gesteuert wird das Ganze über die Eigenschaft <Objektklasse>.SchreibSchutz:

Wird die Eigenschaft aktiviert, erhält man folgenden Dialog:

Um den Schreibschutz wieder aufzuheben, muss die betreffende Eigenschaft wieder deaktiviert werden.

Falls ein Passwort definiert ist, erhält man folgenden Dialog:

Das Aufheben des Schreibschutzes ist in diesem Fall nur nach Eingabe des Kennwortes möglich.

6.2. Aktivieren und Deaktivieren des SchreibSchutzes für Dokumenten-Objekte per Sammelbearbeitung

Das Setzen des Dokumentenschutzes kann per Sammelbearbeitung auf eine Dokumentenmenge erfolgen.

Diese Funktionalität steht jedoch nur Administratoren zur Verfügung, da nur diese die Eigenschaft SchreibSchutzKennwort im Datenmodell sehen können.

Dabei muss jedoch die Eigenschaft SchreibSchutzKennwort vor der Eigenschaft SchreibSchutz gesetzt werden, ansonsten würde für jedes Dokument der oben gezeigt Dialog zur Passwort-Definition angezeigt werden.

7. Zugriffsbeschränkungen für Dokumente

Sie können jedes einzelne in ABES/Objects hinterlegte Dokument auf Anwendergruppen oder sich selbst beschränken:

Rechte Maustaste – Kontextmenu – “Zugriff einschränken …” – und dann:

Wissen Sie jedoch bereits, dass das Dokument, das aus einer Vorlage entsteht immer zugriffsbeschränkt sein soll, so beschränken Sie bereits die Vorlage und alle archivierten Dokumente erben bei ihrem Entstehen dieselbe Sperre.

8. Ablage für WordDokumente bestimmen

Die Ablage für ein WordDokument, das aus einer WordVorlage in ABES/Objects erstellt wurde, ist eindeutig: Es ist der Kontext, in dem es erstellt wurde.

Im Kontext “Firma” ist es also die Ablage der Firma, in der das WordDokument archiviert wird. Zwei Erweiterungen gibt es: Aus der <Anmeldung> heraus wird beim <Teilnehmer> archiviert (änderbar) und bei der <Anfrage> wird zusätzlich eine Kopie beim <Interessenten> abgelegt.

Es gibt jedoch eine Anzahl von Fällen, in denen es wünschenswert ist, die Ablage ändern bzw. eine zweite hinzufügen zu können.

So möchte man z.B. ein Schreiben an den Arbeitsberater nicht nur dort, sondern auch bei der Anmeldung, um die es geht, hinterlegt sehen.

Oder ein Angebot soll nicht im Kontext <Angebot> archiviert werden, sondern bei der Firma, der das Angebot gemacht wurde.

Für diesen Fall geht man folgendermaßen vor:

Im Bearbeitungsmodus der WordVorlage wählen Sie das Register <Archivierung>, um dann unter <AblageKontext> das Ziel der Archivierung zu bestimmen.

Diese Einstellung gilt dann für alle Dokumente, die aus dieser Vorlage erstellt werden.

9. Wiederherstellen von WordDokumenten

In der Kommunikation zwischen Word und ABES/Objects gibt es die Möglichkeit, ein bearbeitetes Dokument nachträglich in ABES zu speichern, wenn die Internetverbindung einmal unterbrochen gewesen sein sollte und ABES abgestürzt ist.

Auf diese Weise kann man u.U. den Verlust schon aufgewendeter Arbeit vermeiden.

Voraussetzungen

1. Das Dokument, das wiederhergestellt werden soll, muss aus einer Ablage heraus bearbeitet worden sein.

2. Einstellungen in Word, damit automatisch gespeichert wird.

Der hier beschriebene Vorgang funktioniert nur, wenn Sie das zu bearbeitende WordDokument bereits in der Ablage (des Teilnehmers) gespeichert (archiviert/abgelegt) hatten und es nun von dort aus geöffnet haben, um es zu ergänzen.

Hinzu kommt, dass Sie das WordDokument gespeichert haben müssen.

Das geht entweder manuell, indem Sie (zwischendurch immer mal wieder) auf das Diskettensymbol klicken, oder indem Sie das automatische Speichern einstellen:

(In drei Schritten)

Wenn nun der Datenfluss unterbrochen wurde (s.a. Tipp Nr. 40) und Sie wohl oder übel Word und ABES/Objects geschlossen hatten, dann öffnen Sie jetzt nur ABES/Objects wieder und erhalten folgenden Dialog:

Wenn Sie die Option Sicherung übernehmen auswählen, erhalten Sie folgende Bestätigung:

Nun haben Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit in die Ablage (des Teilnehmers) gerettet.

10. Excel-Vorlagen

Auch für den Seriendruck mit Excel können Sie in ABES/Objects beliebig viele Vorlagen definieren.

Diese werden kontextbezogen verwaltet, da in den einzelnen Bereichen jeweils auch andere Informationen zur Verfügung stehen.

Durch das Verwenden von Seriendruckfeldern in den Vorlagen, lassen sich diese dann später für beliebige Mengen von Objekten ausgeben.

Das Filtern und Auswählen der Datensätze erfolgt dabei i.d.R. in der Excel-Vorlage – im Unterschied zu Word-Vorlagen und Berichten.

Der besondere Vorteil dieses Vorlagentyps ist nicht nur, dass nunmehr ein weiterer wichtiger Datentyp von Vorlagen durch ABES/Objects automatisch befüllt werden kann, sondern dass das Excelblatt seine Fähigkeiten behält, mit den eingeblendeten Werten rechnen zu können und dass vorgegebene Listenauswahlfelder funktionsfähig bleiben.

Grundsätzliches

Bereits angelegte Vorlagen können von hier aus in der Vorschau geöffnet und gedruckt oder abgelegt (archiviert) werden.

Zum Anlegen einer neuen Vorlage klicken Sie auf <Neu>.

Sollten Sie bereits eine ähnliche Vorlage besitzen, können Sie auch die Option <Neu als Kopie> wählen.

Klicken Sie dafür bitte auf den kleinen Pfeil rechts neben <Neu>.

Besitzen Sie bereits ein fertiges Excel-Dokument, so können Sie es mit der Option <Neu aus Datei> mit allen Formatierungen direkt in die Vorlagen aufnehmen.

Möchten Sie nur bestimmte Aspekte einer bestehenden Vorlage auf Ihre neue Vorlage übertragen, so klicken Sie in die Markierung der alten Vorlage, wählen “kopieren”, wechseln zur neuen und mit Rechtsklick in die Markierung. Dann erscheint im Kontxtmenü “ExcelVorlagen” mit den entsprechenden Optionen:

Damit enden dann langsam die Parallelen zu Word. Ab jetzt geht es Excel-spezifischer weiter.

Denn während man sonst einzelne Felder auch einzeln zusammensuchte, wählt man hier bei Tabellen zunächst IMMER Kollektionen.

Hier in unserem Beispiel die Kollektion der Anmeldungen – obwohl wir uns im Kontext Anmeldungen befinden.

Denn das Dokument beinhaltet eine Teilnehmerliste, so dass wir eine Tabelle benötigen. Sie gehen daher von der Anmeldung zum Kurs und wählen dort die Kollektion aller Anmeldungen des Kurses:

In welchem Kontext Sie die Vorlage anlegen, beeinflusst zwei Vorgänge:

1. Das Dokument wird in dem Kontext archiviert, in dem es angelegt ist.

In unserem Falle (Kontext Anmeldungen) hießt das, bei jeder einzelnen Anmeldung wird die Liste archiviert.

2. Gibt es jedoch (wie hier) Kollektionen, die Sie nach keiner Regel selektieren können (s.u.), dann müssen Sie die Vorlagen im Kontext Anmeldungen anlegen.

Bislang gibt es nämlich noch nicht die Möglichkeit, Elemente der Kollektionen bereits in der ABES-Tabelle zu selektieren wie einzelne Datensätze.

 In welcher Weise Sie Kollektionen behandeln, lesen Sie hier.

Bearbeiten der Vorlage

Das Platzieren der einzelnen Seriendruckfelder in das Excel-Arbeitsblatt funktioniert auf Excel-typischem Wege.

Wenn Sie den Schalter Bearbeiten klicken, sammelt ABES alle von Ihnen ausgewählten Felder und stellt sie als weitere Arbeitsblätter desselben Dokuments zur Verfügung:

Für einzelne Eigenschaften stehen die Daten in einem Arbeitsblatt vertikal zur Verfügung:

Kollektionen stehen in je einem Arbeitsblatt, horizontal angeordnet:

Das Setzen der Platzhalter im Hauptarbeitsblatt funktioniert durch Zellbezüge auf die Datenarbeitsblätter:

Also: “=” in die Zielzelle tippen (hier links, B10) und dann die Quellzelle mit der Maus markieren (hier rechts B11).

Ganz ohne Excelkenntnisse wird es nicht gehen.

Besonderheiten

Hat man es bei ExcelVorlagen mit Kollektionen (wie hier: Anmeldungen) zu tun, die nicht systematisch zu filtern sind wie z.B. >= 01.01.2018 u.Ä. dann benutzen Sie bitte folgendes Verfahren:

1. Ein logisches Feld im SpaltenSet, z.B. SichtvermerkeLogisch10 .

2. Den Editiermodus in der Symbolleiste einschalten.

3. Die gewünschte Auswahl treffen.

4. Die zu filternde Kollektion in der ExcelVorlage vorher entsprechend konfigurieren:

Das Archivieren des Dokuments passiert hier nicht am Ende der Vorschau, sondern

als eigener Vorgang mit Ablegen.

11. Formulare

Diese besonderen Vorlagen sind Worddokumente mit Word-Formularfeldern. Word-Formulare haben die Eigenschaft, dass der Anwender mit Tabulator (Tab) von Feld zu Feld geleitet wird, hier Eingaben machen soll, den Rest des umfließenden Textes jedoch nicht erreicht. Auf diese Weise bleibt es beim standardisierten Formular, und der Anwender vergisst keine Eingabe.
Diese Formular-Eigenschaften kommen auch in ABES/Objects zur Geltung. Hier verfügen Sie jedoch über noch weitere Funktionalitäten.

• Stetige Aktualisierung der Seriendruckfelder – auch in der Ablage des Teilnehmers.

  Es ist besonders gut für Dokumente geeignet, die ständig fortgeschrieben werden sollen.

• Übertragung der Inhalte von Formularfeldern direkt in die ABES/Objects-Datenbank

  Der Anwender braucht den Ort der Eingabefelder in ABES/Objects nicht zu kennen: Er hat alle notwendigen Felder im Formular.

Dazu wird folgendes Vorgehen verlangt:

 a) Bitte klicken Sie im Bearbeitungsvorgang des Formulars <Formularmodus verwenden> an!

Damit verbunden ist der erwähnte Schreibschutz, bei dem nur vorgesehene Eingaben in die vorbestimmten Formularfelder möglich sind.

b) Beim Verwenden des Formulars bitte auf <Ablegen> klicken!

Das Formular öffnet sich dann nicht, es wird aus der Ablage des Teilnehmers heraus ausgefüllt.

c) Damit es dort in der Ablage überhaupt zu finden ist, legen Sie bitte ein weiteres SeitenfelderSet “Formulare” an!

Jetzt funktioniert Ihr Formular teilschreibgeschützt und ist lediglich in den Formularfeldern editierbar.

Wenn Sie zusätzlich erreichen wollen, dass der Inhalt der Felder in ABES/Objects eingetragen wird, bereiten Sie das Formular folgendermaßen vor:

Sie geben den Formularfeldern in Word wiedererkennbare Bezeichnungen.

Dann richten Sie die unten gezeigten Felder als SeitenfelderSet bei den WordVorlagen ein,

um dann hinter dem Gleichheitszeichen exakt die Feldbezeichnung zu schreiben, in deren ABES-Feld der Formulareintrag übertragen werden soll.

Durch das Anwenden von Formularen schaffen Sie einen Workflow, bei dem der Anwender nur wenige Handgriffe in ABES/Objects zu beherrschen braucht, und trotzdem ein weites Feld des Datenbestandes bearbeitet.

Formulare sind oftmals Dokumente, die laufend fortgeschrieben werden sollen. Das liegt an ihrer Eigenschaft, die Seriendruckfelder stets aktuell zu halten.

Gibt es aber nun im Laufe der Zeit den Wunsch oder die Notwendigkeit, das Formular inhaltlich oder stilistisch anzupassen.

Damit man diese Anpassung, die sonst in jeder Ablage extra gemacht werden müsste, bequemer vollziehen kann, gibt es in ABES/Objects eine entsprechende Funktion:

Man markiert das betreffende Dokument (aus der geänderten Vorlage) in der Ablage und führt dann die Funktion aus

1. “FormularFelder von WordVorlage übernehmen” bzw. 2. “FormularLayout von WordVorlage übernehmen”.

Unerlässlich ist dabei, dass das ursprüngliche Vorlagendokument bearbeitet wurde, aus dem auch das Formular in der Ablage stammt.

12. Formularfelder übernehmen

Funktion WordFormular.FormularFelder übernehmen

Übernimmt Daten aus WordVorlage.FormularFeldKonvertierung in WordFormular.FormularFeldKonvertierung.

Diese Funktion wird benötigt, wenn zu einem späten Zeitpunkt festgestellt wird, dass der Datenaustausch zwischen ABES/Objects und den Formularfeldern aufgrund falscher (oder fehlender) Feldzuordnungen nicht funktioniert.

In diesem Fall wird die Sache in der WordVorlage korrigiert und kann dann über die Kollektion WordVorlage.

WordFormulare auf alle betroffenen Formulare übernommen werden ohne das deren Layout überschrieben wird.

Vorher:

Nachher: