13 e-Rechnung
- e-Rechnung Einführung
- Vorbereitungen & Einrichtung
- Druckvorlagen für Rechnungen und Gutschriften überprüfen
- Email-Vorlagen erstellen
- Wo bekomme ich ein Zertifikat?
- Workflow eRechnungen erstellen
- Workflow eRechnungen senden
- Fehlerbehandlung
1. e-Rechnung Einführung
Im einfachsten Fall sind eRechnungen Dokumente im PDF-Format, die per EMail versandt werden können, nachdem Sie durch Anbringung einer elektronischen Signatur gegen nachträgliche Veränderung geschützt wurden.
Ab dem 27. November 2019 ist diese Form der Rechnung für viele öffentliche Auftraggeber Pflicht, ab dem 27. November 2020 für alle öffentlichen Auftraggeber und Behörden.
Gleichwohl ist diese Form der elektronischen Rechnung nur eine Zwischenlösung, denn das Format behält einen großen Nachteil des Papierbelegs bei: Es kann nicht maschinell weiterverarbeitet werden. Die Rechnungsdaten müssen weiterhin durch manuelles Abschreiben in die Buchführung des Empfängers übertragen werden. Ein für Firmen und Behörden teurer und fehleranfälliger Prozess.
Die nächste Spezifikation für elektronische Rechnungen mit dem Kürzel ZUGFeRD ergänzt die visuelle Form der PDF-Rechnung um maschinenlesbare, strukturierte Daten im XML-Format. Damit können Rechnungen automatisiert in die Buchführung des Empfängers übernommen werden. ABES/Objects wird dieses Format zukünftig ebenfalls unterstützen.
Aber auch für Bildungsträger bieten elektronische Rechnungen viele Vorteile:
Sie sparen Druck- und Porto-Kosten und können gerade im Privatkunden-Bereich den geänderten Erwartungen entsprechen. Zudem können sie die Rechnungen über ein Kunden-Portal online vorhalten.
In ABES/Objects ist die eRechnung deshalb ab Build 9740 die Standard-Ausgabeform für Rechnungen.
Diese Anleitung zeigt, wie Sie sich das Verfahren verfügbar machen.
mailto:support@rackow-software.de?subject=Documentation%20Feedback:%20Einführung.html
2. Vorbereitungen & Einrichtung
Um das Verfahren nutzen zu können, sind folgende Vorbereitungen nötig:
– Sie müssen ihre Druckvorlagen überprüfen
– Sie müssen Email-Vorlagen erstellen
– Sie benötigen ein digitales Zertifikat (optional)
All das können Sie in der Ansicht Faktura->Rechnungen, Register Einrichtungen erledigen:
3. Druckvorlagen für Rechnungen und Gutschriften überprüfen
Sie können nur Rechnungsvorlagen verwenden, die alle visuellen Elemente Ihrer Rechnung enthalten.
In der Ansicht Rechnungen haben Sie Zugriff auf alle RechnungsVorlagen im System:
? Prüfen Sie, ob Rechnungs- und Gutschriftvorlagen alle Informationen enthalten, die bisher auf dem Briefpapier dargestellt wurden: Firmenlogo, Bankverbindung, Adresse vorhanden?
? Ergänzen Sie die Vorlagen gegebenenfalls
Dokumentieren Sie die Eignung eines Rechnungsformulars, indem Sie die Eigenschaft ElektronischesDokument aktivieren:
Wichtig: Das System wird keine eRechnung erstellen, wenn das Merkmal ElektronischesDokument fehlt!
4. Email-Vorlagen erstellen
Für den Versand der Rechnungen müssen Sie E-Mail-Vorlagen definieren.
Optional auch getrennte Vorlagen für Privatpersonen, Firmen und Firmen mit Kontaktperson:
Sie erstellen die Vorlagen aus ABES/Objects heraus in Outlook:
>> Betreff und Body/Text der Vorlagen können Namenspfadausdrücke in eckigen Klammern enthalten.
Verwenden Sie den Datenmodellbrowser ausgehend vom Typ Rechnung um die Ausdrücke zu bestimmen.
>> Wenn Sie auf die Individualisierung der Nachrichten verzichten, können Sie Privatpersonen, Firmen und
Firmen mit Ansprechpartner die gleiche Vorlage verwenden.
>> Die Rechnung wird der E-Mail-Vorlage beim Versand automatisch als Anlage beigefügt.
>> Die E-Mail-Vorlage kann auch weitere Dateianlagen wie AGBs oder Anfahrtskizzen enthalten.
5. Wo bekomme ich ein Zertifikat?
Bis in das Jahr 2011 hinein war es Pflicht, für die elektronische Rechnung per Email die Digitale Signatur zu verwenden. Durch das Steuervereinfachungsgesetz wurde das umständliche Verfahren, die elektronische Rechnung mit der Digitalen Signatur zu versehen, aufgehoben. Allerdings können die Digitale Signatur weiterhin angewendet werden, um die drei Hauptforderungen “Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit” für die elektronische Rechnung zu gewährleisten.
Im Folgenden zeigen wir, wie Sie das Zertifikat zum Signieren einer Rechnung installieren und anwenden.
Große Träger verfügen eventuell über eine eigene Zertifizierungsstelle, alle anderen erhalten Zertifikate online im Internet. Wenden Sie sich vorzugsweise an Ihren Internetdienstleister dieser kennt Sie bereits und kann ein Zertifikat oft direkt ausstellen.
Welches Zertifikat brauchen Sie?
Der Preis für ein Zertifikat beginnt bei 25 und endet bei einigen hundert Euro pro Jahr, je nachdem wie genau das ausstellende Unternehmen Sie als Inhaber des Zertifikates authentifiziert.
Bei der Signatur einer eRechnung geht es jedoch weniger um die Authentizität des Rechnungsstellers diese ist ja ohnehin detailliert im Dokument enthalten sondern vielmehr um den Schutz vor nachträglicher Manipulation.
Diesen Schutz vor Manipulation bietet Ihnen auch ein günstiges Zertifikat.
Beispiel eines signierten Dokumentes:
Wie übernehme ich ein Zertifikat in ABES/Objects?
ABES benötigt das Zertifikat als eine .p12- oder pfx.-Datei in Verbindung mit einem Passwort.
Möglicherweise erhalten Sie Ihr Zertifikat in einem anderen Format. Dann müssen Sie dieses zunächst unter Windows installieren und dann als .p12 oder .pfx exportieren.
Falls Sie hier Probleme haben und kein IT-Mitarbeiter zur Hand ist, kontaktieren Sie unseren Support (support@rackow-software.de).
Klicken Sie auf zuordnen im Feld Zertifikat zur Signatur von eRechnungen
> Wählen Sie ein passendes, vorhandenes Zertifikat aus
– oder –
>> Klicken Sie auf Neu> Klicken Sie auf Zertifikat-Datei importieren
>> Wählen Sie den entsprechenden Zertifikatstyp aus
>> Vervollständigen Sie die Daten
Besonders wichtig sind
– Passwort
– GueltigBis
Damit ist das Zertifikat für die Signatur von eRechnungen fertig eingerichtet.
6. Workflow eRechnungen erstellen
In der Ansicht Faktura->Rechnungen, Register RechnungsAuswahl klicken Sie wie gewohnt auf Neue Rechnungen
>> Das System sammelt und listet Ihre neuen Rechnungen
>> Prüfen und korrigieren Sie die EMail-Adresse des Debitors (Spalte Debitor.EmailRechnung)
>> Markieren Sie alle relevanten Rechnungen und klicken Sie auf eRechnungen erstellen& signieren
> Das System listet alle geeigneten Rechnungen im Register eRechnungen, alle anderen verbleiben im Register Rechnungsauswahl und können konventionell ausgedruckt werden
7. Workflow eRechnungen senden
Im Register eRechnungen können Sie die Rechnungen prüfen, testweise an sich selbst senden und tatsächlich senden und bestätigen, sodass die eRechnungen in das Ausgangsbuch übernommen werden:
Die gesendeten Rechnungen werden beim Debitor archiviert
Die Rechnungen erscheinen in Outlook unter gesendet oder sent items.
8. Fehlerbehandlung
Alle Arten von Fehlern und Störungen werden durch den pulsierenden roten Punkt im Anwendungsmenü signalisiert :
Nach einem Klick auf den roten Punkt gelangen Sie in Ihr Protokoll dort erhalten Sie eine detaillierte Fehlerbeschreibung:
Die Bildschirmfotos können in aktuellen Programmversionen visuell abweichen.
Sie haben Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns gerne an support@rackow-software.de