08 Fehlzeiten

1. Fehlzeiten
2. Fehlzeiten erfassen
3. Fehlzeiten-Übertrag
4. Fehlzeitenmeldungen
5. Fehlzeitenkorrektur

1. Fehlzeiten

ABES/Objects ermöglicht das detaillierte Erfassen und Auswerten von Fehlzeiten.

Um das System voll nutzen zu können, müssen zunächst bei den betreffenden Kursen einige Einstellungen vorgenommen werden, die vor allem für die spätere Auswertung eine wichtige Rolle spielen.

Hierzu wird in der Maske des Kurses eine Registerkarte benötigt, auf der die entsprechenden Fehlzeitenoptionen platziert werden:

Öffnen Sie also aus der Ansicht <Focus> oder <Kurse> heraus die Maske des Kurses, für den Fehlzeiten erfasst werden sollen.

Legen Sie nun eine neue Registerkarte an, die Sie beispielsweise <FZ-Option> nennen und die folgende Eigenschaften darstellt:

• FehlzeitenErfassung
  • Sollen überhaupt Fehlzeiten erfasst werden?
• FZOptionNurGanzeTage
  • Sollen die Fehlzeiten tage- oder stundenweise gezählt werden?
• FZOptionKuerzelAnwesend/-Unentschuldigt
  • Sollen evtl. Listen von Anwesenheiten/Fehlzeiten ausgedruckt werden, so wird ggf. ein Buchstabenkürzel für Anwesenheiten benötigt (die ja in Fehlzeiten nur indirekt vorkommen) und eins für unentschuldigtes Fehlen, weil das in ABES/Objects als Fehlen ohne Fehlzeitengrund gehandhabt wird.
• FehlzeitenQuelleSollUnterricht/-Praktikum
  • Sollen wirksam Fehlzeiten eingetragen werden können, muss zuvor festgestellt werden, wann man anwesend zu sein hatte. Das kann in unterschiedlichen Bezügen stattfinden:
    • Kurswochentage:
      • Hier kann pauschal die tägliche Anwesenheitszeit (z.B. Mo – Fr, 8 Std.) als SOLL festgelegt werden. Ausnahmen können hier nicht eingetragen werden.
    • Kurskalender:
      • Hier können für den betreffenden Kurs alle Phasen von Ereignissen (Unterricht, Praktikum, Ferien etc.) eingegeben werden.
    • Stundenplan_IST:
      • Der Bezug ist hier der tatsächliche Stundenplan: Je nachdem, wie viel Unterricht der Stundenplan vorsieht, werden auch entsprechende Fehlstunden berechnet.
    • KursPlan:
      • Der ist zwar differenzierter als der bloße Kurskalender mit KursAbschnitten. Hier konnten für den betreffenden Kurs alle Arten von Ereignissen (Unterricht, Praktikum, Ferien etc.) mit unterschiedlichen Stundenzahlen eingegeben werden. Es handelt sich hier jedoch um Daten, die man später nicht auswerten konnte. Er ist für eine weitere Verwendung nicht mehr zu empfehlen. Tendenziell soll der KursPlan daher zugunsten von KursEreignissen abgeschafft werden.
    • KursEreignisse:
      • • Analog zu den TeilnehmerEreignissen kann hier für den Kurstag differenziert Zeit und Art des Kursgeschehens eingegeben werden. Es müssen dann jedoch alle Teilnehmer einheitlich den Setzungen im Kurs folgen.
    • TeilnehmerEreignisse:
      • Hier liegt der Fokus auf dem einzelnen Teilnehmer. In bestimmten Maßnahmen gibt es durchaus unterschiedliche Ferien- und Praktikumsplanungen. Das kann hier individuell übernommen werden. Gut zu wissen: Die Minutenlänge der (Unterrichts-)Stunden wird aus dem Zeitraster der Planung des betreffenden Kurses entnommen. Im Zweifelsfall hat eine Unterrichtsstunden 45 Minuten. Die Teilnehmerereignisse “Betrieb” sowie “Praktikum” hingegen betragen 60 Minuten.
        Im Feld <ZeitWert> können Sie das genau ablesen.
    • TeilnehmerStunden:
      • Geht es vor allem um den individuellen Unterrichtsnachweis mit Zeiten und Inhalten, die bei jedem Teilnehmer unterschiedlich sein könnten, z.B. bei “ausbildungsbegleitenden Hilfen” (abH), dann empfehlen sich Teilnehmerstunden, die auf der Grundlage von IST-Stunden aber auch völlig frei erstellt werden können.

Bei all diesen Typen von Anwesenheiten-SOLL ist es ab der Version Build 10059 möglich, eine Online-Variante anzuklicken.
Soll der Unterricht z.B. also per Videokonferenz etc. stattfinden, markieren Sie zusätzlich das Feld für Online. (Siehe Bilder weiter unten!)

KursAbschnitte und KursEreignisse

Um festzulegen in welchen Abschnitten und mit welchen Unterrichts- oder Praktikumsereignissen pro Tag der Kurs stattfinden soll, gehen Sie wie folgt vor:

1. In der Maske des Kurses öffnen Sie oberhalb das Register Kalender.
2. Im Kalender markieren Sie den Zeitraum des neuen Abschnittes.
3. Nach Klick auf die rechte Maustaste im markierten Bereich wählen Sie Neu… .
4. Danach wählen Sie Neu: KursAbschnitt.

<KursEreignisse> können ebenso in der Maske erzeugt werden.

Möchten Sie die täglichen KursEreignisse aus dem KursAbschnitt generieren, so führen Sie die Funktion KursEreignisse erzeugen aus:

In diesem Beispiel sehen Sie Online angeklickt, so dass jedes einzelne KursEreignis ebenso Online wird.

Möchten Sie, dass die gesetzlichen  Feiertage des betreffenden Bundeslandes von Unterricht, Praktikum etc. ausgespart bleiben, so führen Sie bitte ZUERST die Funktion “Feiertage als KursEreignisse erzeugen” aus!

TeilnehmerEreignisse

<TeilnehmerEreignisse> werden allgemein in <FehlzeitenErfassung Monat> oder bei <Meine Teilnehmer als Coach> gesetzt.
Hier werden die Feiertage des jeweiligen Bundeslandes angezeigt:

Ausprägungen (Typ) von <TeilnehmerEreignissen>:

    Hier in der Online-Variante

Anschließend kann man das Ergebnis auch tabellarisch betrachten und dort ggf. auswerten. Dazu sind z.B. auch die Zeitwerte ausgerechnet:

2. Fehlzeiten erfassen

Zum Erfassen von Fehlzeiten stehen unterschiedliche Eingabemasken zur Verfügung:

• in der Anmeldung
  Ihr Ausgangspunkt ist das Fenster <Anmeldung>. Hier muss es ein Register, z.B. “Fehlzeiten” geben, in dessen Seitenfelderset die Kollektion <Fehlzeiten> vorkommt. Dort klicken Sie auf <Neu>:
• 

• Das zweite hier sichtbare Fenster <Fehlzeiten erfassen> öffnet sich. Im Kalender markieren Sie die Fehltage ab, die dann automatisch rechts unter “Zeitraum” stehen. Dann folgt “FehlzeitEingabe” mit den besonderen Eigenschaften:
  • dass Sie hier entweder (“T”) für den ganzen Tag
  • oder auch die gerade gefehlte Stundeanzahl einsetzen können [bei Unterricht mit Zeitwert von 45 min, bei Praktikum oder Betrieb von 60 min.]
  • oder aber minutengenau die Fehlzeit eingeben.
    Das kann vor allem bei der Berechnung der effektiven Arbeitszeit von Nutzen sein.

Danach wählen Sie einen Fehlzeitengrund aus. Die Fehlzeitengründe können – und müssen – Sie selbst Ihren Bedarfen entsprechend hier anlegen. Fehlt Ihnen also ein Grund, klicken Sie in der hier zuoberst sichtbaren Liste auf <Neu> und erstellen einen neuen Grund. Soll der Grund später in einer Liste erscheinen, klicken Sie bitte auch “Melden” an!

Einen Fehlzeitengrund “unentschuldigt” benötigen Sie nicht. Das macht ABES/Objects automatisch, wenn Sie einfach keinen Grund angeben. Es wird als “?” symbolisiert.

• in <Fehlzeitenerfassung Monat>
  Hier klicken Sie das o.g. Untermenü bei <Fehlzeiten> an, um danach den entsprechenden Kurs auszuwählen.
  Mit der rechten Taste erreichen Sie die Maske zur Auswahl von Anwesenheiten und Fehlzeiten. Die Anwesenheiten sind jene oben erwähnten “TeilnehmerEreignisse”, die nicht nur angeben, was der betreffende TN an jenem Tag gemacht hat (Unterricht, Praktikum, Berufsschule …), sondern es setzt auch das SOLL der Anwesenheitspflicht. Sollte diese Pflicht nicht worden erfüllt sein, klicken Sie die rechte Taste, um die Fehlzeit und ihren entsprechenden Grund anzugeben:

Sie können die Fehlzeit für den ganzen Tag, in ganzen Stunden oder Stunden:Minuten eingeben.

3. Fehlzeiten-Übertrag

Fehlzeiten werden immer nur für eine Anmeldung gezählt und ausgewertet.

Schwierig wird dieses Verfahren erst, wenn ein Teilnehmer eine Ausbildung (z.B. durch Unterbrechung) in verschiedenen Anmeldungen absolviert hat, die Prüfungsinstanz jedoch eine Fehlzeitenauswertung über die gesamte Ausbildung einfordert.

Hier gibt es in ABES/Objects das Mittel des Fehlzeiten-Vortrags.

4. Fehlzeitenmeldungen

Möchten Sie komplexere Fehlzeitenlisten des gesamten Kurses erstellen oder Fehzeitenanteile in Prozent ausrechnen lassen, dann erzeugen Sie eine so genannte “Fehlzeitenmeldung”

Sie markieren also (hier vom Focus aus) den gemeinten Kurs und dann die betreffenden Teilnehmenden.

Danach legen Sie den Zeitraum fest [letzter Monat, letzte Woche, frei wählbar], um dann <Fehlzeitenmeldungen erzeugen> anzuklicken.

Sollte sich an den Fehlzeiten etwas geändert haben und Sie führen eine zweite Berechnung aus, so aktivieren Sie zusätzlich <vorhandene neu berechnen>.

Sie finden das Ergebnis wieder, wenn Sie wollen, in einer Liste der Teilnehmer:

In der oberen Hälfte des FehlzeitenMeldung-Fensters sehen Sie, dass es die Meldung aus dem Februar 2010 ist <2010 02> und Sie erkennen in der linken Spalte, dass die Teilnehmerin im Februar 26 Std. mit Entschuldigung <Std_FZ_ME> und 7 Std. ohne Entschuldigung <Std_FZ_OE> gleich insgesamt 30% gefehlt hat.

In der rechten Spalte hingegen <Std_SummeFZ_ME> etc. erkennen Sie die Fehlzeitensummen über die gesamte bisherige Kursdauer hinweg.

Unten sind noch einmal die konkreten Fehlzeiten des aktuell errechneten Monats zu sehen.

Auf diese Weise lassen sich gute Übersichten bzw. Fehlzeiten- oder Anwesenheitslisten ganzer Kurse erstellen – inkl. Ein- und Austritt jedes einzelnen Teilnehmers.

Bilden TeilnehmerStunden das FehlzeitenSOLL, so gibt es zum genauen Abrechnen der je individuellen Unterrichtsteilnahme und -kontrolle folgende spezielle Felder:

.TnrStd_Vortrag = Differenz aus Vormonaten

.TnrStd_Monat = TeilnehmerStunden im Monat

.TnrStd_Gesamt = TeilnehmerStunden gesamt

.TnrStd_Diff = Differenz IST-SOLL im aktuellen Monat

.TnrStd_DiffGesamt = Differenz IST-SOLL insgesamt

5. Fehlzeitenkorrektur

Korrekturen zu bereits versendeten Anwesenheiten müssen Sie über die Funktion “Korrigieren” der ursprünglichen Anwesenheitsmeldung erzeugen:

siehe Korrektur-eMaw-Ereignisse