02 Teilnehmer und Anmeldungen

1. Teilnehmer
2. Anmeldungen
3. Warteliste für angemeldete TN –> neu zu erstellen (siehe Ticket 3858 und Aufgabe ao10088)
4. Teilnehmer versetzen
5. Hinweis zum Datenschutz

1. Teilnehmer

Die wichtigste Rolle einer Person für ABES/Objects ist die des Teilnehmers.

Nur Teilnehmer können einem Kurs zugeordnet und damit angemeldet werden.

Es bleibt für Personen, deren Anmeldung abgelaufen ist, ihre Rolle als Teilnehmer erhalten.

Die Ansicht <Teilnehmer> finden Sie unter <Kurse -> Teilnehmer> in der Menüleiste.

Zum täglichen Arbeiten empfehlen wir allerdings den Focus, der vor allem auf aktuelle Übersichten angelegt ist.

1.1. Ansicht Teilnehmer

1.2. Anmeldehistorie eines Teilnehmers

Für jeden Teilnehmer kann in Form einer Kollektion angezeigt werden, welche Kurse er bisher besucht hat.

Eine solche Darstellung finden Sie im oben stehenden Beispiel auf einer benutzerdefinierten Registerkarte <Anmeldungen>.

Wie überall in ABES/Objects können Sie auf weiteren Registerkarten festlegen, welche Informationen Ihnen zum jeweiligen Teilnehmer gezeigt werden sollen.

1.3. Dublettencheck

Immer wenn es um das Anlegen neuer Teilnehmer oder anderer Rollen von Personen geht, öffnet ein Klick auf den Schalter <Neu> eine Maske, in der nur der Name und Vorname (nach Komma und Leerzeichen) des neuen Teilnehmers einzugeben sind:

Das System guckt, ob die betreffende Person nicht doch schon in der Datenbank vorhanden ist.

Während Sie tippen, erscheinen die Namen mit denselben Anfangsbuchstaben.

Sollte es Zweifel geben, ob die angezeigte Person die richtige ist, öffnen Sie sie einfach <Gewähltes Element anzeigen>.

Wenn sie die gemeinte ist, wählen Sie sie aus.

Ansonsten drücken <Enter> (falls der Schalter <Neu> noch nicht aktiv ist) und legen einen neuen Teilnehmer an.

Wie Sie aus dem Video am Ende dieses Kapitels erfahren können, ist die Grundkategorie in ABES/Objects für die verschiedenen Rollen immer <Person>.

Der Teilnehmer hat die spezifische Eigenschaft, an Kursen angemeldet werden zu können.

Datenmäßig jedoch sind sich <Person> und <Teilnehmer> nahezu gleich, da beim Teilnehmer alle personenbezogenen Daten vom Geburtsdatum bis zum Schulabschluss notiert werden, die in gleicher Weise für die Person Bedeutung haben.

1.4. Verschiedene Adressen

Wenn Sie für Teilnehmer eine Adresse eintragen, wird diese von ABES/Objects als “Standardadresse” abgespeichert und ist als solche nicht mehr löschbar, denn wenigstens eine Adresse soll für den Teilnehmer erhalten bleiben.

Darüber hinaus sieht ABES/Objects nämlich die Möglichkeit weiterer Adressen vor wie “Heimatadresse”, “Studienadresse” oder “Rechnungsadresse”.

Der Eintrag dieser Adressen erfolgt im Register “Adresse”, Unterregister “Alle Adressen”:

Mit Funktion “Als Standardadresse festlegen” können Sie eine der weiteren Adressen zur allgemein gültigen machen.

Je nachdem mit welcher Adresse Sie nun den Teilnehmer anschreiben wollen, wählen Sie für Ihre Serienbriefvorlage den entsprechenden Adresskopf (aus der Anmeldung heraus): Heimatadresse.Adresskopf oder Studienadresse.Adresskopf.

Wählen Sie lediglich den allgemeinen Teilnehmer.Adresskopf, so wird die Standardadresse eingeblendet.

Haben Sie eine Rechnungsadresse eigegeben, so erscheint diese automatisch auf der Rechnung, die Sie der betreffenden Person als Debitor schicken.

1.5. Zuordnung eines Teilnehmers zu einer Firma

Möchte man den Teilnehmer einer Firma zuordnen (z.B., weil er von dieser zu Kursen entsandt wird), so ist das über die Assoziation Teilnehmer.Firma möglich,

ohne, dass dieser dadurch die Rolle eines Mitarbeiters dieser Firma bekäme. (Bei vielen entsandten Azubis z.B. ergäbe das keinen Sinn.)

Will man anschließend bei der einzelnen Kursanmeldung des Teilnehmers den hierfür zuständigen Mitarbeiter als Ansprechpartner auswählen, so werden einem nur die Mitarbeiter der betreffenden Firma angezeigt:

1.6. Hinweis zu staatenlosen Teilnehmenden

Kann einem Teilnehmenden keine Staatsangehörigkeit zugeordnet werden, ist unter Teilnehmer –> Status  die Auswahl ´ungeklärt´ zu verwenden:

2. Anmeldungen

Neben der Darstellung der Anmeldungen eines Kurses im Focus, gibt es auch eine eigene Ansicht sämtlicher Anmeldungen unter dem Menüpunkt <Kurse -> Anmeldungen>.

2.1. Ansicht Anmeldungen

Aus dieser Ansicht heraus lassen sich Anmeldungen kursübergreifend auswerten und nach beliebigen Kriterien filtern.

Die Maske einer Anmeldung zeigt neben den Verknüpfungen zum Teilnehmer und zum Kurs, den Teilnahmezeitraum und einige vordefinierte bzw. nachträglich für unseren Demodatenbestand angelegte Registerkarten.

2.2. Register (SeitenfelderSet) Abbruch

Eine davon, die Sie bestimmt auch einrichten müssten, ist “Abbruch”, also das vorzeitige Ausscheiden eines Teilnehmers:

Die aus unserer Sicht wichtigen Felder sind hier zu sehen, um alle Angaben hinreichend machen zu können.

ABBRUCHGRÜNDE: Siehe auch nächstes Kapitel “Negative Abbruchgründe und deren Freigabe”.

Der Abbruch beschreibt das vorzeitige Ende der Teilnahme NACH Beginn.

Storno (unten in der Maske) wird benutzt bei Rücktritt des Teilnehmers VOR Beginn.
Sollten Sie einen TN vor Beginn einmal versehentlich storniert haben, so können Sie die Stornierung zurücknehmen, indem Sie das Datum unter StornoAm entfernen.

Man wird also nie beide Eintragungen gleichzeitig sehen.

Für beide Datumsfelder gilt aber: Wenn Sie dort eine Eintragung machen, wird der Haken darüber gesetzt und verschwindet ggf. auch erst wieder, wenn Sie mit [Entf] das Datum gelöscht haben.

Erst dann endet auch die Kennzeichnung der Anmeldungen als “Abbrecher” oder “Stornierungen”.

Beim Verändern des Abbruchdatums werden sofort zwei weitere Daten mit geändert:

1. Der Teilnahmezeitraum BIS: Der Teilnahmezeitraum endet hier mit dem Abbruch. Das wird schlicht nachvollzogen.

2. Die Berechnung BIS

Denn ändert sich der Teilnahme-Zeitraum, ist es nur richtig, dass auch Rechnungen nur noch bis zu diesem Zeitpunkt erstellt werden.

Bei individuellen Kündigungsregeln können Sie dieses Datum aber separat anpassen.

VERTRAG: Auf der Registerkarte <Vertrag> werden abrechnungsrelevante Informationen hinterlegt.

Vertragsposten können direkt bei der Anmeldung erzeugt oder vom entsprechenden Mustervertrag des Kurses übernommen werden. (s. obiges Bild)

FEHLZEITEN erläutern wir in einem folgenden Kapitel.

3. Warteliste für angemeldete TN –> neu zu erstellen (siehe Ticket 3858 und Aufgabe ao10088)

4. Teilnehmer versetzen

Das Versetzen eines Teilnehmers bedeutet, seine Anmeldung von einem zum anderen Kurs zu verschieben.

Das funktioniert recht einfach:

Zunächst kopiert man [rechte Maustaste: Kopieren] eine oder mehrere Anmeldungen, die versetzt werden sollen (am besten im Focus auf der rechten Seite), wählt dann den Zielkurs aus und drückt dort wieder die rechte Taste:

In der Mitte des Kontextmenüs ist dann “Anmeldungen” aktiv, und von dort zweigen weitere Möglichkeiten ab. Die untere, “Teilnehmer versetzen” ist die richtige.

Damit ist die Anmeldung des Teilnehmers komplett von einem Kurs zu anderen gewandert.

Dieses Verfahren ist insbesondere bei eM@w-Kursteilnehmern von Bedeutung, bei denen die erste Anmeldung aus einem Sammelkurs in den Zielkurs verschoben werden muss. Hier ist es wichtig, dass die eM@w-Charakteristik mit in den neuen Kurs übernommen wird.

Entscheidet man sich nämlich für “Teilnehmer anmelden”, so wird eine neue, zweite Anmeldung erzeugt, die in dem neuen Kurs wieder ganz von vorn beginnt und unabhängig von der ersten besteht.

5. Hinweis zum Datenschutz für Supervisoren

Ablage der Anmeldung

Voreingestellt ist in ABES der AblageKontext „Teilnehmer“.

Der Träger hat in eigener Verantwortung für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu sorgen.

Bei Bildungsträgern ist es daher erforderlich, den voreingestellten AblageKontext auf „Anmeldung“ umzustellen. Dies erfolgt im Kurs.

Hinweis:  Neue KursEigenschaften werden nicht an bereits vorhandene Anmeldungen vererbt.

In diesen Fällen muss auch in der Anmeldung als AblageKontext „Anmeldung“ eingestellt werden.

Im Kurs AblageKontext „Anmeldung“ einstellen:

In der Anmeldung als AblageKontext „Anmeldung“ einstellen: