08 Fakturierung

1. Fakturierung
2. Auswahl der Vertragsposten
3. Aktuelle Berechnungen
4. Netto und Brutto
5. Stornierungen
6. Protokollmeldungen

1. Fakturierung

Sobald ein Vertragsposten mit allen nötigen Angaben hinterlegt ist, können Sie diesen berechnen.
Die entsprechende Funktion finden Sie unter anderem in der Maske des Vertragspostens unter dem Summensymbol.
Beim Wählen der Funktion <Vertragsposten berechnen> wird zuerst erfragt, bis zu welchem Datum berechnet werden soll.
ABES/Objects ermittelt daraufhin für jeden Monat des Berechnungszeitraums den gemäß Abrechnungsregel gültigen Betrag.
Sämtliche Berechnungsergebnisse finden Sie nach Abschluss der Berechnung unter <Aktuelle Berechnungen>. 

Sollten ABES/Objects für die erfolgreiche Berechnung eines Vertragspostens noch Angaben fehlen, werden automatisch Protokolleinträge erzeugt, die dokumentieren, was ergänzt werden muss.
Auf das Entstehen von Protokolleinträgen wird der Anwender durch einen pulsierenden roten Punkt oberhalb der Menüleiste hingewiesen.  (s.a. Handbuch Bedienelemente)

2. Auswahl der Vertragsposten

Sie können in ABES/Objects genau auswählen, welche Vertragsposten berechnet werden sollen.
Aus der Maske einer Anmeldung heraus, lassen sich beispielsweise alle Vertragsposten dieser Anmeldung berechnen. 

 Aus der Ansicht der Anmeldungen oder dem Fokus hingegen können alle Verträge der markierten Anmeldungen berechnet werden. 

Die Auswahl des Datums “Verträge berechnen per …” kann dabei von entscheidender Bedeutung sein.
Wollen Sie den gesamten Kurs über jeweils monatlich eine Rechnung erstellen, deren Betrag sogar differieren könnte, dann können Sie über das Berechnungsdatum festlegen, welche für welchen Periode Sie fakturieren möchten.
Es kommt dabei also sehr auf die Abrechnungsregel an. Wollen Sie lediglich einen einmaligen Betrag für die gesamte Kursdauer berechnen, so reicht Ihnen die Funktion .

Neben diesen beiden Möglichkeiten

• Vertrag berechnen (per Datum) [mit Prüfberechnung]
• Fakturieren (insgesamt) [mit Prüfberechnung]             gibt es noch – direkt bei den Vertragsposten –  die Option
• Fakturieren und buchen [ohne Prüfberechnung]

    Wenn Sie sich in Bezug auf das Zwischenergebnis sicher sind und sich den Arbeitsschritt sparen wollen.

3. Aktuelle Berechnungen

Beim Berechnen von Verträgen erzeugt ABES/Objects nicht sofort Buchungen, sondern stellt die Berechnungsergebnisse in der Ansicht <Faktura -> Aktuelle Berechnungen> zu Prüfzwecken zur Verfügung.
Jede berechnete Periode eines Vertragspostens wird dabei als ein Datensatz dargestellt, so dass für periodische Vertragsposten gemäß ihrer Laufzeit und des Berechnungszeitraumes entsprechend viele Datensätze erzeugt werden.
In der Detailansicht auf der rechten Seite werden jeweils alle ermittelten Perioden des aktuellen Vertragspostens mit den berechneten Beträgen aufgelistet. 

 Im obigen Beispiel sind die Lernmittel für den gesamten Kurs (eine Periode) berechnet worden und für die Kursgebühr die zehnte Periode (der Oktober).
Das “Ok” in der rechten Übersicht steht dabei für bereits (in den Vormonaten) Fakturiertes, das bloße “_*” markiert die aktuell fakturierte Periode.

Sind die ermittelten Perioden und Beträge korrekt, können die Berechnungsergebnisse bestätigt werden.
Markieren Sie dazu alle geprüften Berechnungen und wählen Sie über das Summensymbol die Funktion <Bestätigen>.
ABES/Objects bucht dann die Beträge auf die über die Leistungsart definierten Erlöskonten und löscht die markierten Einträge aus den aktuellen Berechnungen.

Sollten sich nach dem Berechnen oder selbst nach dem Bestätigen der Berechnungen noch Änderungen an einem Vertragsposten ergeben, können Sie diesen einfach neu berechnen.
Alle Änderungen werden bis auf die Ebene der Buchungen durchgereicht und können somit leicht verarbeitet werden. 

Nach einem möglichen Ändern oder gar Stornieren stellt sich dann die Frage, in welcher Form weiter vorgegangen wird:
Geht es (nur) um das Schreiben von Rechnungen oder werden Beträge als Lastschriften oder Überweisungen eingezogen bzw. bezahlt?

4. Netto und Brutto

Sie können bei Ihren Forderungen in Nettobeträgen rechnen, um z.B. etwaige Rundungsfehler zu vermeiden.

Dazu setzen Sie im Rechnungsposten die Eigenschaft<NettoBetraege>:

Preise und Beträge im Vertragsposten sind auf diese Weise netto. Aber abhängig vom Mehrwertsteuersatz werden diese Beträge dann als Brutto fakturiert, wie an der Prüfberechnung zu erkennen ist:

5. Stornierungen

Sobald Buchungen aus ABES/Objects veröffentlicht sind, kann ein einfaches Ändern der Beträge nicht mehr erfolgen.
Mit Veröffentlichen ist dabei beispielsweise die Übergabe von Buchungen an eine externe Finanzbuchhaltung oder der Druck von Rechnungen gemeint.
In diesem Falle müssen die bisherigen Buchungen des geänderten Vertragspostens storniert und die neuen Beträge gebucht werden.
Wenn Sie den Vertragsposten nach der Erfassung aller Änderungen neu berechnen, führt ABES/Objects auch diese Arbeiten selbstständig durch.
Die neuen Berechnungen inklusive aller Stornierungen finden Sie wieder unter <Aktuelle Berechnungen>.

Im obigen Beispiel hat sich der Betrag für die bereits veröffentlichte Buchung zur Periode 1 des Vertragspostens geändert.
ABES/Objects hat somit den alten Betrag storniert <Spalte Typ=Storno> und den korrekten neuen Betrag unter derselben Periode verbucht. 

Wollen Sie jedoch pauschal den gesamten Betrag stornieren, so setzen Sie einfach den  Haken bei “Storno” und fakturieren:

Haben Sie Ihre Forderung/Verbindlichkeit jedoch noch nicht veröffentlicht, so löscht der obige Haken bei “Storno” die entsprechenden Buchungen und Berechnungen.

Änderungen in den Mengen oder Preisen erreichen Sie im unveröffentlichten Stadium durch abermaliges Fakturieren.

Bedenken Sie aber bitte, dass ABES/Objects bei Veränderung des Vertragspostens alle bisherigen darauf beruhenden Posten storniert bzw. ändert.

Sie steuern das, indem Sie das Datum der letzten nicht zu verändernden Berechnung eintragen:

 Machen Sie “Abgerechnet” einen Haken, wird dieser Vertragsposten überhaupt nicht mehr fakturiert.

mailto:support@rackow-software.de?subject=Documentation%20Feedback:%20stornierungen.html

6. Protokollmeldungen

Immer wenn ein Vertragsposten auf Grund fehlender Angaben nicht berechnet werden kann, erzeugt ABES/Objects einen Protokolleintrag, der Auskunft darüber gibt, weshalb nicht berechnet werden konnte.
Auf das Entstehen von Protokolleinträgen wird der Anwender durch einen pulsierenden roten Punkt oberhalb der Menüleiste hingewiesen. 
Ein Klick auf den Punkt führt in die Ansicht der Protokollmeldungen.
Hier können die einzelnen Meldungen gesichtet und über den Schalter <Objekt prüfen> die fehlenden Angaben auch gleich ergänzt werden.

mailto:support@rackow-software.de?subject=Documentation%20Feedback:%20protokoll.html