02 Globale Vorgaben
1. Globale Vorgaben
Unter den Globalen Vorgaben verstehen wir Daten, die an verschiedenen Stellen des Programms benötigt werden, in der Regel aber keinen häufigen Änderungen unterliegen.
Ein Beispiel aus der Buchführung ist der Kontenplan.
Dieser wird einmalig definiert und dann bei den konkreten Buchungen nur verwendet.
Oft wird bei Unternehmen mit mehreren Standorten der Kontenplan sogar in der Zentrale festgelegt und darf in den einzelnen Niederlassungen nicht verändert werden.
Eine Besonderheit der globalen Vorgaben stellt die Möglichkeit dar, alle dort gemachten Angaben in eine spezielle Datei zu exportieren.
Diese Datei kann dann verschickt und an anderer Stelle in einen anderen Datenbestand wieder eingelesen werden.
Auf diese Weise stehen die gemachten Angaben als Kopie auch einem zweiten Datenbestand zur Verfügung, können aber dort nicht verändert werden.
Die globalen Vorgaben enthalten viele Informationen, die vor allem bei der Abrechnung von Leistungen eine Rolle spielen.
Aus diesem Grund gehen wir an dieser Stelle speziell auf diese Bereiche ein.
Zu den globalen Vorgaben gelangen Sie über den Punkt <Einrichtung -> Unternehmen> aus der Menüleiste.
In der Ansicht <Unternehmen> wählen Sie dann die Registerkarte <Globale Vorgaben>.
2. Debitorengruppen
Unterhalb der Registerkarte <Globale Vorgaben> finden Sie links zuerst die Registerkarte <Debitorengruppen>.
Die Debitorengruppe dient zur Klassifizierung der Debitoren und könnte Eintragungen wie “Agentur/ARGE”, “Privat” oder “Firmen” enthalten.
Einzelnen Debitoren werden dann der jeweiligen Debitorengruppe zugewiesen.
Die Debitorengruppen spielen bei der Definition der Zählerbereiche und der Generierung von Debitorennummern eine Rolle.
Außerdem kann die Debitorengruppe wichtig sein bei der Zuweisung von Vertragsarten und der Auswertung von fakturierten Leistungen.
Hier lässt sich die zugewiesene Debitorengruppe optimal als Filterkriterium anwenden.
3. Kreditorengruppen
Die Kreditorengruppe dient analog zur Klassifizierung der Kreditoren.
Einzelnen Kreditoren werden dann der jeweiligen Kreditorengruppe zugewiesen.
Die Kreditorengruppen spielen bei der Definition der Zählerbereiche und der Generierung von Kreditorennummern eine Rolle.
Außerdem kann die Kreditorengruppe wichtig sein bei der Zuweisung von Vertragsarten und der Auswertung von fakturierten Verbindlichkeiten.
Hier lässt sich die zugewiesene Kreditorengruppe optimal als Filterkriterium anwenden.
4. Profitcenter
Die Einrichtung von Profitcentern und Kostenstellen dient einer Unterteilung Ihres Unternehmens in verschiedene Bereiche.
Diese Unterteilung spielt vor allem bei späteren Auswertungen im Bereich des Controlling eine entscheidende Rolle.
Wie Sie diese Möglichkeit nutzen, hängt also wesentlich von Ihrer Unternehmensstruktur und den Anforderungen an Ihr Berichtswesen ab.
Jedes Profitcenter kann in beliebig viele Kostenstellen unterteilt werden.
Zum Fakturieren müssen Sie den eingerichteten Kursen eine Kostenstelle zuweisen.
Kurse ohne Kostenstelle können nicht berechnet werden.
Die zugewiesene Kostenstelle kann dann auch bei der Auswertung von Kursen eine wichtige Rolle spielen.
Zum Anlegen von Profitcentern und Kostenstellen wählen Sie die Registerkarte <Profitcenter> und klicken auf <Neu>.
In der folgenden Maske müssen Sie eine Nummer und einen Namen für das neue Profitcenter angeben.
Sie können zudem auch die Zugehörigkeit zu einem Standort festlegen.
Auf der dortigen Registerkarte <Kostenstellen> lassen sich die zugehörigen Kostenstellen anlegen.
5. Sachkonten
Auf der Registerkarte <Sachkonten> können Sie Ihren individuellen Kontenplan hinterlegen.
Dieser muss für die Fakturierung mit ABES/Objects zumindest die benötigten Erlös- bzw. Aufwandskonten enthalten.
In der Maske des jeweiligen Kontos müssen Sie neben der Kontenklasse, die Nummer und den Namen des Kontos angeben.
Wenn Sie den Checkbutton <steuerbar> wählen, müssen sie zusätzlich den Steuersatz angeben.
6. Leistungsarten
Die Leistungsarten werden für das Anlegen von Vertragsposten benötigt und bezeichnen die Art der erbrachten oder zu bezahlenden Leistung so z.B. Kursgebühr, Lernmittel oder Mehraufwandsentschädigung.
Neben dem Namen der Leistungsart wird an dieser Stelle auch das Erlös- bzw. Aufwandskonto aus dem Kontenplan festgelegt, auf das der Betrag gebucht werden sollen.
Ein Mitarbeiter, der die Verträge für einen Kurs zusammenstellt, muss dann später nur die Leistungsart kennen und nicht das zugehörige Erlöskonto.
Die übrigen Register sind im Handbuch <Einrichtung> beschrieben.
Die Bildschirmfotos können in aktuellen Programmversionen visuell abweichen.
Sie haben Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns gerne an support@rackow-software.de