12 Rechnungen

1. Rechnungen
2. Rechungsformulare
3. Rechungsauswahl
4. Rechnungsausgangsbuch

1. Rechnungen

Auf Grundlage der fakturierten Leistungen können Sie aus ABES/Objects heraus Rechnungen drucken.
Neben der konfigurierbaren Rechnungsauswahl bei der Ihnen ABES/Objects die einzelnen offenen Posten zu Rechnungen zusammenstellt, können Sie individuelle und den unterschiedlichen Vertragsposten angepasste Rechnungsformulare entwerfen.
Bestätigte Rechnungen werden im Rechnungsausgangsbuch archiviert und können dort jederzeit eingesehen werden.

mailto:support@rackow-software.de?subject=Documentation%20Feedback:%20rechnungen.html

2. Rechungsformulare

Eine wichtige Voraussetzung für den Rechnungsdruck ist die Definition eines Rechnungsformulars.
Auf der Registerkarte der <Formulare> müssen Sie dafür aus der Menge der angelegten Formulare ein Standardformular auswählen. 
Dieses Formular wird im Folgenden immer dann verwendet, wenn kein spezielles Formular angegeben wurde. 
Aus dieser Liste wählen Sie auch ein angelegtes Gutschriftenformular im Falle von Stornierungen.

Wenn Sie noch kein Rechnungsformular angelegt haben, klicken Sie an dieser Stelle auf <Neu>.
Das Erstellen und Editieren von eigenen Rechnungsformularen bietet einen großen Spielraum bei der individuellen Gestaltung, erfordert aber auch eine gewisse Erfahrung im Umgang mit dem Reportgenerator.
Sollten Sie Fragen zu diesem Bereich haben oder Anpassungen benötigen, steht Ihnen Rackow Software gern zur Verfügung.

Zusätzlich zum Standard Rechnungsformular können Sie für bestimmte Vertragsposten individuelle Rechnungsformulare festlegen.
Denkbar ist beispielsweise, dass für einige Vertragsposten gleich ein Überweisungsträger ausgedruckt werden soll.
Die Festlegung eines besonderen Rechnungsformulars beeinflusst im Weiteren natürlich auch die Zusammenfassung von Posten auf einer Rechnung, da nur Posten mit demselben Formular auf einer Rechnung erscheinen können. 

Die Zuweisung eines speziellen Rechnungsformulars erfolgt in der Regel schon beim Kurs und den dort hinterlegten Verträgen.
Beim Übertragen von Musterverträgen auf spätere Anmeldungen wird auch die Angabe zum Rechnungsformular beibehalten.

In der Maske des einzelnen Vertragspostens lässt sich ebenso auf der Registerkarte <Rechnungsoptionen> das gewünschte Rechnungsformular auswählen.

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3. Rechungsauswahl

Zur Auswahl der zu druckenden Rechnungen wählen Sie unter <Faktura -> Rechnungen> die Registerkarte <Aktuelle Rechnungsauswahl>.
Ein Klick auf den Schalter <Alle neue Rechnungen> sammelt die im System vorhandenen offenen Posten, für die bisher noch keine Rechnungen erstellt wurden und fasst diese zu Rechnungen zusammen.

Über das Feld <ErsteRechnungsPeriode> haben Sie die Möglichkeit diesen Prozess des Sammelns einzugrenzen, so dass für weiter zurückliegende Posten keine Rechnungen mehr erzeugt werden.

Neben der Möglichkeit, die Rechnungsauswahl für alle neuen Rechnungen durchzuführen, können Sie diese auch für ein Profitcenter, einen Kurs, einen Debitor oder einen Teilnehmer starten.

Die erste Option, “Meine neuen Rechnungen”, gibt Ihnen all die Rechnungen aus, für die Sie selbst zuvor die Fakturierung der Vertragsposten durchgeführt haben.

 Die zusammengestellten Rechnungen werden in der Tabelle aufgelistet.
Sie erhalten vorerst nur eine provisorische Rechnungsnummer, da sie eventuell noch nicht gedruckt oder die Posten anders verteilt werden.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag öffnet eine Maske, die alle Angaben zur entsprechenden Rechnung enthält.
Über den Schalter <Rechnungsanschrift ändern> können Sie die Anschrift speziell für diese Rechnung ändern.

 Standardmäßig werden alle offenen Posten für einen Debitor auf einer Rechnung zusammengefasst. Sie können in ABES/Objects aber auch alternative Regeln auswählen.

In der Maske des Debitors auf der Registerkarte <Rechnungsoptionen> ist das entsprechende Verhalten einstellbar.
Neben der Sammelrechnung können Sie dort auch die Einzelrechnung je Kurs oder je Teilnehmer wählen oder festlegen, dass für diesen Debitor überhaupt keine Rechnung erstellt werden soll.

 Die Option <EinzelRechnung> veranlasst ABES/Objects beispielsweise dazu, für jeden Vertragsposten eine extra Rechnung zu schreiben.
Der Debitor erhält somit für jeden Periode und jede Leistungsart eine gesonderte Rechnung.

Zusätzlich zu diesen Optionen beim Debitor kann auch auf Vertragspostenebene die Zusammenstellung von Rechnungen beeinflusst werden. 

Dort können Sie definieren, dass für den Vertragsposten oder sogar für jede Buchungsperiode eine Einzelrechnung erstellt werden soll.
In der Regel wird aber die Vorgabe vom Debitor übernommen.

Aus der Liste der zusammengestellten Rechnungen heraus können diese über den Schalter <Rechnungen prüfen> in der Vorschau betrachtet oder über den Schalter <Rechnungen drucken und bestätigen> ausgegeben werden.

Beim Bestätigen erhalten die Rechnungen ihre endgültige Rechnungsnummer und werden von der Rechnungsauswahl in das Rechnungsausgangsbuch verschoben.
Bestätigte Rechnungen lassen sich nicht mehr löschen. Die betroffenen Buchungen gelten als veröffentlicht und können nicht mehr verändert werden. 

Druckausgaben von Rechnungen werden als PDF in der Dokumentenablage des Debitors archiviert und auch direkt dem Rechnungsobjekt assoziiert (Rechnung.Datei).
Damit kann jetzt sowohl eine exakte Kopie als auch eine Neuausgabe mit geänderten Daten generiert werden.

Die Neuausgabe bereits bestätigter Rechnungen mit korrigierten Daten (Anschrift, Belegtexte etc.) ist nur zulässig, wenn der Rechnungsempfänger die bisherige Rechnung noch nicht in die eigene Belegverarbeitung übernommen hat.
Die Änderung von Rechnungsposten oder Beträgen führt immer automatisch zur Erstellung einer Gutschrift und einer neuen Rechnung.

Damit Sie jedoch z.B. die neue Adresse oder Firmierung eines Debitors eingeben können, ohne dass sich darauf alle bestehenden Rechnungen ändern, wird bei Rechnungsausgabe die Rechnung in der erstmals veröffentlichten Form in der Ablage des Debitors gespeichert, so dass sicher bleibt, wie die ursprüngliche Rechnung aussah.

Sie haben daher im Rechnungsausgangsbuch die Wahl, sich die (gespeicherte) Rechnungskopie anzusehen bzw. noch einmal auszudrucken oder die Rechnung mit veränderten (Anschrifts-)Daten neu zu drucken:

4. Rechnungsausgangsbuch

Im Rechnungsausgangsbuch finden Sie eine Liste aller bestätigten Rechnungen.
Außerdem können Sie sich an dieser Stelle beliebige Rechnungskopien ausdrucken.